PAGE商會(huì)檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為商會(huì)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于商會(huì)機(jī)關(guān)各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義商會(huì)檔案是指商會(huì)在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)、組織建設(shè)、會(huì)員服務(wù)、對(duì)外交流等工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映商會(huì)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和保存商會(huì)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及商會(huì)機(jī)密和會(huì)員隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置商會(huì)設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善商會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)商會(huì)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.編制檔案檢索工具，開展檔案信息開發(fā)利用工作，為商會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.指導(dǎo)和監(jiān)督商會(huì)各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。7.做好檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會(huì)機(jī)關(guān)各部門形成的文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等各類紙質(zhì)文件材料。2.商會(huì)組織的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件、資料、照片、錄像等。3.商會(huì)會(huì)員入會(huì)、退會(huì)、變更等相關(guān)資料，會(huì)員名冊(cè)、會(huì)員檔案等。4.商會(huì)與政府部門及其他社會(huì)組織的往來文件、合作協(xié)議、交流材料等。5.商會(huì)財(cái)務(wù)工作形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。6.商會(huì)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)發(fā)布的信息資料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為綜合類、組織建設(shè)類、會(huì)員管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)類、宣傳類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照分類順序排列，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照分類順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、錄像等特殊載體檔案應(yīng)單獨(dú)存放，采取防潮、防火、防蟲等保護(hù)措施。（三）保管期限1.商會(huì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括商會(huì)章程、重要會(huì)議記錄、重大活動(dòng)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、會(huì)員名冊(cè)等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)活動(dòng)資料、會(huì)員檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性通知等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以及檔案的存放位置、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失、信息錯(cuò)誤等，確保檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和商會(huì)檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)商會(huì)工作和會(huì)員需求為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則：檔案利用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.商會(huì)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.會(huì)員因了解商會(huì)歷史、查詢會(huì)員信息等需要查閱檔案。3.政府部門、社會(huì)組織等因工作需要查閱與商會(huì)相關(guān)的檔案。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋商會(huì)檔案管理專用章。（四）利用審批1.商會(huì)內(nèi)部各部門查閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.會(huì)員查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)會(huì)員管理部門審核后，報(bào)商會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)。（五）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定?？茖W(xué)合理原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管狀況等因素，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限和鑒定結(jié)論。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、利用情況、社會(huì)需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析，確定其鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)^3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立商會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、利用等功能，為商會(huì)工作人員和會(huì)員提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)商會(huì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合商會(huì)檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足商會(huì)檔案管理的實(shí)際需