PAGE電子檔案系統(tǒng)管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司電子檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.全程管理原則對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進行管理，確保電子檔案管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則遵循國家和行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范、質(zhì)量可靠。4.安全保密原則采取有效措施，確保電子檔案的安全保密，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司電子檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負責(zé)公司電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子檔案的收集、整理、歸檔工作，對歸檔的電子檔案進行審核和驗收。4.負責(zé)公司電子檔案的存儲、保管和利用，提供電子檔案信息查詢、借閱等服務(wù)。5.定期對公司電子檔案進行鑒定和銷毀，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。6.組織開展電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的電子檔案管理意識和技能。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門工作活動中形成的電子檔案的收集、整理和歸檔工作，確保電子檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司電子檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，對本部門電子檔案進行分類整理，編制電子檔案目錄和索引。3.定期將本部門整理好的電子檔案移交公司檔案管理部門歸檔，并辦理交接手續(xù)。4.配合公司檔案管理部門做好電子檔案的利用和鑒定銷毀工作，提供相關(guān)電子檔案信息。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負責(zé)公司電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案管理系統(tǒng)的安全策略和技術(shù)措施，保障電子檔案的安全。3.負責(zé)電子檔案存儲設(shè)備的管理和維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。4.配合檔案管理部門做好電子檔案的備份和恢復(fù)工作，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)收集在工作活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括但不限于以下幾類：1.公司發(fā)文、收文、會議紀要、工作報告、財務(wù)報表等各類文件。2.項目立項、可行性研究、設(shè)計方案、施工圖紙、驗收報告等項目文件。3.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、市場營銷等業(yè)務(wù)文件。4.人事檔案、工資報表、績效考核等人力資源文件。5.財務(wù)憑證、賬簿、審計報告等財務(wù)文件。6.其他具有保存價值的電子文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時收集和完整保存。2.電子文件應(yīng)按照原始形成的格式進行收集，不得進行隨意更改和轉(zhuǎn)換。3.對于重要的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或其他相關(guān)載體，以便進行對照和備份。4.電子文件的收集應(yīng)與工作進程同步進行，確保電子文件的真實性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)采用分層分類的方法進行整理，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)和索引。（四）整理方法1.分類根據(jù)電子文件的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷、人力資源、財務(wù)審計等類別。2.編號對每一類電子文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.著錄對電子文件進行著錄，著錄項目應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等，以便于檢索和查詢。4.裝訂對于需要裝訂的電子文件，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在電子文件形成后的次年上半年內(nèi)，將整理好的電子檔案移交公司檔案管理部門歸檔。對于重要的電子檔案，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子檔案應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、質(zhì)量可靠。2.歸檔的電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的設(shè)備，并異地存放。3.歸檔的電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄和索引，便于查找和利用。4.檔案管理部門在接收電子檔案時，應(yīng)對歸檔的電子檔案進行審核和驗收，確保電子檔案的質(zhì)量和完整性。（三）歸檔流程1.各部門將整理好的電子檔案存儲在移動存儲設(shè)備或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸至公司檔案管理部門指定的存儲位置。2.檔案管理部門對接收的電子檔案進行檢查和核對，確保電子檔案的數(shù)量、內(nèi)容和格式符合要求。3.檔案管理部門對審核通過的電子檔案進行分類整理，建立電子檔案目錄和索引，并將電子檔案存儲至電子檔案管理系統(tǒng)。4.檔案管理部門與各部門辦理電子檔案交接手續(xù)，雙方簽字確認。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能。2.電子檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.電子檔案存儲場所應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保電子檔案的安全。（二）保管方式1.電子檔案應(yīng)采用在線存儲和離線存儲相結(jié)合的方式進行保管，確保電子檔案的安全和可利用。2.在線存儲的電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.離線存儲的電子檔案應(yīng)定期進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的完好和數(shù)據(jù)的可讀。（三）保管期限電子檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）保管期限調(diào)整電子檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和檔案利用情況進行適時調(diào)整，對于已過保管期限的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則電子檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.權(quán)限管理原則對電子檔案的利用實行權(quán)限管理，根據(jù)利用者的身份和需求，授予相應(yīng)的利用權(quán)限。3.安全保密原則在電子檔案利用過程中，應(yīng)采取有效措施，確保電子檔案的安全保密，防止電子檔案信息的泄露。（二）利用方式1.查閱利用者可通過電子檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案信息，檔案管理部門應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)。2.借閱對于需要借閱電子檔案的利用者，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對于需要復(fù)制電子檔案的利用者，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的電子檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進行登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等，以便于統(tǒng)計和查詢。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立電子檔案鑒定工作小組，負責(zé)電子檔案的鑒定工作。鑒定工作小組由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)電子檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，結(jié)合電子檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對電子檔案進行清理，確定需要鑒定的電子檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的電子檔案進行審查和評估，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的鑒定意見，對電子檔案進行分類處理，確定繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限的電子檔案清單。4.檔案管理部門將鑒定結(jié)果報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門對需要銷毀的電子檔案進行備份，并填寫電子檔案銷毀申請表。2.檔案管理部門組織相關(guān)人員對需要銷毀的電子檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保銷毀徹底。3.檔案管理部門將電子檔案銷毀申請表、銷毀記錄等資料歸檔保存。八、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和安全管理措施。2.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）人員管理1.加強對電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。2.對電子檔案管理人員進行嚴格的背景審查和權(quán)限管理，防止內(nèi)部人員泄露電子檔案信息。3.規(guī)范電子檔案管理人員的操作行為，嚴格遵守安全操作規(guī)程，防止誤操作和違規(guī)操作。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（四）應(yīng)急處置1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組