PAGE市政檔案管理上報(bào)制度一、總則（一）目的市政檔案作為城市建設(shè)與管理活動(dòng)的重要記錄，對(duì)于維護(hù)城市歷史記憶、支撐城市規(guī)劃決策、保障城市可持續(xù)發(fā)展具有不可替代的作用。為加強(qiáng)市政檔案管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、及時(shí)上報(bào)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及市政檔案管理上報(bào)工作的所有部門(mén)、崗位及人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映市政建設(shè)與管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假、偽造。2.完整性原則：涵蓋市政建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)、各類(lèi)載體的檔案資料應(yīng)全面收集、整理，確保無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等表述清晰、規(guī)范。4.及時(shí)性原則：檔案形成后應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理、上報(bào)，不得積壓延誤。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善市政檔案管理上報(bào)制度及相關(guān)流程規(guī)范。2.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識(shí)和技能。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案收集、整理、上報(bào)工作，確保符合標(biāo)準(zhǔn)要求。4.負(fù)責(zé)市政檔案的集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行檔案的分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)和檢索。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案信息的安全性和有效性。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.明確本部門(mén)檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)市政檔案的日常收集、整理工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，并確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案資料補(bǔ)充信息、協(xié)助檔案整理等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目、上架、保管等具體工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案損壞丟失。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.市政工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目前期文件（立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告等）、設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、施工過(guò)程文件（施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄等）、監(jiān)理文件（監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)等）、竣工驗(yàn)收文件（竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等）。2.城市基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行管理檔案，如道路橋梁養(yǎng)護(hù)記錄、排水設(shè)施運(yùn)行數(shù)據(jù)、路燈照明維護(hù)檔案等。3.市政管理部門(mén)行政管理檔案，包括會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、政策文件等。4.涉及市政領(lǐng)域的重大活動(dòng)檔案，如城市慶典、重要會(huì)議、應(yīng)急事件處理等相關(guān)資料。5.其他與市政建設(shè)和管理有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，建立檔案收集臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等信息。2.檔案收集應(yīng)遵循實(shí)時(shí)性原則，在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中同步進(jìn)行，確保檔案資料的原始性和完整性。3.收集的檔案應(yīng)保持原件完整，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在完成一項(xiàng)工作或一個(gè)項(xiàng)目階段后，由檔案收集責(zé)任人及時(shí)對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行收集、整理。2.整理后的檔案經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或修正。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照市政檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為工程建設(shè)類(lèi)、運(yùn)行管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、重大活動(dòng)類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目。2.工程建設(shè)類(lèi)檔案進(jìn)一步細(xì)分為項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等二級(jí)類(lèi)目；運(yùn)行管理類(lèi)檔案按不同基礎(chǔ)設(shè)施類(lèi)型細(xì)分；行政管理類(lèi)檔案按文件種類(lèi)細(xì)分；重大活動(dòng)類(lèi)檔案按活動(dòng)主題細(xì)分。3.根據(jù)檔案載體形式，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)目的檔案按照時(shí)間順序或重要程度排列，編寫(xiě)頁(yè)碼，編制卷內(nèi)目錄。2.電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置，文件命名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于檢索。同時(shí)，建立電子檔案元數(shù)據(jù)，記錄文件的基本信息、形成時(shí)間、來(lái)源等。3.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容主題分類(lèi)，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并配以文字說(shuō)明。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、排列有序，并便于保管和利用。2.編制的目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，與檔案內(nèi)容相符，便于快速查找檔案。3.對(duì)于破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案上報(bào)（一）上報(bào)內(nèi)容1.經(jīng)過(guò)整理后的各類(lèi)市政檔案，包括紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案清單、聲像檔案說(shuō)明等。2.檔案管理過(guò)程中的相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案收集數(shù)量、整理進(jìn)度、利用情況等。3.檔案管理工作總結(jié)及分析報(bào)告，包括工作中存在的問(wèn)題、改進(jìn)措施及對(duì)檔案管理工作的建議等。（二）上報(bào)周期1.常規(guī)檔案上報(bào)：每月末，各部門(mén)將當(dāng)月整理好的檔案上報(bào)檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)匯總后于次月上旬向上級(jí)主管部門(mén)上報(bào)。2.重大項(xiàng)目檔案上報(bào)：對(duì)于市政建設(shè)中的重大項(xiàng)目，在項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如基礎(chǔ)完工、主體結(jié)構(gòu)完工、竣工驗(yàn)收等）后，及時(shí)整理并上報(bào)項(xiàng)目檔案。3.臨時(shí)性檔案上報(bào)：根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)的要求，及時(shí)上報(bào)特定時(shí)期或特定事項(xiàng)的檔案資料。（三）上報(bào)方式1.紙質(zhì)檔案通過(guò)專人送達(dá)或郵寄的方式上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)。2.電子檔案通過(guò)指定的電子政務(wù)平臺(tái)、文件傳輸工具等進(jìn)行上傳報(bào)送。3.聲像檔案可根據(jù)實(shí)際情況，采用光盤(pán)刻錄、在線視頻傳輸?shù)确绞缴蠄?bào)。（四）上報(bào)審核1.檔案管理部門(mén)在上報(bào)檔案前，應(yīng)對(duì)上報(bào)內(nèi)容進(jìn)行全面審核，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.上級(jí)主管部門(mén)收到上報(bào)檔案后，進(jìn)行再次審核，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋檔案管理部門(mén)，要求限期整改并重新上報(bào)。六、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)施1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案密集架、檔案盒、光盤(pán)存儲(chǔ)柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。（二）保管要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)上架存放，排列整齊，便于查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.聲像檔案應(yīng)存放在專門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)，防止損壞。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限等信息。（三）安全管理1.制定檔案庫(kù)房安全管理制度，明確安全責(zé)任人，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的日常巡查和監(jiān)控。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)施進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)處理。4.做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，配備相應(yīng)的安全防護(hù)設(shè)備和應(yīng)急處置措施。七）檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案，用于項(xiàng)目決策、工作參考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)政府部門(mén)因行政管理、監(jiān)督檢查等工作需要查閱檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因?qū)W術(shù)研究、歷史考證等合法目的查閱檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：部門(mén)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱及范圍，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，安排專人提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.外部查閱：外部單位或個(gè)人查閱檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、范圍及用途，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好登記備案。（三）利用監(jiān)督與保密1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案使用符合規(guī)定目的，按時(shí)歸還。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案信息，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。在檔案利用過(guò)程中，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并注明出處。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和市政檔案管理的實(shí)際需要，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合判斷的原則，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)專家、檔案管理人員等組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管狀況等進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考國(guó)家和行業(yè)制定的檔案保管期限表，結(jié)合市政檔案特點(diǎn)，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、關(guān)鍵技術(shù)資料、長(zhǎng)期有效政策依據(jù)等檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀流程1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批