PAGE城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃編制、審批、實(shí)施及管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城鄉(xiāng)規(guī)劃業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映城鄉(xiāng)規(guī)劃業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織的檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.對(duì)檔案的安全保管情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問(wèn)題。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在城鄉(xiāng)規(guī)劃業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案的管理和利用工作。其主要職責(zé)包括：1.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門(mén)提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉城鄉(xiāng)規(guī)劃業(yè)務(wù)，遵守檔案管理工作紀(jì)律。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等具體工作。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等操作，建立檔案檢索工具。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案的安全。4.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，提出意見(jiàn)和建議。5.將檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并協(xié)助解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案的收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.城鄉(xiāng)規(guī)劃編制過(guò)程中形成的基礎(chǔ)資料、規(guī)劃文本、圖紙、圖表、模型等。2.城鄉(xiāng)規(guī)劃審批文件，如規(guī)劃選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。3.城鄉(xiāng)規(guī)劃實(shí)施過(guò)程中的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、評(píng)估報(bào)告、變更記錄等。4.與城鄉(xiāng)規(guī)劃相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)文件等。5.城鄉(xiāng)規(guī)劃領(lǐng)域的科研成果、學(xué)術(shù)論文、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)按照城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案的內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類(lèi)，可分為綜合管理類(lèi)、規(guī)劃編制類(lèi)、規(guī)劃審批類(lèi)、規(guī)劃實(shí)施類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合編碼等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。同時(shí)，對(duì)重要檔案應(yīng)編寫(xiě)檔案摘要，簡(jiǎn)要介紹檔案的主要內(nèi)容。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊情況的檔案，應(yīng)及時(shí)移交。（二）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)將歸檔的檔案按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行存放，建立檔案實(shí)體分類(lèi)存放索引。（三）保管期限根據(jù)城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及城鄉(xiāng)規(guī)劃重大決策、核心業(yè)務(wù)、歷史沿革等具有重要保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案保存期限為[X]年的檔案，主要包括一般規(guī)劃項(xiàng)目檔案、重要業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管的檔案保存期限為[X]年的檔案，如一般性文件、臨時(shí)性資料等。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、安全的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門(mén)查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案必須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、污損檔案。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門(mén)、查閱或借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。（四）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.檔案管理人員在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和利用要求，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息安全。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報(bào)告，明確銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)將處理后的電子檔案圖像與其元數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行掛接存儲(chǔ)，形成完整的電子檔案數(shù)據(jù)集。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，對(duì)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目等進(jìn)行自動(dòng)化管理。2.檢索查詢(xún)提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理在線辦理檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等手續(xù)，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理功能，確保不同人員對(duì)檔案信息具有相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，保障檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門(mén)定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、移交、保管及利用等情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行年度考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門(mén)和個(gè)人績(jī)效評(píng)定、獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施