檔案制度墻上總則目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工。適用范圍本制度涵蓋公司/組織在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織的各項業(yè)務活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則應保證檔案的齊全完整，凡與公司/組織業(yè)務活動相關的文件材料，都應納入檔案管理范圍，不得遺漏。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。檔案管理部門職責檔案管理部門設置公司/組織設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理工作的具體實施。檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責收集、整理公司/組織各部門形成的各類文件材料，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。對電子檔案應采取備份存儲、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計負責對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，建立檔案統(tǒng)計臺賬，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案查閱與利用為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，做好查閱登記工作。根據(jù)工作需要，合理提供檔案利用，確保檔案的合理使用。7.檔案信息化建設推進檔案信息化管理工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。8.檔案業(yè)務指導對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提高整體檔案管理水平。檔案的收集與整理歸檔范圍1.行政管理類包括公司/組織的各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務經(jīng)營類涵蓋市場調(diào)研、市場營銷、合同協(xié)議、業(yè)務報表、客戶資料、項目文檔等與業(yè)務經(jīng)營活動相關的文件材料。3.技術研發(fā)類涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術方案、實驗報告、專利文件、技術圖紙等技術研發(fā)過程中形成的文件。4.基本建設類包括工程項目的立項審批文件、設計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等基本建設項目相關材料。收集要求1.各部門職責公司/組織各部門應明確專人負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。在業(yè)務活動結束后，應及時將形成的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。2.收集時間一般應在次年上半年完成上一年度文件材料的收集歸檔工作。對于重要緊急的文件材料，應隨時收集歸檔。3.質(zhì)量要求收集的文件材料應齊全完整、真實有效、字跡清晰、簽署完備，符合檔案整理的質(zhì)量要求。整理原則與方法1.分類原則按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，確保分類科學合理，便于查找和管理。2.編號方法采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。3.編目要求編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，確保目錄準確清晰，便于查閱。4.裝訂要求對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應去除金屬物，保持整齊牢固，便于保管和查閱。檔案的保管保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管重要的、具有一定歷史價值和現(xiàn)實利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。檔案庫房管理1.庫房環(huán)境要求檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.安全防護措施配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，定期進行檢查維護，確保檔案的安全保管。3.檔案存放方式按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊有序，便于查找和管理。同時，應建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。電子檔案保管1.存儲方式采用安全可靠的存儲設備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.數(shù)據(jù)維護定期對電子檔案進行檢查、維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或病毒感染。同時，應建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。3.保密措施對涉及公司/組織機密信息的電子檔案，應采取加密存儲、訪問控制等保密措施，防止信息泄露。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。鑒定標準與方法1.鑒定標準依據(jù)檔案的保管期限劃分標準、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.鑒定方法采用直接鑒定法，對每一份檔案進行逐件審查，確定其是否具有保存價值。銷毀程序1.編制銷毀清單經(jīng)鑒定后，對無保存價值的檔案編制銷毀清單，清單應包括檔案題名、年度、保管期限、檔號、數(shù)量等信息。2.審批銷毀清單報經(jīng)公司/組織主管領導審批同意后，方可進行銷毀處理。3.銷毀實施由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監(jiān)銷銷毀工作應有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。檔案的查閱與利用查閱權限與范圍1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱本部門及相關部門的檔案。查閱檔案應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱因特殊原因需要向外部單位或個人提供檔案查閱的，應經(jīng)公司/組織主管領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。查閱手續(xù)辦理1.申請表填寫查閱檔案時，查閱人員應填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、檔號、查閱期限等信息。2.審批流程申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門負責人審批。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，還需經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.查閱登記檔案管理部門對批準的查閱申請進行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、檔案名稱、檔號等信息，并提供檔案查閱服務。利用方式與限制1.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復印、摘錄等。根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用需求，檔案管理部門可以提供相應的利用服務。2.利用限制查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。復印、摘錄檔案應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案的統(tǒng)計與移交檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱利用人次等。2.統(tǒng)計報表編制根據(jù)統(tǒng)計結果，編制檔案統(tǒng)計報表，如檔案收進移出統(tǒng)計表、檔案保管情況統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等。統(tǒng)計報表應數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，按時報送公司/組織領導及相關部門。檔案移交1.移交范圍公司/組織因機構變動、業(yè)務調(diào)整等原因，需要進行檔案移交的，應按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。移交檔案應包括檔案實體和相關的檔案目錄、電子數(shù)據(jù)