江蘇檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，特制定本檔案查閱制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內部各部門及員工，以及因工作需要查閱本公司/組織檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，嚴格限制查閱范圍，保護檔案所有者的隱私和商業(yè)秘密。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項工作提供支持和服務，促進檔案信息的合理利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等日常管理工作。3.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.對檔案查閱情況進行登記、統(tǒng)計和分析，定期向上級領導匯報檔案管理工作情況。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。（二）檔案管理人員檔案管理人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。其職責包括：1.負責檔案的具體整理、分類、編目、上架等工作，確保檔案的完整、準確和有序存放。2.按照規(guī)定的查閱程序和要求，為查閱人員提供檔案查閱服務，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。3.對檔案查閱過程進行監(jiān)督和指導，確保查閱人員遵守檔案查閱制度，正確使用檔案。4.負責檔案查閱登記的填寫和保管，及時更新檔案查閱記錄。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級報告，并提出改進建議。（三）各部門職責1.各部門負責本部門形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.各部門應指定專人負責與檔案管理部門的溝通協(xié)調，配合檔案管理部門做好檔案查閱相關工作。3.各部門在開展工作過程中，如需查閱檔案，應按照本制度規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。三、檔案查閱范圍（一）內部查閱1.公司/組織員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料，包括但不限于：本人工作業(yè)績考核檔案、培訓檔案、考勤檔案等。涉及本人工作職責范圍內的業(yè)務檔案、項目檔案、合同檔案等。為完成工作任務所需查閱的其他相關檔案。2.部門負責人因管理工作需要，可查閱本部門的各類檔案資料，包括但不限于：部門工作計劃、總結、報告等文件檔案。部門人員檔案、財務檔案、業(yè)務往來檔案等。與本部門工作相關的其他檔案資料。3.公司/組織管理層因決策、管理等工作需要，可查閱涉及公司/組織整體運營、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目等方面的檔案資料。（二）外部查閱1.因工作需要，政府部門、司法機關、審計機構等依法依規(guī)查閱本公司/組織檔案的，檔案管理部門應按照相關法律法規(guī)和程序予以配合。2.與本公司/組織有業(yè)務往來的單位，因合作項目、合同履行等需要查閱相關檔案的，應經(jīng)公司/組織相關部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱范圍僅限于與合作項目或合同相關的檔案資料。3.其他因特殊原因需要查閱本公司/組織檔案的外部單位或個人，應提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可按照規(guī)定查閱相關檔案資料。查閱范圍應嚴格限定在審批范圍內。四、檔案查閱程序（一）內部查閱程序1.申請：查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并簽字確認。申請表應提交至所在部門負責人審核。2.審核：部門負責人根據(jù)查閱人的工作需要，對申請表進行審核。審核通過后，在申請表上簽署意見并加蓋部門公章。3.登記：查閱人持經(jīng)部門負責人審核通過的申請表，到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。檔案管理人員對查閱申請表進行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱內容、查閱時間等信息。4.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，為查閱人提供所需檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。5.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后，在查閱登記記錄上注明歸還時間。（二）外部查閱程序1.申請：外部單位或個人如需查閱本公司/組織檔案，應提前向公司/組織相關部門提交《檔案查閱申請表》，并附上合法有效的證明文件。申請表應詳細注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并加蓋申請單位公章。2.審核：公司/組織相關部門收到申請表后，對申請內容進行審核。審核通過后，將申請表提交至公司/組織主管領導審批。3.審批：公司/組織主管領導根據(jù)申請情況，進行審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并加蓋公司/組織公章。4.登記：申請單位或個人持經(jīng)公司/組織主管領導審批通過的申請表，到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。檔案管理人員對查閱申請表進行登記，記錄申請單位或個人名稱、查閱內容、查閱時間等信息。5.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，為申請單位或個人提供所需檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。申請單位或個人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。6.歸還：查閱完畢后，申請單位或個人應及時將檔案資料歸還檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后，在查閱登記記錄上注明歸還時間。五、檔案查閱權限與限制（一）查閱權限1.公司/組織員工的查閱權限根據(jù)其工作職責和崗位需求確定，原則上只能查閱與其工作相關的檔案資料。2.部門負責人的查閱權限相對較寬，可查閱本部門的各類檔案資料，但涉及公司/組織機密或敏感信息的檔案，仍需按照相關規(guī)定進行審批。3.公司/組織管理層具有較高的查閱權限，可根據(jù)工作需要查閱涉及公司/組織整體運營、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目等方面的檔案資料。（二）查閱限制1.涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織主管領導批準，不得查閱。2.檔案查閱應遵循“誰查閱、誰負責”的原則，查閱人不得將檔案資料泄露給無關人員，不得利用查閱檔案獲取的信息謀取私利。3.查閱檔案時，不得擅自對檔案進行拍照、錄像、錄音、復制等操作。如需復制檔案資料，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并注明用途和使用范圍。4.檔案查閱時間應根據(jù)檔案管理部門的安排確定，一般情況下，每次查閱時間不得超過規(guī)定時長（如[X]小時）。如需延長查閱時間，應提前向檔案管理部門申請并獲得批準。六檔案安全與保密措施（一）檔案安全保障1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施和設備，如檔案庫房、檔案柜、防火防盜設備、溫濕度控制設備等，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、查閱室等場所的安全管理，定期進行安全檢查和隱患排查，及時消除安全隱患。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，確保檔案在收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)的安全。（二）檔案保密措施1.對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應進行分類管理，并采取加密存儲、限制訪問等保密措施。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露檔案內容。在檔案查閱過程中，應監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.查閱涉及敏感信息的檔案時，應在專門的查閱室進行，并限制查閱人數(shù)。查閱完畢后，應及時將檔案歸還并妥善保管。4.對檔案查閱過程中產(chǎn)生的廢紙、復印件等廢棄物，應按照規(guī)定進行處理，防止信息泄露。七、檔案查閱登記與統(tǒng)計（一）查閱登記1.檔案管理部門應建立完善檔案查閱登記制度，對每一次檔案查閱活動進行詳細登記。登記內容包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容、查閱目的、審批情況等信息。2.查閱登記記錄應采用紙質和電子兩種形式保存，紙質記錄應妥善保管，電子記錄應定期備份，確保記錄的完整性和可追溯性。（二）查閱統(tǒng)計1.檔案管理部門應定期對檔案查閱情況進行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計內容包括查閱人次、查閱檔案類別、查閱目的分布等。2.通過查閱統(tǒng)計分析，及時掌握檔案利用情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并提出改進措施和建議。同時，為公司/組織的決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱檔案的。2.查閱檔案時超出規(guī)定范圍或擅自擴大查閱內容的。3.將檔案資料帶出查閱室未及時歸還或丟失檔案的。4.在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案的。5.泄露檔案信息，利用檔案信息謀取私利的。6.違反檔案查閱制度的其他行為。（二）處理措施1.對于違反檔案查閱制度的內部員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分；造成公司/組織損失的，應依法依規(guī)追究其經(jīng)濟賠償責任。2.對于違反檔案查閱制度的外部單位或個人，檔案管理部門應及時向其發(fā)出書面警告，并停止其查閱檔案的資格。造成公司/組織損失的，應依法追究