學校綜合辦公室綜合事務規(guī)程一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運轉(zhuǎn)的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理各類綜合性事務，確保學校行政工作高效、有序進行。本規(guī)程旨在明確綜合辦公室的職責范圍、工作流程及操作規(guī)范，提升工作效率和服務質(zhì)量。

二、主要職責

綜合辦公室的主要職責涵蓋日常行政事務、信息管理、后勤保障及內(nèi)外聯(lián)絡等方面，具體包括：

（一）日常行政事務管理

1.負責學校各類會議的籌備、組織與記錄工作。

2.管理辦公用品、耗材的采購、分發(fā)及庫存維護。

3.處理學校印章的使用與管理，確保合規(guī)用印。

4.負責文件收發(fā)、歸檔及電子文檔的備份與整理。

（二）信息管理與服務

1.維護學校官網(wǎng)、公眾號等宣傳平臺的信息更新。

2.收集、整理并傳達學校各部門的行政通知與公告。

3.提供咨詢服務，解答師生關于行政流程的疑問。

（三）后勤保障支持

1.協(xié)調(diào)校園環(huán)境維護、安保及衛(wèi)生保潔工作。

2.負責會議室、多功能廳等公共設施的預定與管理。

3.處理師生關于后勤服務的報修與投訴。

（四）內(nèi)外聯(lián)絡協(xié)調(diào)

1.負責與上級單位、兄弟院校及社會機構的聯(lián)絡與溝通。

2.組織接待來訪人員，安排相關活動。

3.協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門之間的工作對接。

三、工作流程與規(guī)范

綜合辦公室的工作流程遵循高效、規(guī)范、透明的原則，具體操作如下：

（一）文件處理流程

1.收文登記：對收到的文件進行編號、登記，并按部門分送。

2.處理反饋：各部門需在規(guī)定時限內(nèi)（如2個工作日）處理文件，并反饋結(jié)果。

3.歸檔保存：重要文件需雙備份，紙質(zhì)版存檔于檔案室，電子版存檔于指定服務器。

（二）會議組織流程

1.會議預告：提前3日發(fā)布會議通知，明確時間、地點及參會人員。

2.會前準備：檢查會議室設備，準備會議材料，并安排簽到。

3.會后跟進：整理會議紀要，分發(fā)給參會人員，并跟蹤決議落實情況。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印申請：需填寫《用印申請單》，經(jīng)部門負責人簽字確認。

2.用印審批：綜合辦公室負責人審核申請，必要時報主管領導批準。

3.用印記錄：每次用印需記錄用印時間、事由及保管人。

（四）辦公用品管理

1.采購申請：根據(jù)庫存情況，每月提交采購計劃，經(jīng)審批后執(zhí)行。

2.分發(fā)流程：采購到貨后，進行驗收、入庫，并按需分發(fā)至各部門。

3.廢棄處理：閑置或損壞的辦公用品需按流程報廢，并記錄存檔。

四、監(jiān)督與改進

為確保規(guī)程的有效執(zhí)行，綜合辦公室建立以下監(jiān)督與改進機制：

（一）定期檢查

1.每月對文件管理、印章使用等情況進行自查，形成檢查報告。

2.每季度組織工作總結(jié)會，分析問題并制定改進措施。

（二）反饋機制

1.設立意見箱或線上反饋渠道，收集師生對辦公室工作的建議。

2.對合理化建議進行評估，并納入后續(xù)工作優(yōu)化方案。

（三）培訓與提升

1.每半年開展業(yè)務培訓，提升員工對工作流程的熟練度。

2.邀請外部專家進行指導，學習先進的管理經(jīng)驗。

一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運轉(zhuǎn)的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理各類綜合性事務，確保學校行政工作高效、有序進行。本規(guī)程旨在明確綜合辦公室的職責范圍、工作流程及操作規(guī)范，提升工作效率和服務質(zhì)量。

二、主要職責

綜合辦公室的主要職責涵蓋日常行政事務、信息管理、后勤保障及內(nèi)外聯(lián)絡等方面，具體包括：

（一）日常行政事務管理

1.負責學校各類會議的籌備、組織與記錄工作。

（1）會議籌備：提前制定會議方案，包括會議主題、議程、參會人員名單及時間地點安排。聯(lián)系并確認會議室，檢查設備（如投影儀、音響）是否正常工作。準備會議所需資料，如報告、表格等，并提前分發(fā)給參會人員。

（2）會議組織：會議開始前1小時，安排工作人員進行簽到引導，確保參會人員準時到位。會議期間，安排專人負責記錄會議內(nèi)容，包括主要發(fā)言、決議事項及后續(xù)跟進人。

（3）會議記錄整理：會后2個工作日內(nèi)，完成會議紀要的整理，內(nèi)容需包括會議時間、地點、參會人員、缺席人員、主要討論內(nèi)容及決議事項，經(jīng)部門負責人審核后分發(fā)給相關人員。

2.管理辦公用品、耗材的采購、分發(fā)及庫存維護。

（1）采購流程：每月25日，根據(jù)各部門提交的辦公用品需求清單及庫存情況，編制采購計劃。計劃需列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及預算，經(jīng)主管領導審批后執(zhí)行。采購前，需對供應商進行資質(zhì)審核，選擇性價比高的產(chǎn)品。貨物到貨后，安排專人驗收，核對數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，并檢查產(chǎn)品質(zhì)量。

（2）入庫管理：驗收合格的辦公用品，需及時登記入庫，錄入庫存管理系統(tǒng)，并粘貼標簽。分類存放，如筆類、紙類、辦公設備等，確保取用方便。

（3）分發(fā)流程：各部門需填寫《辦公用品領用單》，注明所需物品及數(shù)量，經(jīng)部門負責人簽字后，由綜合辦公室進行分發(fā)。分發(fā)后，需在領用單上簽字確認，并更新庫存記錄。

（4）庫存盤點：每季度末，進行一次全面庫存盤點，核對實物與系統(tǒng)記錄是否一致。對差異情況進行調(diào)查，并調(diào)整庫存數(shù)據(jù)。對過期或損壞的物品，按規(guī)定進行報廢處理。

3.處理學校印章的使用與管理，確保合規(guī)用印。

（1）用印申請：需用印的部門或個人，需填寫《用印申請單》，詳細列明用印事由、附件內(nèi)容、用印日期等，并由部門負責人簽字確認。緊急用印需經(jīng)主管領導特批。

（2）用印審批：綜合辦公室負責人對申請單進行審核，確認事由合規(guī)、附件齊全后，方可用印。重要文件用印需報主管領導最終審批。

（3）用印登記：每次用印后，需在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印時間、事由、用印人、審批人等信息，并由保管人簽字確認。

（4）印章保管：印章需由專人保管，存放在保險柜內(nèi)。非工作時間需鎖入抽屜，并確保鎖具完好。保管人需定期檢查印章狀態(tài)，如有磨損或異常，及時上報并申請更換。

4.負責文件收發(fā)、歸檔及電子文檔的備份與整理。

（1）收文登記：收到文件后，需在《收文登記簿》上詳細記錄文件名稱、來源、日期、份數(shù)等信息，并立即通知相關收件人。緊急文件需優(yōu)先處理。

（2）文件傳閱：文件需按部門進行傳閱，傳閱人需在文件首頁簽字確認。傳閱過程中，需確保文件完整，不得遺失或涂改。傳閱完畢后，及時收回并歸檔。

（3）電子文檔管理：電子文檔需統(tǒng)一存儲在指定服務器或云存儲中，并設置訪問權限。定期對電子文檔進行備份，備份頻率為每周一次。重要文檔需雙備份，存放在不同物理位置。

（4）紙質(zhì)文檔歸檔：紙質(zhì)文檔需按年度、類別進行分類整理，并編號存檔。檔案柜需保持整潔，并做好防潮、防火措施。檔案借閱需填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)部門負責人批準后執(zhí)行。

（二）信息管理與服務

1.維護學校官網(wǎng)、公眾號等宣傳平臺的信息更新。

（1）信息審核：各部門需提前提交需發(fā)布的稿件，內(nèi)容需真實、準確、無錯別字。綜合辦公室對稿件進行審核，確保符合發(fā)布要求。

（2）信息發(fā)布：審核通過的稿件，需在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)布到官網(wǎng)或公眾號。發(fā)布前，需確認鏈接或二維碼無誤。

（3）信息維護：定期檢查網(wǎng)站和公眾號的運行狀態(tài)，確保頁面正常顯示，無錯誤提示。及時更新版權信息，確保內(nèi)容合法合規(guī)。

2.收集、整理并傳達學校各部門的行政通知與公告。

（1）通知發(fā)布：各部門需提前將通知內(nèi)容報送綜合辦公室，由綜合辦公室統(tǒng)一審核、排版并發(fā)布。通知需包含發(fā)布部門、發(fā)布日期、有效期限等信息。

（2）通知傳達：通過學校官網(wǎng)、公告欄、內(nèi)部郵件等多種渠道發(fā)布通知，確保信息覆蓋所有師生。

（3）通知反饋：重要通知需收集反饋意見，了解師生是否知曉及執(zhí)行情況。對未執(zhí)行的通知，需分析原因并采取補救措施。

3.提供咨詢服務，解答師生關于行政流程的疑問。

（1）咨詢服務渠道：設立咨詢電話、郵箱及在線客服，確保師生可隨時咨詢。

（2）常見問題解答：整理常見問題及解答，制作成FAQ文檔，方便師生查閱。

（3）咨詢記錄：詳細記錄每次咨詢內(nèi)容、解答情況及聯(lián)系方式，定期分析咨詢熱點，優(yōu)化服務流程。

（三）后勤保障支持

1.協(xié)調(diào)校園環(huán)境維護、安保及衛(wèi)生保潔工作。

（1）環(huán)境維護：定期檢查校園綠化、道路、設施等，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

（2）安保協(xié)調(diào)：與安保部門保持溝通，確保校園安全有序。

（3）衛(wèi)生保潔：監(jiān)督保潔公司的工作質(zhì)量，確保校園環(huán)境衛(wèi)生。

2.負責會議室、多功能廳等公共設施的預定與管理。

（1）預定流程：各部門需提前3個工作日提交會議室預定申請，注明預定時間、時長、人數(shù)及所需設備。綜合辦公室統(tǒng)一安排并確認。

（2）設備管理：定期檢查會議室設備，確保正常使用。安排專人負責設備的維護和保養(yǎng)。

（3）使用規(guī)范：制定會議室使用規(guī)范，提醒使用者保持整潔，愛護設備。

3.處理師生關于后勤服務的報修與投訴。

（1）報修登記：設立報修登記簿，詳細記錄報修內(nèi)容、時間、地點及聯(lián)系方式。

（2）報修處理：根據(jù)報修內(nèi)容，分類處理。如屬維修范圍，及時聯(lián)系維修人員；如屬投訴，安撫情緒并調(diào)查處理。

（3）反饋機制：報修處理完畢后，需及時反饋給報修人，并收集滿意度評價。

（四）內(nèi)外聯(lián)絡協(xié)調(diào)

1.負責與上級單位、兄弟院校及社會機構的聯(lián)絡與溝通。

（1）聯(lián)絡計劃：根據(jù)學校工作安排，制定聯(lián)絡計劃，明確聯(lián)絡對象、時間及內(nèi)容。

（2）聯(lián)絡記錄：詳細記錄每次聯(lián)絡內(nèi)容、結(jié)果及后續(xù)跟進事項。

（3）關系維護：保持與各單位的良好關系，為學校爭取更多資源和支持。

2.組織接待來訪人員，安排相關活動。

（1）接待準備：提前了解來訪人員信息，準備接待方案，包括接待人員、行程安排、住宿餐飲等。

（2）接待實施：安排專人負責接待，確保來訪人員順利參觀、交流。

（3）活動安排：根據(jù)學校安排，組織相關活動，如座談會、參觀考察等。

3.協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門之間的工作對接。

（1）信息共享：建立信息共享機制，確保各部門及時了解相關工作進展。

（2）會議協(xié)調(diào)：組織協(xié)調(diào)會議，解決跨部門問題。

（3）聯(lián)合行動：協(xié)調(diào)各部門聯(lián)合開展活動，確保工作協(xié)同推進。

三、工作流程與規(guī)范

綜合辦公室的工作流程遵循高效、規(guī)范、透明的原則，具體操作如下：

（一）文件處理流程

1.收文登記：對收到的文件進行編號、登記，并按部門分送。

（1）編號規(guī)則：文件編號需包含年份、部門代號、序號等信息，如“2023-綜合辦-001”。

（2）分送范圍：根據(jù)文件內(nèi)容，確定分送部門，并在登記簿上注明。

2.處理反饋：各部門需在規(guī)定時限內(nèi)（如2個工作日）處理文件，并反饋結(jié)果。

（1）反饋方式：可通過郵件、紙質(zhì)回執(zhí)等方式反饋處理結(jié)果。

（2）逾期處理：對逾期未反饋的部門，需進行催辦，并了解原因。

3.歸檔保存：重要文件需雙備份，紙質(zhì)版存檔于檔案室，電子版存檔于指定服務器。

（1）紙質(zhì)檔案：按年度、類別進行分類整理，并編號存檔。

（2）電子檔案：統(tǒng)一存儲在指定服務器或云存儲中，并設置訪問權限。

（二）會議組織流程

1.會議預告：提前3日發(fā)布會議通知，明確時間、地點及參會人員。

（1）通知內(nèi)容：需包括會議主題、議程、參會人員名單、時間地點等。

（2）通知方式：通過學校官網(wǎng)、內(nèi)部郵件、公告欄等多種渠道發(fā)布。

2.會前準備：檢查會議室設備，準備會議材料，并安排簽到。

（1）設備檢查：確保投影儀、音響、麥克風等設備正常工作。

（2）材料準備：提前準備好會議所需的報告、表格等資料。

（3）簽到安排：安排專人負責簽到，并收集參會人員信息。

3.會后跟進：整理會議紀要，分發(fā)給參會人員，并跟蹤決議落實情況。

（1）會議紀要：需包括會議時間、地點、參會人員、缺席人員、主要討論內(nèi)容及決議事項。

（2）決議跟蹤：對會議決議，需明確責任人和完成時限，并定期跟進。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印申請：需填寫《用印申請單》，經(jīng)部門負責人簽字確認。

（1）申請內(nèi)容：需包括用印事由、附件內(nèi)容、用印日期等。

（2）負責人簽字：部門負責人需認真審核，并簽字確認。

2.用印審批：綜合辦公室負責人審核申請，必要時報主管領導批準。

（1）審核內(nèi)容：確認事由合規(guī)、附件齊全。

（2）審批權限：重要文件用印需報主管領導最終審批。

3.用印記錄：每次用印需記錄用印時間、事由及保管人。

（1）記錄內(nèi)容：需詳細記錄用印時間、事由、用印人、審批人、保管人等信息。

（2）記錄方式：在《印章使用登記簿》上詳細記錄。

（四）辦公用品管理

1.采購申請：根據(jù)庫存情況，每月提交采購計劃，經(jīng)審批后執(zhí)行。

（1）采購計劃：需列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及預算。

（2）審批流程：經(jīng)主管領導審批后執(zhí)行。

2.分發(fā)流程：采購到貨后，進行驗收、入庫，并按需分發(fā)至各部門。

（1）驗收流程：核對數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，并檢查產(chǎn)品質(zhì)量。

（2）入庫管理：錄入庫存管理系統(tǒng)，并粘貼標簽。

（3）分發(fā)流程：各部門需填寫《辦公用品領用單》，經(jīng)部門負責人簽字后，由綜合辦公室進行分發(fā)。

3.庫存盤點：每季度末，進行一次全面庫存盤點，核對實物與系統(tǒng)記錄是否一致。

（1）盤點流程：按類別、按區(qū)域進行盤點，確保無誤。

（2）差異處理：對差異情況進行調(diào)查，并調(diào)整庫存數(shù)據(jù)。

（3）報廢處理：對過期或損壞的物品，按規(guī)定進行報廢處理。

四、監(jiān)督與改進

為確保規(guī)程的有效執(zhí)行，綜合辦公室建立以下監(jiān)督與改進機制：

（一）定期檢查

1.每月對文件管理、印章使用等情況進行自查，形成檢查報告。

（1）檢查內(nèi)容：文件收發(fā)、歸檔、印章使用等情況。

（2）檢查方式：實地檢查、查閱記錄等。

2.每季度組織工作總結(jié)會，分析問題并制定改進措施。

（1）總結(jié)內(nèi)容：本季度工作完成情況、存在問題及改進措施。

（2）改進措施：針對存在問題，制定具體的改進措施，并落實到人。

（二）反饋機制

1.設立意見箱或線上反饋渠道，收集師生對辦公室工作的建議。

（1）意見箱：設在辦公區(qū)域，方便師生提出建議。

（2）線上反饋：通過學校官網(wǎng)、內(nèi)部郵件等方式收集建議。

2.對合理化建議進行評估，并納入后續(xù)工作優(yōu)化方案。

（1）評估流程：對收集到的建議進行分類、評估，確定可行性。

（2）優(yōu)化方案：將可行的建議納入后續(xù)工作優(yōu)化方案，并落實到人。

（三）培訓與提升

1.每半年開展業(yè)務培訓，提升員工對工作流程的熟練度。

（1）培訓內(nèi)容：文件管理、印章使用、會議組織等。

（2）培訓方式：內(nèi)部講師授課、案例分析等。

2.邀請外部專家進行指導，學習先進的管理經(jīng)驗。

（1）專家選擇：選擇在行政管理方面有豐富經(jīng)驗的專家。

（2）學習內(nèi)容：學習先進的管理理念和方法。

（3）應用實踐：將學習到的知識應用到實際工作中，并進行總結(jié)提煉。

一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運轉(zhuǎn)的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理各類綜合性事務，確保學校行政工作高效、有序進行。本規(guī)程旨在明確綜合辦公室的職責范圍、工作流程及操作規(guī)范，提升工作效率和服務質(zhì)量。

二、主要職責

綜合辦公室的主要職責涵蓋日常行政事務、信息管理、后勤保障及內(nèi)外聯(lián)絡等方面，具體包括：

（一）日常行政事務管理

1.負責學校各類會議的籌備、組織與記錄工作。

2.管理辦公用品、耗材的采購、分發(fā)及庫存維護。

3.處理學校印章的使用與管理，確保合規(guī)用印。

4.負責文件收發(fā)、歸檔及電子文檔的備份與整理。

（二）信息管理與服務

1.維護學校官網(wǎng)、公眾號等宣傳平臺的信息更新。

2.收集、整理并傳達學校各部門的行政通知與公告。

3.提供咨詢服務，解答師生關于行政流程的疑問。

（三）后勤保障支持

1.協(xié)調(diào)校園環(huán)境維護、安保及衛(wèi)生保潔工作。

2.負責會議室、多功能廳等公共設施的預定與管理。

3.處理師生關于后勤服務的報修與投訴。

（四）內(nèi)外聯(lián)絡協(xié)調(diào)

1.負責與上級單位、兄弟院校及社會機構的聯(lián)絡與溝通。

2.組織接待來訪人員，安排相關活動。

3.協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門之間的工作對接。

三、工作流程與規(guī)范

綜合辦公室的工作流程遵循高效、規(guī)范、透明的原則，具體操作如下：

（一）文件處理流程

1.收文登記：對收到的文件進行編號、登記，并按部門分送。

2.處理反饋：各部門需在規(guī)定時限內(nèi)（如2個工作日）處理文件，并反饋結(jié)果。

3.歸檔保存：重要文件需雙備份，紙質(zhì)版存檔于檔案室，電子版存檔于指定服務器。

（二）會議組織流程

1.會議預告：提前3日發(fā)布會議通知，明確時間、地點及參會人員。

2.會前準備：檢查會議室設備，準備會議材料，并安排簽到。

3.會后跟進：整理會議紀要，分發(fā)給參會人員，并跟蹤決議落實情況。

（三）印章使用規(guī)范

1.用印申請：需填寫《用印申請單》，經(jīng)部門負責人簽字確認。

2.用印審批：綜合辦公室負責人審核申請，必要時報主管領導批準。

3.用印記錄：每次用印需記錄用印時間、事由及保管人。

（四）辦公用品管理

1.采購申請：根據(jù)庫存情況，每月提交采購計劃，經(jīng)審批后執(zhí)行。

2.分發(fā)流程：采購到貨后，進行驗收、入庫，并按需分發(fā)至各部門。

3.廢棄處理：閑置或損壞的辦公用品需按流程報廢，并記錄存檔。

四、監(jiān)督與改進

為確保規(guī)程的有效執(zhí)行，綜合辦公室建立以下監(jiān)督與改進機制：

（一）定期檢查

1.每月對文件管理、印章使用等情況進行自查，形成檢查報告。

2.每季度組織工作總結(jié)會，分析問題并制定改進措施。

（二）反饋機制

1.設立意見箱或線上反饋渠道，收集師生對辦公室工作的建議。

2.對合理化建議進行評估，并納入后續(xù)工作優(yōu)化方案。

（三）培訓與提升

1.每半年開展業(yè)務培訓，提升員工對工作流程的熟練度。

2.邀請外部專家進行指導，學習先進的管理經(jīng)驗。

一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運轉(zhuǎn)的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理各類綜合性事務，確保學校行政工作高效、有序進行。本規(guī)程旨在明確綜合辦公室的職責范圍、工作流程及操作規(guī)范，提升工作效率和服務質(zhì)量。

二、主要職責

綜合辦公室的主要職責涵蓋日常行政事務、信息管理、后勤保障及內(nèi)外聯(lián)絡等方面，具體包括：

（一）日常行政事務管理

1.負責學校各類會議的籌備、組織與記錄工作。

（1）會議籌備：提前制定會議方案，包括會議主題、議程、參會人員名單及時間地點安排。聯(lián)系并確認會議室，檢查設備（如投影儀、音響）是否正常工作。準備會議所需資料，如報告、表格等，并提前分發(fā)給參會人員。

（2）會議組織：會議開始前1小時，安排工作人員進行簽到引導，確保參會人員準時到位。會議期間，安排專人負責記錄會議內(nèi)容，包括主要發(fā)言、決議事項及后續(xù)跟進人。

（3）會議記錄整理：會后2個工作日內(nèi)，完成會議紀要的整理，內(nèi)容需包括會議時間、地點、參會人員、缺席人員、主要討論內(nèi)容及決議事項，經(jīng)部門負責人審核后分發(fā)給相關人員。

2.管理辦公用品、耗材的采購、分發(fā)及庫存維護。

（1）采購流程：每月25日，根據(jù)各部門提交的辦公用品需求清單及庫存情況，編制采購計劃。計劃需列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及預算，經(jīng)主管領導審批后執(zhí)行。采購前，需對供應商進行資質(zhì)審核，選擇性價比高的產(chǎn)品。貨物到貨后，安排專人驗收，核對數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，并檢查產(chǎn)品質(zhì)量。

（2）入庫管理：驗收合格的辦公用品，需及時登記入庫，錄入庫存管理系統(tǒng)，并粘貼標簽。分類存放，如筆類、紙類、辦公設備等，確保取用方便。

（3）分發(fā)流程：各部門需填寫《辦公用品領用單》，注明所需物品及數(shù)量，經(jīng)部門負責人簽字后，由綜合辦公室進行分發(fā)。分發(fā)后，需在領用單上簽字確認，并更新庫存記錄。

（4）庫存盤點：每季度末，進行一次全面庫存盤點，核對實物與系統(tǒng)記錄是否一致。對差異情況進行調(diào)查，并調(diào)整庫存數(shù)據(jù)。對過期或損壞的物品，按規(guī)定進行報廢處理。

3.處理學校印章的使用與管理，確保合規(guī)用印。

（1）用印申請：需用印的部門或個人，需填寫《用印申請單》，詳細列明用印事由、附件內(nèi)容、用印日期等，并由部門負責人簽字確認。緊急用印需經(jīng)主管領導特批。

（2）用印審批：綜合辦公室負責人對申請單進行審核，確認事由合規(guī)、附件齊全后，方可用印。重要文件用印需報主管領導最終審批。

（3）用印登記：每次用印后，需在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印時間、事由、用印人、審批人等信息，并由保管人簽字確認。

（4）印章保管：印章需由專人保管，存放在保險柜內(nèi)。非工作時間需鎖入抽屜，并確保鎖具完好。保管人需定期檢查印章狀態(tài)，如有磨損或異常，及時上報并申請更換。

4.負責文件收發(fā)、歸檔及電子文檔的備份與整理。

（1）收文登記：收到文件后，需在《收文登記簿》上詳細記錄文件名稱、來源、日期、份數(shù)等信息，并立即通知相關收件人。緊急文件需優(yōu)先處理。

（2）文件傳閱：文件需按部門進行傳閱，傳閱人需在文件首頁簽字確認。傳閱過程中，需確保文件完整，不得遺失或涂改。傳閱完畢后，及時收回并歸檔。

（3）電子文檔管理：電子文檔需統(tǒng)一存儲在指定服務器或云存儲中，并設置訪問權限。定期對電子文檔進行備份，備份頻率為每周一次。重要文檔需雙備份，存放在不同物理位置。

（4）紙質(zhì)文檔歸檔：紙質(zhì)文檔需按年度、類別進行分類整理，并編號存檔。檔案柜需保持整潔，并做好防潮、防火措施。檔案借閱需填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)部門負責人批準后執(zhí)行。

（二）信息管理與服務

1.維護學校官網(wǎng)、公眾號等宣傳平臺的信息更新。

（1）信息審核：各部門需提前提交需發(fā)布的稿件，內(nèi)容需真實、準確、無錯別字。綜合辦公室對稿件進行審核，確保符合發(fā)布要求。

（2）信息發(fā)布：審核通過的稿件，需在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)布到官網(wǎng)或公眾號。發(fā)布前，需確認鏈接或二維碼無誤。

（3）信息維護：定期檢查網(wǎng)站和公眾號的運行狀態(tài)，確保頁面正常顯示，無錯誤提示。及時更新版權信息，確保內(nèi)容合法合規(guī)。

2.收集、整理并傳達學校各部門的行政通知與公告。

（1）通知發(fā)布：各部門需提前將通知內(nèi)容報送綜合辦公室，由綜合辦公室統(tǒng)一審核、排版并發(fā)布。通知需包含發(fā)布部門、發(fā)布日期、有效期限等信息。

（2）通知傳達：通過學校官網(wǎng)、公告欄、內(nèi)部郵件等多種渠道發(fā)布通知，確保信息覆蓋所有師生。

（3）通知反饋：重要通知需收集反饋意見，了解師生是否知曉及執(zhí)行情況。對未執(zhí)行的通知，需分析原因并采取補救措施。

3.提供咨詢服務，解答師生關于行政流程的疑問。

（1）咨詢服務渠道：設立咨詢電話、郵箱及在線客服，確保師生可隨時咨詢。

（2）常見問題解答：整理常見問題及解答，制作成FAQ文檔，方便師生查閱。

（3）咨詢記錄：詳細記錄每次咨詢內(nèi)容、解答情況及聯(lián)系方式，定期分析咨詢熱點，優(yōu)化服務流程。

（三）后勤保障支持

1.協(xié)調(diào)校園環(huán)境維護、安保及衛(wèi)生保潔工作。

（1）環(huán)境維護：定期檢查校園綠化、道路、設施等，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

（2）安保協(xié)調(diào)：與安保部門保持溝通，確保校園安全有序。

（3）衛(wèi)生保潔：監(jiān)督保潔公司的工作質(zhì)量，確保校園環(huán)境衛(wèi)生。

2.負責會議室、多功能廳等公共設施的預定與管理。

（1）預定流程：各部門需提前3個工作日提交會議室預定申請，注明預定時間、時長、人數(shù)及所需設備。綜合辦公室統(tǒng)一安排并確認。

（2）設備管理：定期檢查會議室設備，確保正常使用。安排專人負責設備的維護和保養(yǎng)。

（3）使用規(guī)范：制定會議室使用規(guī)范，提醒使用者保持整潔，愛護設備。

3.處理師生關于后勤服務的報修與投訴。

（1）報修登記：設立報修登記簿，詳細記錄報修內(nèi)容、時間、地點及聯(lián)系方式。

（2）報修處理：根據(jù)報修內(nèi)容，分類處理。如屬維修范圍，及時聯(lián)系維修人員；如屬投訴，安撫情緒并調(diào)查處理。

（3）反饋機制：報修處理完畢后，需及時反饋給報修人，并收集滿意度評價。

（四）內(nèi)外聯(lián)絡協(xié)調(diào)

1.負責與上級單位、兄弟院校及社會機構的聯(lián)絡與溝通。

（1）聯(lián)絡計劃：根據(jù)學校工作安排，制定聯(lián)絡計劃，明確聯(lián)絡對象、時間及內(nèi)容。

（2）聯(lián)絡記錄：詳細記錄每次聯(lián)絡內(nèi)容、結(jié)果及后續(xù)跟進事項。

（3）關系維護：保持與各單位的良好關系，為學校爭取更多資源和支持。

2.組織接待來訪人員，安排相關活動。

（1）接待準備：提前了解來訪人員信息，準備接待方案，包括接待人員、行程安排、住宿餐飲等。

（2）接待實施：安排專人負責接待，確保來訪人員順利參觀、交流。

（3）活動安排：根據(jù)學校安排，組織相關活動，如座談會、參觀考察等。

3.協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門之間的工作對接。

（1）信息共享：建立信息共享機制，確保各部門及時了解相關工作進展。

（2）會議協(xié)調(diào)：組織協(xié)調(diào)會議，解決跨部門問題。

（3）聯(lián)合行動：協(xié)調(diào)各部門聯(lián)合開展活動，確保工作協(xié)同推進。

三、工作流程與規(guī)范

綜合辦公室的工作流程遵循高效、規(guī)范、透明的原則，具體操作如下：

（一）文件處理流程

1.收文登記：對收到的文件進行編號、登記，并按部門分送。

（1）編號規(guī)則：文件編號需包含年份、部門代號、序號等信息，如“2023-綜合辦-001”。

（2）分送范圍：根據(jù)文件內(nèi)容，確定分送部門，并在登記簿上注明。

2.處理反饋：各部門需在規(guī)定時限內(nèi)（如2個工作日）處理文件，并反饋結(jié)果。

（1）反饋方式：可通過郵件、紙質(zhì)回執(zhí)等方式反饋處理結(jié)果。

（2）逾期處理：對逾期未反饋的部門，需進行催辦，并了解原因。

3.歸檔保存：重要文件需雙備份，紙質(zhì)版存檔于檔案室，電子版存檔于指定服務器。

（1）紙質(zhì)檔案：按年度、類別進行分類整理，并編號存檔。

（2）電子檔案：統(tǒng)一存儲在指定服務器或云存儲中，并設置訪問權限。

（二）會議組織流程

1.會議預告：提前3日發(fā)布會議通知，明確時間、地點及參會人員。

（1）通知內(nèi)容：需包括會議主題、議程、參會人員名單、時間地點等。

（2）通知方式：通過學校官網(wǎng)、內(nèi)部郵件、公告欄等多種渠道發(fā)布。

2.會前準備：檢查會議室設備，準備會議材料，并安排簽到。

（1）設備檢查：確保投影儀、音響、麥克風等設備正常工作。

（2）材料準備：提前準備好會議所需的報告、表格等資料。

（3）簽到安排：安排專人負責簽到，并收集參會人員信息。

3.會后跟進：整理會議紀要，分發(fā)給參會人員，并跟蹤決議落實情況。

（1）會議紀要：需包括會議時間、地點、參會人員、缺席人員、主要討論內(nèi)容及決議事項。

（2）決議跟蹤：對會議決議，需明確責任人和完成時限，并定期跟進。

（三）印章使用規(guī)范

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