PAGE實(shí)體檔案入庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司實(shí)體檔案的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的各類實(shí)體檔案的入庫(kù)管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司實(shí)體檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案入庫(kù)前的準(zhǔn)備（一）檔案整理1.各部門(mén)應(yīng)在檔案形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。2.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）質(zhì)量審核1.檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行質(zhì)量審核，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對(duì)于審核不合格的檔案，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，直至符合要求。（三）庫(kù)房準(zhǔn)備1.根據(jù)檔案的數(shù)量、種類等因素，合理規(guī)劃?rùn)n案庫(kù)房的存儲(chǔ)空間，確保檔案有足夠的存放空間。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，保證檔案的安全保存。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，符合檔案保存的環(huán)境要求。三、檔案入庫(kù)流程（一）交接登記1.各部門(mén)整理好的檔案，由檔案管理人員與部門(mén)檔案員進(jìn)行交接。2.交接雙方應(yīng)填寫(xiě)《檔案交接登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人、接收人等信息，并簽字確認(rèn)。（二）入庫(kù)上架1.檔案管理人員按照檔案的分類編號(hào)順序，將檔案上架存放。2.上架后的檔案應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)在檔案架上標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、年度等信息。（三）電子錄入1.對(duì)入庫(kù)的檔案進(jìn)行電子信息錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子錄入的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)體檔案一致，包括檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等。3.定期對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。四、檔案保管（一）日常巡查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案的存放狀況、庫(kù)房環(huán)境等。2.巡查內(nèi)容包括檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，庫(kù)房的溫濕度是否符合要求，安全防護(hù)設(shè)施是否正常運(yùn)行等。3.對(duì)巡查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（二）溫濕度調(diào)控1.根據(jù)檔案庫(kù)房的溫濕度要求，配備相應(yīng)的溫濕度調(diào)控設(shè)備。2.定期對(duì)溫濕度調(diào)控設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.當(dāng)庫(kù)房溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，保證檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定。（三）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門(mén)禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.安裝防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的有效性。3.制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，并對(duì)檔案庫(kù)房的消防器材、應(yīng)急照明等設(shè)備進(jìn)行檢查，確保其處于良好狀態(tài)。（四）檔案清點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)一致。2.清點(diǎn)工作應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的實(shí)際情況，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或有其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。五、檔案利用（一）利用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)。（二）審批登記1.檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等因素決定是否批準(zhǔn)。2.對(duì)于批準(zhǔn)的利用申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，記錄利用人的姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（三）查閱利用1.利用人憑有效證件到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。2.查閱檔案時(shí)，利用人應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）歸還注銷(xiāo)1.利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)后辦理歸還手續(xù)。2.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案利用申請(qǐng)表》上注明歸還時(shí)間，并將申請(qǐng)表歸檔保存。同時(shí)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案專家等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確檔案的保管期限、價(jià)值評(píng)估等內(nèi)容，為檔案鑒定工作提供依據(jù)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案鑒定清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.鑒定小組對(duì)《檔案鑒定清冊(cè)》進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出存毀意見(jiàn)。3.鑒定結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀后的檔案清單應(yīng)歸檔保存，以備查考。