PAGE電子檔案保管備份制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子檔案的管理，確保電子檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的電子檔案的保管和備份工作。（三）定義1.電子檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等不同形式的信息記錄。2.保管：對(duì)電子檔案進(jìn)行整理、存儲(chǔ)、維護(hù)等操作，確保其質(zhì)量和安全。3.備份：為防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞，而進(jìn)行的復(fù)制存儲(chǔ)操作。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：確保電子檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司活動(dòng)實(shí)際情況。2.完整性原則：保證電子檔案的所有組成部分齊全、完整。3.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲(chǔ)安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：電子檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，遵循統(tǒng)一規(guī)范。二、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，如合同協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、通知等。2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的文件、記錄，包括電子郵件、文檔審批記錄等。3.財(cái)務(wù)、人事、物資等管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)文件。4.科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)、圖表、圖像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子檔案的收集工作，確保各類電子文件及時(shí)、完整收集。2.收集的電子文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意修改、刪除。3.對(duì)于重要電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息，如文件形成時(shí)間、來(lái)源、作者等。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)電子文件進(jìn)行命名，應(yīng)遵循清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范的原則，便于識(shí)別和查找。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，詳細(xì)記錄每份電子檔案的基本信息和存儲(chǔ)位置。三、電子檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行集中存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)容量滿足公司電子檔案增長(zhǎng)需求。2.利用云存儲(chǔ)服務(wù)作為輔助存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的異地備份和快速訪問。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等條件，溫度、濕度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)。2.配備不間斷電源（UPS），防止因停電導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備運(yùn)行正常。（三）存儲(chǔ)安全1.設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)電子檔案的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級(jí)別的電子檔案。2.采用加密技術(shù)對(duì)重要電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。3.建立存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的定期備份機(jī)制，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因存儲(chǔ)設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。四、電子檔案的備份（一）備份策略1.全量備份：定期對(duì)所有電子檔案進(jìn)行全量備份，確保數(shù)據(jù)的完整性。全量備份周期可根據(jù)公司電子檔案數(shù)據(jù)量大小和變化頻率確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.增量備份：在兩次全量備份之間，對(duì)發(fā)生變化的數(shù)據(jù)進(jìn)行增量備份。增量備份周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，如每天或每周進(jìn)行一次。3.差異備份：對(duì)上次全量備份后發(fā)生變化的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。差異備份周期可與增量備份周期相同或根據(jù)需要調(diào)整。（二）備份介質(zhì)1.選擇可靠的備份介質(zhì)，如磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等。2.備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更換，防止介質(zhì)老化導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（三）備份執(zhí)行1.制定詳細(xì)的備份計(jì)劃，明確備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份介質(zhì)等信息。2.備份操作應(yīng)在系統(tǒng)空閑時(shí)段進(jìn)行，避免影響正常業(yè)務(wù)運(yùn)行。3.備份過程中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保備份任務(wù)順利完成。如出現(xiàn)備份失敗情況，應(yīng)及時(shí)查找原因并重新執(zhí)行備份任務(wù)。（四）備份數(shù)據(jù)的管理1.對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立備份數(shù)據(jù)目錄，記錄備份數(shù)據(jù)的名稱、備份時(shí)間、備份介質(zhì)編號(hào)等信息。2.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)可正常恢復(fù)。3.備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)電子檔案的保管期限確定，保管期限屆滿后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或轉(zhuǎn)存。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.完善電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)檢索功能，提供多種檢索方式，如按文件名、關(guān)鍵詞、日期、作者等進(jìn)行檢索。2.建立電子檔案全文檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案內(nèi)容的快速檢索。（二）利用流程1.用戶如需利用電子檔案，應(yīng)填寫電子檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為用戶提供相應(yīng)的電子檔案，并做好利用記錄。4.利用電子檔案時(shí)，用戶應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改電子檔案內(nèi)容。（三）權(quán)限管理1.根據(jù)用戶的工作需要和職責(zé)范圍，設(shè)定不同的電子檔案訪問權(quán)限。2.權(quán)限分為只讀、可編輯、可刪除等不同級(jí)別，確保電子檔案的安全和合理利用。3.定期對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與用戶實(shí)際工作需求相符。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定電子檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的電子檔案清單。2.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)清單中的電子檔案進(jìn)行逐一鑒定，確定其保管期限和價(jià)值。3.鑒定結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為電子檔案后續(xù)管理的依據(jù)。（四）銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀前，應(yīng)填寫電子檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)審批后實(shí)施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息。4.采用物理銷毀方式時(shí)，如粉碎存儲(chǔ)介質(zhì)等，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)；采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段銷毀時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立電子檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案保管備份制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期或不定期對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、備份、檢索、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。2.電子檔案管理設(shè)備的運(yùn)行情況，包括存儲(chǔ)設(shè)備、備份設(shè)備、系統(tǒng)軟件等。3.電子檔案管理人員的工作情況，如崗位職責(zé)履行、業(yè)務(wù)技能掌握等。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書要求，制定整改措施并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告。3.對(duì)違反電子檔案保