PAGE醫(yī)院檔案保密制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的各類檔案信息的保密管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識教育，建立健全保密制度和防范措施，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.全程管理原則：對檔案的形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程實(shí)施保密管理，確保每個環(huán)節(jié)的信息安全。4.責(zé)任到人原則：明確各部門及人員在檔案保密工作中的職責(zé)，對因工作失誤或故意行為導(dǎo)致檔案信息泄露的，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院檔案保密制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案，建立健全檔案管理制度和工作流程。3.對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。4.定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.負(fù)責(zé)對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督和審核，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，確保檔案信息的合理使用。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照醫(yī)院檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.明確專人負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的管理，確保檔案的安全與保密。3.對本科室、部門人員進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識，防止檔案信息在日常工作中泄露。4.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案保密制度，履行相關(guān)審批手續(xù)，確保檔案信息的合理使用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案信息的安全與保密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案的完整與準(zhǔn)確。3.按照規(guī)定的范圍和程序，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員或泄露給外部單位。三、檔案保密措施（一）檔案存儲保密1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.對檔案進(jìn)行分類存放，不同類型、不同密級的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。4.采用電子存儲方式的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止信息丟失或損壞。（二）檔案查閱、借閱保密1.嚴(yán)格限定檔案查閱、借閱范圍，查閱、借閱檔案必須填寫申請表，注明查閱、借閱目的、內(nèi)容、期限等，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案查閱、借閱應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出醫(yī)院或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并進(jìn)行登記。3.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容、審批情況等，以備查詢。（三）檔案傳遞保密1.檔案傳遞應(yīng)通過安全可靠的方式進(jìn)行，如專人送達(dá)、機(jī)要通信等，確保檔案在傳遞過程中的安全。如需通過郵寄方式傳遞檔案，應(yīng)使用掛號信或特快專遞，并采取加密措施，防止檔案信息泄露。2.檔案傳遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案準(zhǔn)確無誤。交接記錄應(yīng)詳細(xì)注明傳遞時(shí)間、地點(diǎn)、人員、檔案名稱及數(shù)量等信息。（四）檔案銷毀保密1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行定期銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行鑒定，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等，確保銷毀徹底。3.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，保存期限不少于規(guī)定年限。四、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.醫(yī)院成立檔案保密監(jiān)督小組，由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對醫(yī)院檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案保密監(jiān)督小組定期召開會議，研究分析檔案保密工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施，并督促相關(guān)部門落實(shí)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案存儲環(huán)境的安全狀況，如庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、門禁系統(tǒng)的使用情況等。3.檔案查閱、借閱、傳遞等手續(xù)的辦理情況，是否存在違規(guī)操作。4.檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平，是否熟悉檔案保密制度和工作流程。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案保密監(jiān)督小組每年至少組織一次全面的檔案保密檢查，對各科室、部門的檔案保密工作進(jìn)行實(shí)地檢查和評估。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對各科室、部門的檔案管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或存在的突出問題，適時(shí)開展專項(xiàng)檢查，確保檔案保密工作的有效落實(shí)。（四）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案保密監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改部門應(yīng)認(rèn)真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并將整改情況及時(shí)報(bào)告檔案保密監(jiān)督小組。3.檔案保密監(jiān)督小組對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和個人，將進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)。五、檔案保密教育與培訓(xùn)（一）教育對象醫(yī)院全體員工，包括正式職工、合同制職工、實(shí)習(xí)人員及臨時(shí)聘用人員。（二）教育內(nèi)容1.國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，增強(qiáng)員工的法律意識和合規(guī)意識。2.醫(yī)院檔案保密制度的內(nèi)容和要求，使員工熟悉檔案管理工作流程和保密措施。3.文件資料保密知識，如文件的起草、印發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的保密要求，提高員工對文件資料的保密能力。4.案例分析，通過實(shí)際案例分析，讓員工深刻認(rèn)識檔案信息泄露的危害，吸取教訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識。（三）培訓(xùn)方式1.定期培訓(xùn)：檔案管理部門每年組織不少于兩次的檔案保密知識培訓(xùn)，并邀請專家進(jìn)行授課，提高培訓(xùn)的專業(yè)性和權(quán)威性。2.專題培訓(xùn)：根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際需要，適時(shí)開展專題培訓(xùn)，如檔案數(shù)字化管理中的保密問題、電子文件的安全存儲等，針對性地解決工作中的難點(diǎn)問題。3.在線學(xué)習(xí)：利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供檔案保密知識在線學(xué)習(xí)資源，方便員工隨時(shí)學(xué)習(xí)和查閱。4.案例警示教育：定期收集整理檔案信息泄露的典型案例，通過內(nèi)部通報(bào)、專題會議等形式進(jìn)行警示教育，提高員工的警惕性。（四）培訓(xùn)效果評估1.通過考試、撰寫心得體會、實(shí)際操作等方式對員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，確保員工掌握檔案保密知識和技能。2.對培訓(xùn)效果評估結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，針對存在的問題及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式，不斷提高培訓(xùn)質(zhì)量。六、檔案保密責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或重大過失導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改或丟失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)主要責(zé)任。2.因工作失誤或管理不善導(dǎo)致檔案信息泄露的，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因違反檔案保密制度，擅自將檔案提供給無關(guān)人員或泄露給外部單位的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對違反檔案保密制度情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責(zé)令其作出書面檢討，并限期整改。2.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予一定數(shù)額的經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額從個人工資中扣除，并上繳醫(yī)院財(cái)務(wù)。3.行政處分：對違反檔案保密制度情節(jié)嚴(yán)重的人員，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。4.法律追究：對因檔案信息泄露給醫(yī)院造成重大損失或構(gòu)成犯罪的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件后，由檔案管理部門立即進(jìn)