PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案編目檢索制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理，提高檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和共享，特制定本編目檢索制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及其他相關(guān)組織形成的各類檔案的編目檢索工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：編目檢索信息應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，確保檢索結(jié)果的可靠性。2.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和編號，形成系統(tǒng)的編目檢索體系。3.實(shí)用性原則：編目檢索方法應(yīng)簡便易行，便于檔案管理人員和利用者操作使用，滿足實(shí)際工作需要。4.安全性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保編目檢索信息的安全。二、檔案編目（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行分類。主要分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會事務(wù)類、農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作類等一級類目。2.一級類目下可根據(jù)檔案內(nèi)容的具體情況設(shè)置二級及以下類目，如黨群工作類可分為組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察等二級類目。（二）編號方法1.采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）件號的編號方法。2.年度：以公元紀(jì)年標(biāo)注檔案形成的年度，如“2023”。3.保管期限：分為永久、定期（30年、10年），分別標(biāo)注為“永久”“30年”“10年”。4.機(jī)構(gòu)（問題）：按照檔案形成的部門或問題進(jìn)行編號，如“黨政辦”“財政所”等。5.件號：在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)（問題）內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始依次編號。（三）編目內(nèi)容1.歸檔文件目錄：順序號：填寫歸檔文件在分類方案中的排列順序號。文號：文件的發(fā)文字號。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人。題名：文件的標(biāo)題。日期：文件的形成時間。保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價值確定的保管期限。密級：文件的秘密等級。備注：對文件需要說明的情況。2.卷內(nèi)文件目錄：順序號：填寫卷內(nèi)文件的排列順序號。文號：文件的發(fā)文字號。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人。題名：文件的標(biāo)題。日期：文件的形成時間。頁號：文件所在的頁碼。3.備考表：本卷情況說明：填寫本卷文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。立卷人：負(fù)責(zé)立卷的人員簽名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查立卷質(zhì)量的人員簽名。日期：立卷和檢查的日期。（四）編目要求1.編目工作應(yīng)在檔案整理完成后及時進(jìn)行，確保編目信息與檔案實(shí)體一致。2.編目人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確填寫編目項目中的各項信息，做到字跡清晰、工整。3.編目過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并向相關(guān)部門或人員核實(shí)，確保編目信息的準(zhǔn)確性。三、檔案檢索（一）檢索工具1.紙質(zhì)檢索工具：案卷目錄：以案卷為單位，按照分類編號順序編制，反映案卷的基本信息，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等。歸檔文件目錄：以件為單位，按照分類編號順序編制，便于快速查找單份文件。2.電子檢索工具：檔案管理系統(tǒng)：利用計算機(jī)技術(shù)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，錄入編目信息，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。電子索引：根據(jù)檔案內(nèi)容和特征，建立關(guān)鍵詞索引、主題詞索引等電子索引，提高檢索效率。（二）檢索途徑1.分類檢索：按照檔案分類體系，通過類目名稱查找相關(guān)檔案。2.主題檢索：根據(jù)檔案主題詞，查找與主題相關(guān)的檔案。3.文號檢索：通過文件文號查找特定文件。4.責(zé)任者檢索：按照文件責(zé)任者查找相關(guān)檔案。5.時間檢索：根據(jù)檔案形成時間查找特定時間段內(nèi)的檔案。（三）檢索流程1.用戶提出檢索需求，明確檢索目的、檢索范圍和檢索條件。2.檔案管理人員根據(jù)用戶需求，選擇合適的檢索工具和檢索途徑進(jìn)行檢索。3.對檢索結(jié)果進(jìn)行篩選、整理，將符合用戶需求的檔案信息提供給用戶。4.用戶對檢索結(jié)果進(jìn)行反饋，如不滿意，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)反饋意見調(diào)整檢索策略，重新進(jìn)行檢索，直至滿足用戶需求。（四）檢索要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握各種檢索工具和檢索方法，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。2.建立檢索記錄制度，對每次檢索的時間、檢索人員姓名、檢索需求、檢索結(jié)果等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便統(tǒng)計分析和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。3.定期對檢索工具進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。四、檔案編目檢索的組織與實(shí)施（一）組織架構(gòu)成立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案編目檢索工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案編目檢索工作，制定工作方案，解決工作中的重大問題。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室，負(fù)責(zé)檔案編目檢索工作的具體組織實(shí)施和日常管理。檔案室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、檢索等工作。（二）職責(zé)分工1.領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案編目檢索工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。組織協(xié)調(diào)各部門之間的檔案編目檢索工作，保障工作順利開展。定期對檔案編目檢索工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，研究解決工作中存在的問題。2.檔案室職責(zé)：負(fù)責(zé)制定檔案編目檢索工作計劃，并組織實(shí)施。按照檔案管理規(guī)范，對各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目，建立完善的檢索體系。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和使用，確保電子檢索工具的正常運(yùn)行。為檔案利用者提供檔案檢索服務(wù)，解答利用過程中的問題。定期對檔案編目檢索工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)工作方法和提高工作質(zhì)量。3.各部門職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案室。協(xié)助檔案室做好檔案編目檢索工作，提供必要的檔案信息和資料。配合檔案室開展檔案利用工作，及時反饋檔案利用效果。（三）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加檔案編目檢索業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、分類編號方法、編目檢索技巧、檔案管理系統(tǒng)操作等。2.建立檔案編目檢索