PAGE檔案各項(xiàng)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過(guò)程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交檔案。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理水平。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理知識(shí)和技術(shù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件、資料。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等文件。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。7.公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等文件。8.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料。9.公司固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案、物資檔案等文件。10.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專利證書(shū)等文件。11.其他與公司工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集及時(shí)、完整。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，防止原件丟失或損壞。4.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)將收集到的檔案材料移交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等十大類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件、資料，公司股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等重要文件，公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等重要文件，公司人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件，公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件，公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件，公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料，公司固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案、物資檔案等文件。4.短期保管的檔案主要包括公司一般性文件、資料，公司臨時(shí)性工作中形成的文件、資料等。（四）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值和利用情況等，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。4.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。3.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，在指定的地點(diǎn)查閱檔案。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。3.查閱人員如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案查閱專用章。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字。（三）利用規(guī)定1.公司員工利用檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。2.公司外部單位利用檔案應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息不被泄露。3.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)。（二）移交1.各部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交檔案。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。3.確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保密體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保密體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握