PAGE北京律所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)北京律所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范律所檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，為律所的業(yè)務(wù)開(kāi)展、內(nèi)部管理、決策支持以及應(yīng)對(duì)法律事務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的信息保障。（二）適用范圍本制度適用于北京律所全體員工，包括律師、律師助理、行政人員等。律所檔案涵蓋各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，涉及律所運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映律所的業(yè)務(wù)活動(dòng)和實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理律所各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。4.保密性原則：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、當(dāng)事人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢(xún)、借閱和使用，提高檔案利用效率，滿(mǎn)足律所員工工作需要。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)律所檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)職責(zé)如下：1.制定和完善律所檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案查詢(xún)和利用效率。4.定期開(kāi)展檔案安全檢查，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。5.對(duì)律所各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理培訓(xùn)，提高全員檔案管理意識(shí)。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。（二）各部門(mén)負(fù)責(zé)人各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員及時(shí)將工作中形成的檔案資料收集齊全，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理和移交。同時(shí)，負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門(mén)人員遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（三）檔案形成人員律所全體員工在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，應(yīng)及時(shí)整理并移交至檔案管理部門(mén)。檔案形成人員對(duì)所形成檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并按照檔案管理要求做好相關(guān)工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類(lèi)訴訟案件檔案、非訴訟法律事務(wù)檔案等。按照案件類(lèi)型、業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分，如民事案件檔案、刑事案件檔案、合同審查檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)檔案等。2.行政檔案：涵蓋律所行政辦公文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案：涉及員工入職資料、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：采用年份+案件類(lèi)別代碼+案件順序號(hào)的方式。例如，2023年民事案件的第一個(gè)檔案編號(hào)為2023M001，其中“2023”表示年份，“M”表示民事案件類(lèi)別代碼，“001”表示該年份該類(lèi)別案件的順序號(hào)。2.行政檔案編號(hào)：按照年份+檔案類(lèi)別代碼+順序號(hào)編制。如2023年的行政辦公文件第5份編號(hào)為2023A005，“A”為行政檔案類(lèi)別代碼。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)年份+檔案類(lèi)型代碼+順序號(hào)確定。例如2023年的會(huì)計(jì)憑證第10冊(cè)編號(hào)為2023F010，“F”代表財(cái)務(wù)檔案類(lèi)型代碼。4.人事檔案編號(hào)：采用員工工號(hào)+檔案類(lèi)別代碼+順序號(hào)。如員工張三工號(hào)為001，其2023年的培訓(xùn)記錄編號(hào)為001P001，“P”為人事檔案類(lèi)別代碼。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理好，移交至本部門(mén)檔案收集責(zé)任人。3.對(duì)于重要文件、緊急文件或涉及多方的文件，應(yīng)及時(shí)跟蹤收集，確保不遺漏關(guān)鍵信息。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類(lèi)整理：按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的檔案集中整理。2.文件排序：每份檔案內(nèi)的文件材料按照重要程度、時(shí)間順序等合理排序，一般遵循批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在前、附件在后，定稿在前、草稿在后的原則。3.編號(hào)標(biāo)注：在每份檔案首頁(yè)右上角標(biāo)注檔案編號(hào)，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂要求：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，保持整齊牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，確保不掉頁(yè)、不壓字。5.編目要求：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門(mén)檔案收集責(zé)任人對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。2.審核通過(guò)后，填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)收到移交清單后，對(duì)檔案進(jìn)行再次審核，無(wú)誤后辦理接收手續(xù)，并按照檔案編號(hào)順序上架存放。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和歷史價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。1.永久保管：涉及律所重大權(quán)益、具有重要?dú)v史意義或需長(zhǎng)期保存以備查考的檔案，如律所設(shè)立、變更、終止的相關(guān)文件，重大訴訟案件的終審判決等，實(shí)行永久保管。2.定期保管：一般分為30年和10年兩種期限。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般業(yè)務(wù)案件檔案、行政文件等，分別確定相應(yīng)的保管期限。保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。（三）保管方式1.實(shí)體保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案實(shí)體安全。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.電子保管：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器上。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.律所員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案時(shí)，一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱室進(jìn)行，如需帶出查閱室，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。4.查閱人員不得泄露檔案內(nèi)容，如需引用檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱律所檔案，須持有單位介紹信，注明借閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等，經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.律所員工借閱檔案，需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專(zhuān)家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀記錄，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表一并歸檔保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)律所檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱借閱情況等。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送律所負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門(mén)，為律所決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）移交工作1.律所因分立、合并、撤銷(xiāo)等原因發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行清理和移交。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限