PAGE電梯維修檔案管理制度一、總則（一）目的為加強電梯維修檔案的管理，確保電梯維修工作的規(guī)范化、科學(xué)化，保障電梯安全運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所負(fù)責(zé)的各類電梯維修檔案的管理，包括電梯的日常維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄、大修改造記錄等。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)電梯維修檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。2.電梯維修部門負(fù)責(zé)電梯維修檔案資料的形成、積累和整理，并及時移交檔案管理部門。3.相關(guān)技術(shù)人員協(xié)助檔案管理部門和電梯維修部門做好電梯維修檔案的管理工作，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。二、檔案的收集與整理（一）日常維護保養(yǎng)記錄1.電梯維護保養(yǎng)單位應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，定期對電梯進行維護保養(yǎng)，并詳細(xì)記錄每次維護保養(yǎng)的內(nèi)容、時間、維修人員等信息。2.維護保養(yǎng)記錄應(yīng)包括電梯的運行狀況檢查、機械部件潤滑、電氣系統(tǒng)檢測、安全裝置試驗等內(nèi)容，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整。3.每次維護保養(yǎng)結(jié)束后，維護保養(yǎng)人員應(yīng)在記錄上簽字確認(rèn)，并及時將記錄提交給電梯維修部門。（二）故障維修記錄1.當(dāng)電梯發(fā)生故障時，維修人員應(yīng)及時到達現(xiàn)場進行維修，并詳細(xì)記錄故障發(fā)生的時間、地點、現(xiàn)象、維修過程及更換的零部件等信息。2.故障維修記錄應(yīng)包括故障原因分析、維修措施、維修結(jié)果等內(nèi)容，對于重大故障或疑難故障，應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進行會診，并記錄會診過程和結(jié)果。3.維修人員完成維修工作后，應(yīng)在故障維修記錄上簽字確認(rèn)，并及時將記錄提交給電梯維修部門。（三）大修改造記錄1.電梯進行大修改造時，應(yīng)制定詳細(xì)的大修改造方案，并按照方案進行實施。大修改造記錄應(yīng)包括大修改造方案、施工過程記錄、質(zhì)量檢驗報告、驗收報告等內(nèi)容。2.施工過程記錄應(yīng)包括電梯各部件的更換、安裝、調(diào)試等情況，質(zhì)量檢驗報告應(yīng)包括電梯的各項性能指標(biāo)檢測結(jié)果，驗收報告應(yīng)包括驗收人員、驗收時間、驗收結(jié)論等內(nèi)容。3.大修改造完成后，施工單位應(yīng)將大修改造記錄提交給電梯維修部門，電梯維修部門審核后移交檔案管理部門。（四）檔案整理要求1.電梯維修檔案應(yīng)按照電梯型號、維修時間順序進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并按照檔案管理的要求進行裝訂。3.檔案資料應(yīng)標(biāo)注清晰的頁碼和目錄，便于查閱和管理。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.電梯維修部門應(yīng)定期將整理好的電梯維修檔案移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對電梯維修檔案進行分類歸檔，并建立檔案目錄和索引。3.歸檔的電梯維修檔案應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由電梯維修部門留存?zhèn)洳椤＃ǘ┍９芷谙?.電梯日常維護保養(yǎng)記錄的保管期限為[X]年。2.電梯故障維修記錄的保管期限為[X]年。3.電梯大修改造記錄的保管期限為長期。（三）保管方式1.電梯維修檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，并做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備中，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應(yīng)建立電子檔案的索引和檢索系統(tǒng)，便于查閱和管理。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電梯維修檔案時，應(yīng)填寫《電梯維修檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電梯維修檔案時，應(yīng)填寫《電梯維修檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記手續(xù)應(yīng)包括借閱人姓名、借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并辦理續(xù)借手續(xù)。（三）保密規(guī)定1.電梯維修檔案涉及電梯的技術(shù)資料、運行數(shù)據(jù)、故障信息等內(nèi)容，屬于公司的機密文件，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)加強對電梯維修檔案的保密管理，采取必要的保密措施，防止檔案資料的泄露。3.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有泄露情況，檔案管理部門應(yīng)及時采取措施進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的電梯維修檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)技術(shù)人員和電梯維修部門人員共同進行。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、保管期限等因素，綜合判斷檔案的存毀價值。3.對于鑒定后確定為有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)進行保管；對于鑒定后確定為無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《電梯維修檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進行銷毀。（二）銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全、規(guī)范。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，