PAGE市檔案館監(jiān)督制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)市檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，保障公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市檔案館工作實(shí)際，制定本監(jiān)督制度。（二）適用范圍本制度適用于市檔案館及其工作人員，以及利用市檔案館檔案的單位和個人。（三）基本原則1.依法監(jiān)督原則：嚴(yán)格依照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行監(jiān)督管理。2.全面覆蓋原則：涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。3.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，公正地開展監(jiān)督工作。4.預(yù)防為主原則：注重事前防范和過程控制，避免問題發(fā)生。二、檔案收集監(jiān)督（一）收集范圍1.明確本市各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)歸檔的文件材料范圍，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)活動、科研項(xiàng)目、基本建設(shè)等方面形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.對于涉及本市重大歷史事件、重要人物、重點(diǎn)工程項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)重點(diǎn)收集。（二）收集要求1.各單位應(yīng)按照規(guī)定的時間、質(zhì)量要求，及時向市檔案館移交檔案。移交的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、整理規(guī)范。2.市檔案館工作人員在接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量，對不符合要求的檔案，應(yīng)要求移交單位補(bǔ)充或更正。（三）監(jiān)督措施1.建立檔案收集登記制度，對檔案的移交時間、移交單位、檔案內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對各單位檔案收集情況進(jìn)行檢查，對未按時移交或移交檔案質(zhì)量不符合要求的單位，發(fā)出整改通知，督促其限期整改。3.加強(qiáng)與各單位的溝通協(xié)調(diào)，及時了解檔案形成情況，指導(dǎo)各單位做好檔案收集工作。三、檔案整理監(jiān)督（一）整理標(biāo)準(zhǔn)1.遵循國家檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目等。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化裝訂、編頁，電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等，確保整理后的檔案便于保管和利用。（二）整理過程1.市檔案館工作人員應(yīng)指導(dǎo)和監(jiān)督檔案整理工作，確保整理工作符合標(biāo)準(zhǔn)要求。2.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案分類不準(zhǔn)確、編號重復(fù)等，應(yīng)及時糾正。（三）監(jiān)督檢查1.定期對整理后的檔案進(jìn)行抽查，檢查整理質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。2.對不符合整理標(biāo)準(zhǔn)的檔案，要求重新整理，直至達(dá)到要求為止。四、檔案保管監(jiān)督（一）保管條件1.市檔案館應(yīng)具備符合國家規(guī)定的檔案保管場所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，確保檔案安全。（二）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制庫房人員出入，定期對庫房進(jìn)行巡查，確保檔案安全。2.對檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。3.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，備份存儲，防止檔案信息丟失。（三）監(jiān)督內(nèi)容1.檢查檔案保管場所的設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，是否滿足檔案保管要求。2.監(jiān)督檔案庫房管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作。3.對檔案清點(diǎn)核對情況進(jìn)行檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。五、檔案利用監(jiān)督（一）利用范圍明確檔案利用的范圍，包括為社會公眾提供查閱、復(fù)制檔案服務(wù)；為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位等提供檔案咨詢、證明等服務(wù)。（二）利用程序1.利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，說明利用目的、內(nèi)容等。2.市檔案館工作人員對利用申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。3.利用檔案時，應(yīng)在規(guī)定的場所進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。（三）監(jiān)督措施1.建立檔案利用登記制度，記錄利用者的基本信息、利用時間、利用檔案內(nèi)容等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評估利用效果。3.加強(qiáng)對檔案利用場所的監(jiān)督，防止利用過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。六、人員管理監(jiān)督（一）人員資質(zhì)市檔案館工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書。（二）崗位職責(zé)明確工作人員的崗位職責(zé)，簽訂崗位責(zé)任書，確保各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到人。（三）考核評價1.建立工作人員考核評價制度，定期對工作人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行考核。2.考核結(jié)果作為工作人員獎懲、晉升、培訓(xùn)等的依據(jù)。（四）監(jiān)督檢查1.檢查工作人員是否遵守檔案工作紀(jì)律和職業(yè)道德規(guī)范。2.對違反規(guī)定的工作人員，依法依規(guī)進(jìn)行處理。七、信息化建設(shè)監(jiān)督（一）建設(shè)規(guī)劃制定市檔案館信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟等，確保信息化建設(shè)與檔案業(yè)務(wù)工作相適應(yīng)。（二）系統(tǒng)安全1.建立檔案信息化系統(tǒng)安全管理制度，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改等。（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量1.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（四）監(jiān)督檢查1.檢查信息化建設(shè)規(guī)劃的執(zhí)行情況，是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。2.監(jiān)督信息化系統(tǒng)安全管理制度的落實(shí)情況，是否存在安全隱患。3.對數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量符合要求。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對市檔案館各項(xiàng)工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對部分工作環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對特定問題或重點(diǎn)工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、利用等工作是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.人員管理、信息化建設(shè)等工作是否規(guī)范。3.各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。（三）責(zé)任追究1.對于違反本監(jiān)督制度的單位和個人，視情節(jié)輕重，給