PAGE學(xué)校文書檔案登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本登記制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門形成的各類文書檔案，包括但不限于行政文件、教學(xué)文件、科研文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免錯誤或虛假記錄。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、登記、保管等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。5.保密性原則：對涉及學(xué)校機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案登記內(nèi)容（一）文件基本信息登記1.文件名稱：準(zhǔn)確填寫文件的具體標(biāo)題。2.文號：記錄文件的發(fā)文字號。3.發(fā)文部門：明確文件的起草或發(fā)出部門。4.發(fā)文日期：注明文件的發(fā)布時間。5.密級：根據(jù)文件內(nèi)容確定密級，如絕密、機(jī)密、秘密等。6.緊急程度：區(qū)分文件的緊急程度，如特急、加急等。（二）文件流轉(zhuǎn)信息登記1.收文日期：記錄文件收到的時間。2.收文編號：為便于管理，對收文進(jìn)行編號。3.傳閱記錄：詳細(xì)記錄文件在學(xué)校內(nèi)部傳閱的情況，包括傳閱人姓名、傳閱時間等。4.辦理情況：跟蹤文件的辦理進(jìn)度，記錄是否已辦結(jié)、辦理結(jié)果等。（三）檔案保管信息登記1.檔案分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類登記，如黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類等。2.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定保管期限，如短期、中期、長期等。3.存放位置：明確檔案在檔案室的具體存放地點(diǎn)。三、檔案登記流程（一）收文登記1.學(xué)校收發(fā)室收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行登記。2.登記內(nèi)容包括文件基本信息、收文日期、收文編號等，并將文件送相關(guān)部門簽收。（二）傳閱登記1.文件傳閱時，傳閱人應(yīng)在傳閱記錄上簽字，注明傳閱時間。2.傳閱完畢后，將文件交回檔案室或相關(guān)部門。（三）辦理登記1.文件辦理過程中，承辦部門應(yīng)及時記錄辦理情況。2.辦理完畢后，將辦理結(jié)果反饋給相關(guān)部門，并在檔案登記中注明。（四）歸檔登記1.文件辦理結(jié)束后，承辦部門應(yīng)將文件整理歸檔。2.檔案室對歸檔文件進(jìn)行審核，無誤后進(jìn)行檔案保管信息登記，并將文件存入相應(yīng)位置。四、檔案登記要求（一）及時準(zhǔn)確登記人員應(yīng)及時對文件進(jìn)行登記，確保信息準(zhǔn)確無誤，不得拖延或漏登。（二）字跡清晰登記內(nèi)容應(yīng)字跡清晰，易于辨認(rèn)，不得潦草或模糊不清。（三）妥善保管登記冊應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失或涂改。如有損壞或丟失，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（四）定期核對定期對檔案登記情況進(jìn)行核對，確保登記信息與實(shí)際檔案情況相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行糾正。五、檔案查閱登記（一）查閱申請1.校內(nèi)人員查閱檔案，需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。（二）查閱登記1.檔案室審核通過后，為查閱人員辦理查閱登記手續(xù)。2.登記內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱檔案名稱及編號等。（三）查閱限制1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.涉及機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）查閱歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在查閱登記冊上簽字確認(rèn)。六、檔案借閱登記（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的，需填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。（二）借閱登記1.檔案室對借閱申請進(jìn)行審核后，辦理借閱登記手續(xù)。2.登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱日期、借閱檔案名稱及編號、預(yù)計(jì)歸還日期等。（三）借閱期限借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如有逾期未還，檔案室應(yīng)及時催還。2.歸還檔案時，檔案室應(yīng)檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案移交登記（一）移交申請1.學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等原因需要移交檔案的，相關(guān)部門應(yīng)填寫移交申請表。2.申請表應(yīng)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交原因等。（二）移交登記1.檔案室對移交申請進(jìn)行審核后，辦理移交登記手續(xù)。2.登記內(nèi)容包括移交部門、接收部門、移交日期、移交檔案名稱及編號、數(shù)量等。（三）移交手續(xù)1.移交雙方應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對移交檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.清點(diǎn)核對無誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。八、檔案銷毀登記（一）銷毀申請1.檔案保管期滿或因其他原因需要銷毀的，相關(guān)部門應(yīng)填寫銷毀申請表。2.申請表應(yīng)注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并附上檔案清單。（二）銷毀鑒定1.檔案室對銷毀申請進(jìn)行初審后，組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和有關(guān)規(guī)定，確定檔案是否可以銷毀。（三）銷毀登記1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，辦理銷毀登記手續(xù)。2.登記內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及編號、數(shù)量、銷毀方式等。（四）銷毀實(shí)施1.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。九、檔案登記的信息化管理（一）建立電子檔案登記系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立電子檔案登記系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案登記信息的電子化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)及時將檔案登記信息錄入系統(tǒng)，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）查詢與統(tǒng)計(jì)功能通過電子檔案登記系統(tǒng)，提供便捷的檔案查詢和統(tǒng)計(jì)功能，滿足學(xué)校各部門對檔案信息的需求。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案登記工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核評價將檔案登記工作納入學(xué)校各部門的績效考核體系，對檔案登記工作成績突出的部門和個人