PAGE村委會檔案交接制度一、總則（一）目的為了加強村委會檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進行，維護檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村委會各類檔案在不同管理人員、工作崗位之間以及向其他相關(guān)單位或部門進行交接的活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接必須以真實、完整的檔案資料為基礎(chǔ)，不得擅自篡改、偽造檔案內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性原則：交接過程中要確保檔案信息準(zhǔn)確無誤，避免因交接失誤導(dǎo)致檔案信息失真。3.完整性原則：交接的檔案應(yīng)涵蓋村委會工作的各個方面，包括但不限于會議記錄、財務(wù)賬目、村民信息、土地資料等，保證檔案資料的全面性。4.及時性原則：在工作變動或其他需要進行檔案交接的情況下，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，不得拖延，確保檔案管理工作的連續(xù)性。二、檔案交接的內(nèi)容與范圍（一）文書檔案1.上級文件：包括各級政府、部門下發(fā)的與村委會工作相關(guān)的各類文件、通知、政策法規(guī)等。2.村委會文件：村委會制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、決議等文件材料。3.村民事務(wù)文件：涉及村民申請、審批、證明等各類事務(wù)的文件，如宅基地申請、低保申請材料等。（二）財務(wù)檔案1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，記錄村委會的各項收支情況。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等，反映村委會財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.財務(wù)報表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，定期匯報村委會財務(wù)情況。4.財務(wù)審計報告：由審計部門出具的關(guān)于村委會財務(wù)審計的報告。（三）人事檔案1.村委會成員檔案：包括個人簡歷、任職文件、考核記錄等。2.村民代表檔案：基本信息、履職記錄等。3.其他相關(guān)人員檔案：如臨時工作人員檔案等。（四）土地與資源檔案1.土地臺賬：記錄村內(nèi)土地的面積、位置、用途、權(quán)屬等信息。2.土地承包合同：村民與村委會簽訂的土地承包合同及相關(guān)變更記錄。3.資源開發(fā)利用檔案：如山林、水利等資源的開發(fā)、管理文件。（五）工程建設(shè)檔案1.村內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案：立項文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。2.公共設(shè)施維修檔案：維修申請、維修記錄、費用清單等。（六）其他檔案1.村民糾紛調(diào)解檔案：糾紛起因、調(diào)解過程、結(jié)果等記錄。2.各類活動檔案：如文化活動、選舉活動等的組織策劃、實施過程及相關(guān)資料。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.確定交接事項：由村委會負(fù)責(zé)人或檔案管理部門根據(jù)工作安排或人員變動情況，確定需要進行檔案交接的具體事項和范圍。2.組建交接小組：交接雙方應(yīng)各自指定專人負(fù)責(zé)交接工作，組成交接小組。交接小組應(yīng)明確分工，確保交接工作順利進行。3.整理檔案：交接前，移交方應(yīng)對所負(fù)責(zé)的檔案進行全面整理。按照檔案類別、時間順序等進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料齊全、完整、有序。同時，編制檔案交接清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。（二）交接實施1.現(xiàn)場交接：交接雙方在指定地點進行現(xiàn)場交接。移交方應(yīng)向接收方逐一介紹檔案的內(nèi)容、來源、保管情況等，并對重要檔案進行重點說明。接收方應(yīng)認(rèn)真核對檔案交接清單與實際檔案資料是否一致，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進行檢查。2.簽字確認(rèn)：經(jīng)核對無誤后，交接雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。簽字應(yīng)包括移交方、接收方、監(jiān)交人的簽字，并注明交接日期。監(jiān)交人應(yīng)由村委會負(fù)責(zé)人或其他指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)監(jiān)督交接過程的公正性和合法性。3.特殊情況處理：如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在缺失、損壞、信息錯誤等情況，移交方應(yīng)及時說明原因，并負(fù)責(zé)補充、修復(fù)或更正。如因特殊原因無法當(dāng)場完成交接的，應(yīng)協(xié)商確定后續(xù)交接時間和方式，并做好相關(guān)記錄。（三）交接后的工作1.檔案整理與歸檔：接收方在完成交接后，應(yīng)按照村委會檔案管理的要求，對接收的檔案進行進一步整理和歸檔。將檔案妥善存放于指定的檔案柜或檔案室，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于查詢和管理。2.信息錄入與更新：對于涉及電子檔案的，接收方應(yīng)及時將交接的檔案信息錄入電子檔案系統(tǒng)，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時，對相關(guān)檔案管理系統(tǒng)中的人員信息、權(quán)限設(shè)置等進行更新，以保證檔案管理工作的正常開展。3.交接記錄存檔：交接完成后，交接小組應(yīng)將檔案交接清單、交接過程記錄等相關(guān)資料進行整理存檔，作為村委會檔案管理工作的重要組成部分，以備后續(xù)查閱和審計。四、檔案交接的責(zé)任劃分（一）移交方責(zé)任1.確保所移交檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。對移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，不得隱瞞或虛報檔案情況。2.在交接前，對檔案進行系統(tǒng)整理，編制清晰、準(zhǔn)確的交接清單。3.按照約定時間和要求，向接收方移交檔案，并協(xié)助接收方進行檔案核對和清點工作。4.對交接過程中出現(xiàn)的問題，如檔案缺失、損壞等，負(fù)責(zé)查明原因并采取相應(yīng)的補救措施。（二）接收方責(zé)任1.認(rèn)真核對移交的檔案資料，確保接收檔案的數(shù)量、內(nèi)容與交接清單一致。2.在接收檔案后，及時對檔案進行整理、歸檔和保管，保證檔案的安全和可查閱性。不得擅自更改或丟失檔案資料。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通協(xié)商，共同解決。4.對接收的檔案信息負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露給無關(guān)人員。（三）監(jiān)交方責(zé)任1.監(jiān)督交接過程的合法性、公正性和規(guī)范性，確保交接工作按照制度要求進行。2.協(xié)調(diào)解決交接雙方在交接過程中出現(xiàn)的爭議和問題，保證交接工作順利完成。3.對交接結(jié)果進行審核，確認(rèn)交接工作符合規(guī)定要求后，在相關(guān)文件上簽字確認(rèn)。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.村委會應(yīng)定期對檔案交接工作進行內(nèi)部檢查，由檔案管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織實施。檢查內(nèi)容包括交接制度的執(zhí)行情況、交接流程的規(guī)范性、檔案資料的完整性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任方限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受上級政府部門、檔案管理機構(gòu)等的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督部門的工作，如實提供檔案交接相關(guān)資料和情況說明。2.根據(jù)外部監(jiān)督部門提出的意見和建議，及時完善檔案交接制度和工作流程，提高檔案管理水平。六、檔案交接的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及村民個人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址、收入情況等。2.村委會內(nèi)部的敏感信息，如尚未公開的工作計劃、決策過程等。3.其他需要保密的檔案資料，如涉及商業(yè)秘密（若有）、重要項目信息等。（二）保密措施1.交接雙方應(yīng)對檔案交接過程中知悉的保密信息予以嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.在檔案交接場所，應(yīng)采取必要的安全措施，防止無關(guān)人員進入或偷聽交接內(nèi)容。3.對于涉及保密信息的檔案，應(yīng)在交接清單上注明保密要求，并采取加密存儲、專人保管等方式進行管理。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)交接雙方有違反保密規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；如造成嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、檔案交接的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.定期組織檔案交接相關(guān)培訓(xùn)，提高村委會工作人員對檔案交接制度的認(rèn)識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理基本知識、交接流程、責(zé)任劃分、保密規(guī)定等。2.根據(jù)不同崗位需求和人員變動情況，制定有針對性的培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式。（二）宣傳工作1.通過村委會公告欄、村民微信群、宣傳手冊等多種渠道，廣泛宣傳檔案交接制度的重要性和相關(guān)要求，提高村民對檔案管理工作的知曉度和參與度。2.對檔案交接制度的實施情況進行宣傳報道，展示檔案管理工作的成效，增強村委會