檔案館借檔制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本借檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內部各部門以及與本公司/組織有業(yè)務往來的外部單位因工作需要借閱檔案的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保借檔活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在借檔過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務工作原則：以滿足公司/組織各項工作對檔案利用的需求為出發(fā)點，提供高效、便捷的服務。二、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.本公司/組織內部各部門因工作需要借閱檔案，應由部門負責人填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數量、用途、預計歸還日期等信息。2.如果是外部單位借閱檔案，需提交正式的借閱函，說明借閱目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。（二）審批流程1.內部借閱審批《檔案借閱申請表》經部門負責人簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門負責人根據申請內容進行審核，重點審查借閱用途是否合理、預計歸還日期是否恰當等。審核通過后，在申請表上簽署意見并簽字。申請表最終需報送公司/組織分管領導審批，分管領導批準后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱審批檔案管理部門收到外部單位的借閱函后，首先對借閱函的內容進行初審，檢查其格式、內容完整性等。將初審通過的借閱函提交至公司/組織相關業(yè)務部門進行會簽，業(yè)務部門根據自身業(yè)務情況對借閱事項進行評估并簽署意見。會簽完成后，報送公司/組織分管領導審批。分管領導審批同意后，檔案管理部門與外部單位簽訂《檔案借閱協議》，明確雙方的權利義務，方可辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般情況下，內部借閱檔案的期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長，但延長后的期限累計不得超過[X]個工作日。2.外部單位借閱檔案的期限根據具體情況由雙方在《檔案借閱協議》中約定，但最長不得超過[X]天。如需延期，應在到期前[X]個工作日向檔案管理部門提出書面申請，經審核同意后辦理延期手續(xù)。（二）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門工作人員要對檔案進行認真核對，檢查檔案是否完整無缺、有無損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現檔案有損壞、丟失或涂改等問題，借閱人應承擔相應的責任，并按照檔案管理部門的要求進行處理。3.檔案歸還后，檔案管理部門工作人員應在《檔案借閱登記薄》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認。四、檔案借閱過程中的管理（一）借閱場所1.原則上，檔案借閱應在檔案管理部門指定的閱覽室進行。如因特殊情況需要將檔案帶出閱覽室，必須經過檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。2.借閱人在閱覽室借閱檔案時，應保持安靜，遵守閱覽室的各項規(guī)章制度，愛護檔案及閱覽室設施。（二）檔案使用規(guī)范1.借閱人只能將檔案用于申請時注明的用途，不得擅自轉借、復印、拍照、傳播檔案內容。如需復印或拍照部分檔案內容，應按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.借閱人在使用檔案過程中，應妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現檔案存在問題，應及時向檔案管理部門報告。3.檔案管理部門應定期對借閱檔案的使用情況進行檢查，如發(fā)現借閱人違反檔案使用規(guī)范，應及時制止并采取相應措施，情節(jié)嚴重的，可取消其借閱資格，并追究其責任。（三）檔案安全保障1.檔案管理部門應配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案在借閱過程中的安全。2.借閱人離開閱覽室時，應將檔案歸還原位，并關閉閱覽室門窗及相關設備電源。如將檔案帶出閱覽室，必須采取必要的安全防護措施，確保檔案安全無損。3.在檔案借閱期間，如遇自然災害、突發(fā)事件等緊急情況，檔案管理部門應及時采取措施保護檔案安全，并通知借閱人妥善處理已借閱的檔案。五（四）。檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立檔案借閱監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、紀檢部門人員以及相關業(yè)務部門代表組成。監(jiān)督小組負責對檔案借閱活動進行全程監(jiān)督，確保借閱過程合法合規(guī)、規(guī)范有序。2.監(jiān)督小組定期對檔案借閱情況進行檢查，重點檢查借閱申請審批流程是否規(guī)范、借閱期限是否符合規(guī)定、檔案歸還情況是否正常、檔案使用是否合規(guī)等。（二）檢查內容與方式1.檢查內容查閱《檔案借閱申請表》、《檔案借閱登記薄》等相關記錄，核實借閱申請、審批、歸還等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。抽查部分借閱檔案，檢查檔案的完整性、準確性以及使用情況是否符合規(guī)定。聽取檔案管理部門工作人員和借閱人的匯報，了解檔案借閱過程中存在的問題及處理情況。2.檢查方式定期檢查：每月或每季度對檔案借閱情況進行一次全面檢查。不定期抽查：根據工作需要，隨時對檔案借閱情況進行抽查。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并要求相關責任人限期整改。2.如發(fā)現借閱人存在違反檔案借閱制度的行為，應根據情節(jié)輕重給予相應的處理，如警告、罰款、取消借閱資格等。對于造成檔案損壞、丟失或信息泄露的，應依法追究其法律責任。3.檔案管理部門應針對檢查中發(fā)現的問題，及時總結經驗教訓，完善檔案借閱制度和管理流程，不斷提高檔案管理水平。六、檔案借閱的特殊情況處理（一）逾期未還處理1.如借閱人未能在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，檔案管理部門應及時與借閱人取得聯系，了解原因，并要求其盡快歸還。2.對于逾期未還的借閱人，檔案管理部門將按照以下規(guī)定進行處理：首次逾期未還的，給予警告，并記錄在案。再次逾期未還的，除警告外，暫停其借閱資格[X]個月，并視情節(jié)輕重處以[X]元以上[X]元以下的罰款。多次逾期未還且情節(jié)嚴重的，取消其借閱資格，并在公司/組織內部進行通報批評。（二）檔案損壞或丟失處理1.如發(fā)現借閱的檔案有損壞或丟失情況，借閱人應立即向檔案管理部門報告，并采取措施盡量減少損失。2.檔案管理部門應及時對檔案損壞或丟失情況進行調查核實，根據實際情況要求借閱人采取補救措施，如復制相關檔案材料、賠償相應經濟損失等。3.對于因檔案損壞或丟失給公司/組織造成重大損失的，檔案管理部門將依法追究借閱人的法律責任。（三）特殊用途借閱處理1.因特殊工作需要，如司法調查、重大項目論證等，確需對檔案進行特殊用途借閱的，借閱人應提交詳細的書面申請，說明特殊用途、借閱范圍、期限等，并經公司/組織高層領導批準。2.對于特殊用途借閱，檔案管理部門應采取更為嚴格的管理措施，如專人負責陪同、限定查閱范圍、對查閱過程進行全程記錄