檔案保密審查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露給公司/組織帶來(lái)?yè)p失，特制定本檔案保密審查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理、使用、保管的部門(mén)及人員，包括但不限于檔案管理部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，以及因工作需要接觸公司/組織檔案的外部人員（如合作單位、審計(jì)機(jī)構(gòu)等）。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，從檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.分級(jí)管理原則根據(jù)檔案的重要性、敏感性及涉密程度，對(duì)檔案實(shí)行分級(jí)管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求和管理措施。4.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門(mén)的檔案保密審查工作，確保本部門(mén)檔案信息安全。二、檔案分級(jí)與保密要求（一）檔案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)1.絕密級(jí)檔案涉及公司/組織核心商業(yè)秘密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、關(guān)鍵技術(shù)信息等，一旦泄露將對(duì)公司/組織的生存和發(fā)展造成極其嚴(yán)重影響的檔案。例如，公司未公開(kāi)的新產(chǎn)品研發(fā)資料、尚未實(shí)施的重大投資項(xiàng)目方案、高級(jí)管理人員薪酬體系等。2.機(jī)密級(jí)檔案包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)信息、財(cái)務(wù)報(bào)表、內(nèi)部管理制度等，泄露后可能對(duì)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力或商業(yè)信譽(yù)產(chǎn)生較大損害的檔案。如年度銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、重要客戶(hù)名單及聯(lián)系方式、核心業(yè)務(wù)流程文檔等。3.秘密級(jí)檔案涉及一般性業(yè)務(wù)信息、工作記錄、普通人事檔案等，泄露后可能對(duì)公司/組織造成一定影響，但影響程度相對(duì)較小的檔案。如日常工作報(bào)表、普通員工考勤記錄、一般性合同文件等。（二）不同級(jí)別檔案的保密要求1.絕密級(jí)檔案設(shè)立專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或保密庫(kù)進(jìn)行存放，實(shí)行雙人雙鎖管理。僅限經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批的特定人員查閱和使用，查閱和使用過(guò)程需進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。嚴(yán)禁通過(guò)任何形式（如復(fù)印、拍照、掃描等）將檔案帶出指定保管場(chǎng)所，如需帶出，必須經(jīng)過(guò)公司/組織最高管理層批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。檔案管理人員定期對(duì)絕密級(jí)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，并做好記錄。2.機(jī)密級(jí)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，加鎖保管，鑰匙由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。查閱和使用需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批記錄應(yīng)妥善保存。限制檔案的復(fù)印和傳播范圍，如需復(fù)印，必須經(jīng)過(guò)審批，并注明用途和份數(shù)。檔案管理人員定期對(duì)機(jī)密級(jí)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整性和安全性。3.秘密級(jí)檔案存放在普通檔案柜中，妥善保管。查閱和使用由本部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、人員及內(nèi)容。如需借閱，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，并確保檔案的完好無(wú)損。三、檔案保密審查流程（一）檔案形成階段的審查1.各部門(mén)在檔案形成過(guò)程中，應(yīng)明確檔案的密級(jí)，并按照相應(yīng)的保密要求進(jìn)行整理和記錄。2.對(duì)于涉及敏感信息的檔案，形成部門(mén)應(yīng)進(jìn)行初步的保密審查，確保檔案內(nèi)容符合保密規(guī)定，無(wú)泄密風(fēng)險(xiǎn)。審查內(nèi)容包括但不限于信息的準(zhǔn)確性、完整性、保密性措施的合理性等。3.在檔案材料上應(yīng)注明密級(jí)標(biāo)識(shí)，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”字樣，并加蓋保密章。（二）檔案收集階段的審查1.檔案管理部門(mén)在接收各部門(mén)移交的檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的密級(jí)標(biāo)識(shí)、保密審查記錄等進(jìn)行核對(duì)，確保檔案符合保密要求。2.對(duì)于不符合保密規(guī)定的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充完善保密審查手續(xù)或采取整改措施，直至檔案符合要求后方可接收。（三）檔案整理階段的審查1.檔案管理部門(mén)在對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)再次對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行確認(rèn)，確保整理過(guò)程中不發(fā)生密級(jí)混淆或信息泄露。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等操作，同時(shí)檢查檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否安全可靠，存儲(chǔ)環(huán)境是否符合保密要求。（四）檔案存儲(chǔ)階段的審查1.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，包括防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)施的檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全穩(wěn)定。2.檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，如服務(wù)器、存儲(chǔ)硬盤(pán)等，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性和可訪問(wèn)性。同時(shí)，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案的密級(jí)和重要性，對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、存儲(chǔ)位置及狀態(tài)，確保檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性和安全性。（五）檔案利用階段的審查1.內(nèi)部人員查閱檔案填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、密級(jí)等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要或敏感信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保查閱用途合理、必要。審批通過(guò)后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。查閱完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、涂改或丟失等情況。2.外部人員查閱檔案外部人員因工作需要查閱公司/組織檔案時(shí)，需由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，并填寫(xiě)《外部人員檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱原因、查閱范圍、查閱期限等內(nèi)容。申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，確保外部人員查閱檔案的必要性和合法性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將申請(qǐng)表提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門(mén)與外部人員簽訂《檔案保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及保密責(zé)任和違約責(zé)任。外部人員在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員全程陪同監(jiān)督，查閱過(guò)程中嚴(yán)禁外部人員對(duì)檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、掃描或其他形式的傳播。查閱期限屆滿(mǎn)后，外部人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并收回《檔案保密協(xié)議》。（六）檔案銷(xiāo)毀階段的審查1.定期對(duì)超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等人員組成鑒定小組，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查。2.鑒定小組根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、密級(jí)等因素，綜合評(píng)估檔案是否可以銷(xiāo)毀。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛或可能存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊處理，如延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)封存。3.在確定檔案可以銷(xiāo)毀后，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)選擇具有資質(zhì)的檔案銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀過(guò)程中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。銷(xiāo)毀完成后，銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)應(yīng)出具銷(xiāo)毀證明，證明檔案已被徹底銷(xiāo)毀。5.檔案管理部門(mén)對(duì)銷(xiāo)毀證明進(jìn)行存檔，并將銷(xiāo)毀情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中，以備查詢(xún)和審計(jì)。四、檔案保密管理措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案管理知識(shí)、信息安全技術(shù)等。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)，對(duì)違反保密協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，無(wú)不良記錄。4.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位輪換，避免因長(zhǎng)期接觸某些檔案而產(chǎn)生泄密風(fēng)險(xiǎn)。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.建立完善的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、保險(xiǎn)柜、保密庫(kù)、溫濕度控制系統(tǒng)（如空調(diào)、除濕機(jī)等）、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行和維護(hù)。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。同時(shí)，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.在檔案管理場(chǎng)所安裝門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。門(mén)禁系統(tǒng)應(yīng)具備身份識(shí)別功能，如刷卡、指紋識(shí)別、人臉識(shí)別等，確保只有授權(quán)人員能夠進(jìn)入。4.配備必要的辦公設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，并對(duì)其使用進(jìn)行嚴(yán)格管理。對(duì)于涉及保密信息的辦公設(shè)備，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止信息泄露。（三）環(huán)境管理1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇安全、安靜、干燥、通風(fēng)良好的區(qū)域，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等可能對(duì)檔案造成損害的因素。2.對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行合理布局，劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。各功能區(qū)域應(yīng)保持整潔、有序，便于檔案管理和查閱。3.加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控?cái)z像頭、報(bào)警裝置等安全設(shè)施，確保24小時(shí)有人值守。同時(shí)，與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)建立聯(lián)系，及時(shí)處理可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題。（四）信息化管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。在信息系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責(zé)和檔案密級(jí)，嚴(yán)格控制對(duì)檔案信息的訪問(wèn)。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.在檔案管理信息系統(tǒng)中記錄所有的操作日志，包括用戶(hù)登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。操作日志應(yīng)保存一定期限，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的備份管理，定期將電子檔案?jìng)浞葜炼喾N存儲(chǔ)介質(zhì)，并分別存儲(chǔ)在不同的地理位置。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行加密處理，并妥善保管。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部成立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)的保密工作聯(lián)系人。監(jiān)督小組定期對(duì)公司/組織的檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。2.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案保密工作進(jìn)行抽查，檢查其檔案整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)是否符合保密規(guī)定，檔案管理人員是否履行保密職責(zé)等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋，并要求其限期整改。3.各部門(mén)應(yīng)定期開(kāi)展內(nèi)部自查工作，對(duì)本部門(mén)的檔案保密情況進(jìn)行全面梳理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告檔案管理部門(mén)。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的檔案保密工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保密措施的有效性、檔案信息的安全性等。2.根據(jù)審計(jì)機(jī)構(gòu)提出的審計(jì)意見(jiàn)和建議，公司/組織制定整改方案，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保檔案保密工作不斷完善和加強(qiáng)。3.將審計(jì)結(jié)果向公司/組織內(nèi)部通報(bào)，對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果作為績(jī)效考核和員工晉升的重要依據(jù)。六、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案信息泄露的，由直接責(zé)任人承擔(dān)主要責(zé)任。2.因工作疏忽、管理不善等原因?qū)е聶n案信息泄露的，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人共同承擔(dān)責(zé)任。3.在檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等過(guò)程中，未按照本制度規(guī)定履行保密審查職責(zé)的，由相關(guān)環(huán)節(jié)的責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、