PAGE檔案局采購工作制度一、總則（一）目的為規(guī)范檔案局采購工作流程，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，促進(jìn)廉政建設(shè)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)部各項(xiàng)采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備購置、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，不偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，追求最優(yōu)性價(jià)比。4.誠信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立檔案局采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子成員組成。負(fù)責(zé)審議采購預(yù)算、采購計(jì)劃、重大采購項(xiàng)目等，對(duì)采購工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和決策。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購辦公室，作為采購工作的具體執(zhí)行部門。采購辦公室配備專業(yè)采購人員，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目全過程的組織實(shí)施，包括采購需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，明確采購項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息，并對(duì)采購項(xiàng)目的必要性和可行性進(jìn)行論證。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，確保資金安全和合規(guī)支付。3.審計(jì)部門：對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)檔案局年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作需要，于每年[具體時(shí)間]前編制本部門下一年度采購預(yù)算草案，詳細(xì)列出采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等。2.采購辦公室對(duì)各部門提交的采購預(yù)算草案進(jìn)行匯總審核，結(jié)合檔案局整體財(cái)力狀況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提出綜合平衡意見，形成全局采購預(yù)算草案。3.采購預(yù)算草案經(jīng)檔案局采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報(bào)上級(jí)主管部門和財(cái)政部門審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購項(xiàng)目應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，確保采購資金合理使用。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《檔案局采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購理由、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《采購申請(qǐng)表》提交至采購辦公室。（二）采購審批1.采購辦公室收到采購申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由檔案局根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購辦公室負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購辦公室應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，并提交檔案局采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等。公開招標(biāo)應(yīng)通過指定的招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)；邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書；競爭性談判應(yīng)與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判；單一來源采購應(yīng)符合法定情形，并經(jīng)檔案局采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；詢價(jià)應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書。2.供應(yīng)商選擇采購辦公室通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。根據(jù)采購項(xiàng)目要求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購文件或談判邀請(qǐng)等。組織供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察、產(chǎn)品演示等，全面了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等情況，為選擇供應(yīng)商提供參考依據(jù)。按照規(guī)定的采購方式確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標(biāo)通知書或成交通知書。3.采購合同簽訂采購辦公室與中標(biāo)或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和檔案局相關(guān)規(guī)定，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（四）采購驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收人員。2.采購項(xiàng)目到貨后，采購辦公室應(yīng)及時(shí)通知需求部門組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購項(xiàng)目的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行全面檢查。3.對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)的采購項(xiàng)目，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅⑴c驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4.如發(fā)現(xiàn)采購項(xiàng)目存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，采購辦公室應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨；如供應(yīng)商拒不履行義務(wù)，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（五）采購付款1.采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)根據(jù)合同約定填寫《檔案局采購付款申請(qǐng)表》，附上驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)采購項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及發(fā)票的真實(shí)性、有效性等。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。3.采購辦公室應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)采購付款情況，確保采購資金支付準(zhǔn)確無誤。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購辦公室應(yīng)定期對(duì)采購工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、采購合同風(fēng)險(xiǎn)、采購人員廉潔風(fēng)險(xiǎn)等。2.結(jié)合檔案局采購工作實(shí)際情況，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：在采購合同中明確違約責(zé)任條款，要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函；加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的跟蹤管理，定期評(píng)估供應(yīng)商的履約情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：通過市場調(diào)研、價(jià)格比較等方式，掌握市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購預(yù)算；在招標(biāo)、談判等采購環(huán)節(jié)，充分引入競爭機(jī)制，爭取最優(yōu)采購價(jià)格。3.采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在采購文件中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求；加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量監(jiān)控，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件；嚴(yán)格按照驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購項(xiàng)目質(zhì)量符合要求。4.采購合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)；明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)，避免合同糾紛；定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.采購人員廉潔風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購人員的廉政教育，提高廉潔意識(shí)；建立健全采購人員廉潔自律制度，規(guī)范采購人員行為；加強(qiáng)對(duì)采購工作的監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)違紀(jì)行為嚴(yán)肅處理。六、采購檔案管理（一）檔案收集采購辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)收集采購活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括采購申請(qǐng)表、采購審批文件、采購文件（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等）、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。（二）檔案整理對(duì)收集到的采購檔案資料進(jìn)行分類整理，按照采購項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（三）檔案保管設(shè)立專門的采購檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保采購檔案安全存放。采購檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案局采購檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、損毀檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性，采購合同的執(zhí)行情況，采購資金的使用效益等。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)采購人員的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)機(jī)關(guān)等外部部門的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，及時(shí)整改存在的問題。（三）考核評(píng)價(jià)建立采購工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購辦公室