財(cái)務(wù)檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于財(cái)務(wù)檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同等資料。（四）管理原則財(cái)務(wù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類存放、安全保密的原則。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)審批文件、財(cái)務(wù)工作交接清單等。（二）編號(hào)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法如下：1.會(huì)計(jì)憑證類：按照年份和月份順序編號(hào)，如“20XX年X月記字第X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬編號(hào)為“總字第X號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字第X號(hào)”，日記賬編號(hào)為“日字第X號(hào)”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“固字第X號(hào)”。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：按照年份和報(bào)告期編號(hào)，如“20XX年度第X期”。4.其他類：根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，如“銀調(diào)字第X號(hào)”、“合同字第X號(hào)”等。三、財(cái)務(wù)檔案的收集職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理和裝訂工作。2.按照規(guī)定的分類和編號(hào)方法，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類編號(hào)，并編制檔案目錄。3.定期將整理好的財(cái)務(wù)檔案移交公司檔案管理部門。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部門移交的財(cái)務(wù)檔案，并進(jìn)行登記和保管。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理、編目、上架和保管，確保檔案的安全和完整。3.為財(cái)務(wù)檔案的查閱、利用提供服務(wù)，并做好查閱登記工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門財(cái)務(wù)文件的收集和整理工作，并定期移交財(cái)務(wù)部門。2.在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)財(cái)務(wù)文件交財(cái)務(wù)部門，不得自行留存或丟失。四、財(cái)務(wù)檔案的收集范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫(kù)單等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證。3.匯總憑證：定期匯總編制的科目匯總表、匯總記賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的分類賬簿，包括三欄式明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬、數(shù)量金額式明細(xì)賬等。3.日記賬：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片：記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片。5.其他輔助性賬簿：如備查賬簿、臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加附注和文字說明。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及財(cái)務(wù)情況說明書等。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：每月末銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單核對(duì)后編制的調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單：銀行提供的公司銀行賬戶的收支明細(xì)清單。3.納稅申報(bào)表：每月向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表。4.財(cái)務(wù)預(yù)算：公司年度、季度、月度的財(cái)務(wù)預(yù)算文件。5.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行分析的報(bào)告。6.經(jīng)濟(jì)合同：與公司財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類經(jīng)濟(jì)合同，如銷售合同、采購(gòu)合同、借款合同、租賃合同等。7.財(cái)務(wù)審批文件：公司內(nèi)部財(cái)務(wù)審批的相關(guān)文件，如費(fèi)用報(bào)銷審批單、資金支付審批單等。8.財(cái)務(wù)工作交接清單：財(cái)務(wù)人員工作交接時(shí)編制的清單。五、財(cái)務(wù)檔案的收集時(shí)間（一）會(huì)計(jì)憑證1.每月終了后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)將本月的會(huì)計(jì)憑證整理完畢，并裝訂成冊(cè)。2.年度終了后，應(yīng)將全年的會(huì)計(jì)憑證按照順序編號(hào)，裝入會(huì)計(jì)憑證盒，并在盒外注明年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等信息。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬應(yīng)在年度終了后15個(gè)工作日內(nèi)打印裝訂成冊(cè)。2.固定資產(chǎn)卡片應(yīng)在固定資產(chǎn)報(bào)廢、出售等處置完畢后，及時(shí)更新并整理歸檔。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在月度終了后15個(gè)工作日內(nèi)編制完成，并報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在季度終了后20個(gè)工作日內(nèi)編制完成，并報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后4個(gè)月內(nèi)編制完成，并報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)在每月末銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單核對(duì)后及時(shí)編制，并與會(huì)計(jì)憑證一同裝訂。2.銀行對(duì)賬單應(yīng)每月及時(shí)從銀行獲取，并與銀行存款日記賬核對(duì)后歸檔。3.納稅申報(bào)表應(yīng)在每月申報(bào)期結(jié)束后及時(shí)打印歸檔。4.財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)在預(yù)算年度開始前編制完成，并在預(yù)算執(zhí)行過程中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。5.財(cái)務(wù)分析報(bào)告應(yīng)定期編制，如月度、季度、年度分析報(bào)告等，并及時(shí)歸檔。6.經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)交財(cái)務(wù)部門存檔，并在合同執(zhí)行完畢后將相關(guān)資料整理歸檔。7.財(cái)務(wù)審批文件應(yīng)在審批完成后及時(shí)交財(cái)務(wù)部門存檔。8.財(cái)務(wù)工作交接清單應(yīng)在財(cái)務(wù)人員工作交接時(shí)當(dāng)場(chǎng)編制，并由交接雙方簽字確認(rèn)后存檔。六、財(cái)務(wù)檔案的收集要求（一）完整性1.收集的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要文件和資料。2.對(duì)于同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的多個(gè)文件和資料，應(yīng)一并收集歸檔，確保檔案的關(guān)聯(lián)性和完整性。（二）真實(shí)性1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，不得偽造、篡改財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容。2.原始憑證應(yīng)具備真實(shí)性、合法性、完整性，記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證編制。（三）準(zhǔn)確性1.財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)字計(jì)算準(zhǔn)確，文字表述清晰。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等應(yīng)按照會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定進(jìn)行編制和登記，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（四）規(guī)范性1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類和編號(hào)方法進(jìn)行整理和編號(hào)，檔案目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂，賬簿應(yīng)打印整齊、裝訂牢固，報(bào)表應(yīng)加蓋公章和相關(guān)人員印章。3.財(cái)務(wù)檔案的紙張應(yīng)符合檔案保存要求，字跡應(yīng)清晰、耐久，不得使用易褪色的書寫材料。（五）及時(shí)性1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)收集、整理和歸檔財(cái)務(wù)檔案，不得拖延或積壓。2.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和處理，確保檔案的時(shí)效性。七、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理1.財(cái)務(wù)檔案收集后，應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無效和不完整的文件。2.對(duì)整理好的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類存放，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。（二）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.裝訂時(shí)應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，并在封面上注明年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼、冊(cè)數(shù)等信息。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等順序分別裝訂，裝訂要求與會(huì)計(jì)憑證相同。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度、季度、月度順序分別裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)在報(bào)告封面加蓋公章和相關(guān)人員印章，并注明報(bào)告期、編制單位、編制日期等信息。5.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類裝訂，裝訂要求與上述檔案相同。八、財(cái)務(wù)檔案的移交與保管（一）移交1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期將整理好的財(cái)務(wù)檔案移交公司檔案管理部門，移交時(shí)間為每年的6月底和12月底。2.移交時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清單》一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.《財(cái)務(wù)檔案移交清單》應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、冊(cè)數(shù)、保管期限等信息。（二）保管1.公司檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類存放、編目、上架和保管，確保檔案的安全和完整。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。5.保管期限屆滿的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。九、財(cái)務(wù)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱范圍，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容或帶出檔案庫(kù)房。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》，對(duì)查閱人員的姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，并將檔案歸還檔案管理部門。（三）利用規(guī)定1.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或撕毀。2.如需復(fù)印財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無誤后，方可作為有效資料使用。3.查閱人員不得將查閱的財(cái)務(wù)檔案用于與工作無關(guān)的目的，不得泄露檔案內(nèi)容。十、財(cái)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)