京劇檔案制度管理一、總則（一）目的為加強公司京劇檔案的科學(xué)管理，有效保護和利用京劇檔案資源，充分發(fā)揮京劇檔案在公司發(fā)展、藝術(shù)傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及京劇藝術(shù)創(chuàng)作、演出、研究、培訓(xùn)等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司京劇檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映京劇活動的實際情況。3.完整性原則全面收集、整理京劇活動中形成的各種載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對涉及公司機密、藝術(shù)創(chuàng)作構(gòu)思、演員隱私等重要檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)京劇檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善京劇檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)京劇檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立京劇檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和檢索利用。4.定期對京劇檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案利用服務(wù)，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.對損壞、變質(zhì)的京劇檔案及時進行修復(fù)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）各業(yè)務(wù)部門公司內(nèi)涉及京劇活動的各業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的檔案的收集、整理和初步移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理的相關(guān)工作。其職責(zé)如下：1.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門人員及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，并進行初步整理。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在檔案利用過程中，及時向檔案管理部門反饋檔案利用需求和意見。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和京劇相關(guān)知識，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理操作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、利用等工作，保證檔案信息的安全和準(zhǔn)確。4.積極參與檔案資源的開發(fā)利用工作，為公司的決策、藝術(shù)創(chuàng)作、演出策劃等提供檔案支持和服務(wù)。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和反思，不斷改進工作方法和提高工作效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.京劇劇本創(chuàng)作檔案包括創(chuàng)作過程中的初稿、修改稿、定稿，以及與劇本創(chuàng)作相關(guān)的素材收集、靈感記錄、專家意見等。2.演出檔案涵蓋演出計劃、節(jié)目單、演出劇照、錄像資料、演出總結(jié)、觀眾反饋等。3.演員檔案包含演員個人基本信息、藝術(shù)簡歷、演出經(jīng)歷、獲獎情況、藝術(shù)評價、培訓(xùn)記錄等。4.音樂檔案如京劇音樂曲譜、伴奏樂譜、音樂創(chuàng)作記錄、排練音頻等。5.舞美檔案包括舞臺美術(shù)設(shè)計圖紙、效果圖、道具制作資料、服裝樣式及制作記錄等。6.藝術(shù)研究檔案涉及京劇藝術(shù)理論研究成果、學(xué)術(shù)論文、調(diào)研報告、研討會資料等。7.對外交流檔案如與國內(nèi)外其他京劇團體的合作協(xié)議、交流活動記錄、出訪演出資料、接待來訪資料等。8.行政管理檔案與京劇業(yè)務(wù)相關(guān)的行政文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，書寫工整，簽署完備，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對于電子文件形式的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可長期保存。4.收集的檔案材料應(yīng)具有保存價值，能夠反映京劇活動的歷史全貌和重要環(huán)節(jié)。（三）整理方法1.分類京劇檔案按照上述收集范圍進行分類，分為劇本創(chuàng)作、演出、演員、音樂、舞美、藝術(shù)研究、對外交流、行政管理等類別。每個類別下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點進行二級分類。例如，演出檔案可進一步分為國內(nèi)演出、國外演出、重要演出等子類別。2.編號為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用分類編號法。如“JYC001”，其中“J”代表京劇檔案，“YC”代表演出檔案類別，“001”為該類別下的檔案順序號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等項目。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意不要損壞檔案內(nèi)容，采用線裝或膠裝方式為宜。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的京劇檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的侵害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架，標(biāo)識清晰，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，并分別存儲于不同地點。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對于珍貴的京劇檔案原件，如名人手書劇本、絕版劇照等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、恒溫恒濕保存等，并建立專門的保管記錄。（三）保管期限京劇檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及公司重大歷史事件、重要藝術(shù)成果、具有廣泛社會影響的檔案，如公司成立以來的重要演出記錄、獲得的國家級獎項資料、與知名藝術(shù)家的合作檔案等。2.長期保管的檔案對公司業(yè)務(wù)發(fā)展有重要參考價值，保管期限在10年以上（含10年）的檔案，如一般性演出檔案、演員重要藝術(shù)活動記錄、藝術(shù)研究階段性成果等。3.短期保管的檔案在一定時期內(nèi)有利用價值，但保管期限較短的檔案，如臨時性演出活動資料、一般性行政文件等，保管期限為35年。（四）檔案的鑒定與銷毀1.公司定期對保管期滿的京劇檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、歷史價值等因素，確定檔案的存毀。對失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，并指定專人?fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、批準(zhǔn)人等信息，以備查考。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，不得損害國家利益、公司利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)公司原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、藝術(shù)創(chuàng)作、文化傳承等為宗旨，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供及時、有效的檔案支持。3.規(guī)范有序原則建立規(guī)范的檔案利用流程，嚴(yán)格審批手續(xù)，確保檔案利用工作的安全、有序進行。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)工作中需要查閱、借閱京劇檔案，以獲取相關(guān)信息和參考資料，如劇本創(chuàng)作部門查閱歷史劇本資料進行新劇創(chuàng)作，演出部門參考以往演出檔案制定演出計劃等。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱與京劇業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)后，可查閱公司公開的京劇檔案資料，但涉及公司機密的檔案除外。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時應(yīng)在指定地點進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱者不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案歸還時完好無損。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)定期整理歸檔，以便統(tǒng)計分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的京劇檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強對京劇檔案資源的整合和開發(fā)利用，為公司的決策、藝術(shù)創(chuàng)作、文化傳播等提供更加便捷、高效的信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)京劇檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF等通用格式。2.對于電子檔案，應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行規(guī)范整理和存儲，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠方便快捷地錄入京劇檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等，支持批量錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)入。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。3.權(quán)限管理功能根據(jù)不同用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.統(tǒng)計分析功能對檔案利用情況、檔案數(shù)量變化、保管期限分布等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠及時進行數(shù)據(jù)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常開展。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題和故障，保障檔案管理工作的順利進行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機制，由公司內(nèi)部審計部門定期對京劇檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，編目是否規(guī)范，保管是否安全等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，系統(tǒng)功能是否正