檔案任前審查制度一、總則（一）目的為確保公司/組織任用人員的質(zhì)量，防范用人風(fēng)險，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案任前審查制度。通過對擬任用人員檔案的全面審查，核實(shí)其個人信息真實(shí)性、工作經(jīng)歷完整性、資質(zhì)證書有效性等，為公司/組織選拔任用合適人才提供可靠依據(jù)，保障公司/組織的正常運(yùn)營和發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有擬任用的各級管理人員、專業(yè)技術(shù)人員及關(guān)鍵崗位工作人員。（三）審查原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)規(guī)范進(jìn)行檔案審查工作。2.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行客觀分析和判斷，確保審查結(jié)果公正、公平。3.全面細(xì)致原則：對檔案中的各項(xiàng)信息進(jìn)行全面審查，不放過任何細(xì)節(jié)，確保審查無遺漏。4.保密性原則：審查過程中涉及的個人信息及檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、審查內(nèi)容（一）基本信息審查1.身份信息：核實(shí)身份證號碼、姓名、性別、出生日期、民族等是否與檔案及相關(guān)證明材料一致。2.學(xué)歷信息：審查學(xué)歷證書的真實(shí)性，通過學(xué)信網(wǎng)等官方渠道進(jìn)行驗(yàn)證，確認(rèn)學(xué)歷層次、專業(yè)、畢業(yè)院校等信息準(zhǔn)確無誤。3.戶籍信息：核對戶籍所在地、遷移記錄等是否清晰、合理，與個人提供的其他信息相互印證。（二）工作經(jīng)歷審查1.工作履歷：詳細(xì)審查工作經(jīng)歷的連貫性，核實(shí)每段工作的起止時間、工作單位名稱、職位、工作職責(zé)等信息是否真實(shí)、完整。要求提供勞動合同、離職證明、工作業(yè)績證明等相關(guān)材料作為輔助驗(yàn)證。2.工作表現(xiàn)：通過背景調(diào)查、與原工作單位聯(lián)系人溝通等方式，了解擬任用人員在以往工作中的表現(xiàn)，包括工作能力、職業(yè)操守、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。重點(diǎn)關(guān)注是否存在違規(guī)違紀(jì)、重大失誤等不良記錄。（三）資質(zhì)證書審查1.專業(yè)資格證書：審查與擬任用崗位相關(guān)的專業(yè)資格證書，如職業(yè)資格證書、執(zhí)業(yè)證書、職稱證書等的真實(shí)性和有效性。通過官方網(wǎng)站、發(fā)證機(jī)構(gòu)等渠道進(jìn)行核實(shí)。2.培訓(xùn)證書：對參加過的各類培訓(xùn)證書進(jìn)行審查，確認(rèn)培訓(xùn)內(nèi)容與擬任用崗位的相關(guān)性以及證書的合法性。（四）獎懲情況審查1.獎勵情況：核實(shí)擬任用人員所獲得的各類獎勵，包括榮譽(yù)稱號、表彰獎勵等的真實(shí)性，查看相關(guān)獎勵文件、證書等材料。2.懲罰情況：全面審查是否存在違法違紀(jì)、受到行政處罰或紀(jì)律處分等情況，要求提供相關(guān)處罰決定書、處分文件等資料作為依據(jù)。（五）檔案完整性審查1.檔案材料：檢查檔案中應(yīng)有的材料是否齊全，如履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、工作經(jīng)歷證明、考核材料、獎懲材料等。確保檔案內(nèi)容完整，能夠全面反映擬任用人員的綜合素質(zhì)和經(jīng)歷。2.檔案整理：審查檔案的整理是否規(guī)范，材料的裝訂、編號等是否符合要求，有無涂改、偽造等痕跡。三、審查流程（一）申報(bào)與受理1.申報(bào)：用人部門在確定擬任用人員后，填寫《檔案任前審查申請表》，詳細(xì)注明擬任用人員的基本信息、擬任用崗位、審查原因等內(nèi)容，并提交擬任用人員的檔案及相關(guān)證明材料。2.受理：人力資源部門負(fù)責(zé)接收用人部門提交的審查申請及相關(guān)材料，對申報(bào)材料的完整性進(jìn)行初步審核。如材料不齊全，通知用人部門在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)齊。審核通過后，正式受理審查申請，并確定審查責(zé)任人。（二）審查實(shí)施1.信息核實(shí)：審查責(zé)任人按照審查內(nèi)容要求，對擬任用人員的檔案及相關(guān)證明材料進(jìn)行逐一核實(shí)。通過電話、郵件、實(shí)地走訪等方式與相關(guān)單位或個人進(jìn)行溝通，獲取真實(shí)準(zhǔn)確的信息。2.背景調(diào)查：對于重要崗位或存在疑問的人員，開展背景調(diào)查工作。背景調(diào)查可委托專業(yè)的第三方調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行，調(diào)查內(nèi)容包括工作經(jīng)歷真實(shí)性、職業(yè)道德、違法違紀(jì)情況等。背景調(diào)查結(jié)束后，形成詳細(xì)的調(diào)查報(bào)告。3.審查記錄：審查責(zé)任人在審查過程中，要做好審查記錄，詳細(xì)記錄審查的步驟、發(fā)現(xiàn)的問題、核實(shí)的情況以及與相關(guān)人員的溝通內(nèi)容等。審查記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱。（三）審查結(jié)果反饋1.結(jié)果報(bào)告：審查責(zé)任人完成審查工作后，撰寫《檔案任前審查報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括審查基本情況、審查發(fā)現(xiàn)的問題及核實(shí)情況、審查結(jié)論等。審查結(jié)論分為“審查通過”、“補(bǔ)充材料后通過”、“審查不通過”三種。2.反饋溝通：人力資源部門將審查報(bào)告反饋給用人部門，與用人部門進(jìn)行溝通。對于審查通過的人員，用人部門可按照任用程序進(jìn)行后續(xù)工作；對于需要補(bǔ)充材料的人員，明確補(bǔ)充材料的要求和時間節(jié)點(diǎn)；對于審查不通過的人員，說明不通過的原因及依據(jù)。用人部門如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。（四）審查結(jié)果處理1.審查通過：對于審查通過的人員，其檔案及審查結(jié)果作為任用決策的重要依據(jù)，進(jìn)入正常的任用流程。2.補(bǔ)充材料后通過：擬任用人員按照要求補(bǔ)充相關(guān)材料后，經(jīng)再次審查通過，方可進(jìn)入任用流程。3.審查不通過：對于審查不通過的人員，用人部門不得任用。人力資源部門應(yīng)將審查不通過的情況記錄在案，作為公司/組織用人參考的重要信息。同時，對于存在故意隱瞞、偽造檔案信息等嚴(yán)重違規(guī)行為的人員，公司/組織將依法依規(guī)追究其責(zé)任。四、審查責(zé)任與監(jiān)督（一）審查責(zé)任1.審查責(zé)任人職責(zé)：審查責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的審查內(nèi)容和流程進(jìn)行審查工作，確保審查結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確、公正。對審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行核實(shí)和處理，對審查結(jié)果負(fù)責(zé)。2.用人部門責(zé)任：用人部門負(fù)責(zé)提供擬任用人員的真實(shí)、完整信息及相關(guān)材料，并配合人力資源部門做好審查工作。對提供虛假信息或材料的行為承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對檔案任前審查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對審查過程和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保審查工作規(guī)范、公正進(jìn)行。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。對于外部監(jiān)督提出的意見和建議，認(rèn)真研究并及時改進(jìn)。五、檔案管理與保密（一）檔案管理1.檔案保管：人力資源部門負(fù)責(zé)建立專門的檔案保管庫，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全存放。對檔案進(jìn)行分類、編號管理，便于查閱和檢索。2.檔案借閱：因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，及時歸還檔案。3.檔案更新：擬任用人員檔案信息發(fā)生變化時，本人應(yīng)及時提交相關(guān)證明材料，人力資源部門負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行更新。定期對檔案進(jìn)行清理和核對，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。（二）保密規(guī)定1.保密責(zé)任：參與檔案審查工作的所有人員均負(fù)有保密責(zé)任，不得將審查過程中涉及的個人信息、檔案內(nèi)容及審查結(jié)果泄露給無關(guān)人員。2.保密措施：審查過程中使用的各類文件、資料等應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。如需銷毀相關(guān)材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，確保信息不被泄露。對存儲審查信息的數(shù)據(jù)設(shè)備要采取加密、