PAGE檔案館機關(guān)管理制度一、總則（一）目的為加強本檔案館機關(guān)管理，確保檔案工作的規(guī)范化、科學化、制度化，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館機關(guān)全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.科學規(guī)范原則：運用科學的管理方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案管理流程，提高管理效率。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為機關(guān)各項工作和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責分工（一）館領(lǐng)導職責1.全面領(lǐng)導檔案館機關(guān)的檔案管理工作，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。2.審核檔案管理工作的重要制度、規(guī)定和業(yè)務(wù)流程。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備等條件。（二）檔案部門職責1.貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和本館檔案管理制度，負責檔案工作的具體組織實施。2.制定檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范和標準，指導和監(jiān)督各部門的檔案工作。3.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。5.開發(fā)利用檔案資源，編制檔案檢索工具和參考資料，為機關(guān)工作和社會公眾提供檔案信息服務(wù)。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓和學術(shù)交流活動，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案部門移交檔案。3.協(xié)助檔案部門開展檔案整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映本機關(guān)職能活動、業(yè)務(wù)工作和歷史沿革的文件材料。2.本機關(guān)形成的各種門類和載體的檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.本機關(guān)在工作中接收的與本機關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。4.本機關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等具有保存價值的材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保檔案的形成與業(yè)務(wù)工作同步進行。2.收集的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體符合要求。3.對具有重要保存價值的文件材料，應進行重點收集，確保不遺漏。4.收集的電子文件應符合電子檔案管理的相關(guān)標準，確保其可讀性和可利用性。（三）收集程序1.各部門兼職檔案員在文件材料形成或收到后，應及時進行分類整理，按照檔案管理要求進行初步立卷。2.每年[具體時間]前，各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案部門。3.檔案部門對接收的檔案進行檢查驗收，對不符合要求的檔案，退回原部門進行補充完善。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立科技檔案案卷目錄和底圖目錄。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限進行分類整理，編制會計檔案案卷目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進行分類整理，編制聲像檔案目錄。5.電子檔案：按照全宗、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行數(shù)據(jù)備份。（三）整理要求1.整理工作應在檔案收集齊全的基礎(chǔ)上進行，確保檔案的分類準確、排列有序、編目規(guī)范。2.檔案整理應使用統(tǒng)一的檔案裝具，如檔案盒、卷皮等，并按照規(guī)定填寫相關(guān)內(nèi)容。3.對破損、褪色的檔案應進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案的整理應符合電子文件管理的相關(guān)標準，確保其元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.使用符合國家標準的檔案裝具，如檔案盒、卷皮、底圖柜等。2.檔案裝具應標明全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等信息，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照全宗、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等順序進行排列存放，便于檔案的查找和利用。2.對重要檔案和利用率較高的檔案，應設(shè)置專門的存放位置，便于快速查閱。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值，確定檔案的保管期限，分為永久保管、長期保管（[具體年限]）和短期保管（[具體年限]）。2.對保管期限已滿的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（五）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護，確保檔案安全。2.檔案工作人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。3.加強對檔案信息的安全保密管理，防止檔案信息泄露。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。六、檔案利用（一）利用范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本館檔案，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.社會公眾因特殊原因需要查閱、利用本館檔案，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案閱覽室查閱檔案，檔案工作人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)批準后按照規(guī)定進行復制。復制檔案應使用符合要求的設(shè)備和材料，確保復制件的質(zhì)量。（三）利用要求1.檔案利用者應遵守檔案利用的有關(guān)規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等。2.檔案利用者查閱、借閱檔案時，應在檔案工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自將檔案帶出檔案閱覽室或借閱室。3.檔案利用者如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案工作人員審核同意，并注明出處。4.外單位查閱、借閱本館檔案，應按照規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館領(lǐng)導、檔案部門負責人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值，制定檔案鑒定標準，明確檔案鑒定的原則、方法和程序。2.檔案鑒定應從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的保存價值。（三）鑒定程序1.定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，檔案鑒定小組按照鑒定標準對檔案進行逐卷審查。2.對確定無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報館領(lǐng)導批準后進行銷毀。3.對仍有保存價值的檔案，重新確定保管期限，并進行調(diào)整和整理。（四）鑒定記錄1.檔案鑒定工作應做好記錄，包括鑒定時間、鑒定人員、鑒定檔案數(shù)量、鑒定結(jié)果等信息。2.檔案鑒定記錄應妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的全宗號、年度、保管期限、檔號、題名、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)館領(lǐng)導審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。（三）銷毀記錄1.檔案銷毀工作應做好記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。2.檔案銷毀記錄應與檔案銷毀清冊一并保存，作為檔案管理工作的重要資料。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)、步驟和保障措施。（二）數(shù)字化加工1.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標準，對館藏檔案進行數(shù)字化加工，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。2.數(shù)字化加工過程中，應確保檔案信息的準確性和完整性，對數(shù)字化成果進行質(zhì)量檢查和驗收。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，方便檔案工作人員和利用者使用。（四）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，建立健全信息安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、用戶認證等安全技術(shù)措施，保障檔案信息安全。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強對檔案信息數(shù)據(jù)的備份管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地，防止數(shù)據(jù)丟失。十、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進、移出情況統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、種類、來源等信息。2.檔案整理、保管情況統(tǒng)計，包括檔案整理數(shù)量、保管期限分布、庫房面積等信息。3.檔案利用情況統(tǒng)計，包括利用人次、利用檔案數(shù)量、利用方式等信息。4.檔案鑒定、銷毀情況統(tǒng)計，包括鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等信息。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計登記。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整，統(tǒng)計人員應認真核對數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計結(jié)果的真實性。（三）統(tǒng)計分析1.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計分析結(jié)果，制定改進措施，不斷提高檔案管理水平。十一、監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案工作質(zhì)量，包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等方面。3.檔案安全管理情況，包括檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全狀況，檔案信息的安全保密措施等。（二）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案工作檢查，對檔案管理工作進行全面評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對各部門的檔案工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)