PAGE江夏區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強江夏區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江夏區(qū)各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范和高效。2.真實性原則：檔案應如實反映各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。5.服務利用原則：充分開發(fā)利用檔案資源，為各項工作提供有效服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門江夏區(qū)設立專門的檔案管理部門，負責全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和業(yè)務培訓等工作。（二）各單位檔案管理機構各單位應設立檔案管理機構或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）職責分工1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本區(qū)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。組織開展全區(qū)檔案工作的監(jiān)督檢查，對違反檔案管理規(guī)定的行為進行糾正和處理。負責本區(qū)重要檔案的集中保管和利用，指導各單位檔案的鑒定、銷毀等工作。組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和全社會的檔案意識。推進檔案信息化建設，建立和完善全區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)。2.各單位檔案管理機構職責貫徹執(zhí)行本區(qū)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，制定本單位檔案管理的具體辦法和措施。負責收集、整理、保管本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。積極開發(fā)利用檔案資源，為本單位各項工作提供服務，同時做好檔案的查閱、借閱等登記工作。定期對本單位檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。配合檔案管理部門做好有關檔案工作的統(tǒng)計、報送等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括本單位在各項工作活動中形成的收文、發(fā)文、會議記錄、紀要、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等各類文件材料。2.科技檔案：涵蓋本單位在科研、生產(chǎn)、建設等活動中形成的項目立項文件、技術合同、實驗報告、圖紙、工藝文件、設備檔案等。3.人事檔案：包含本單位工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、黨團關系等方面的文件材料。4.財務檔案：涉及本單位的會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預決算等財務文件資料。5.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，記錄本單位重要活動、事件、人物等方面的影像資料。6.電子檔案：包括本單位在辦公自動化、信息化建設過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.對重要活動、重大事件形成的檔案，應在活動結束或事件處理完畢后及時收集歸檔。3.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體符合要求。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，編目裝訂。2.科技檔案：根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，建立檔案目錄，對圖紙等特殊載體檔案進行單獨整理和編號。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關規(guī)定進行整理，建立檔案目錄和索引。4.財務檔案：按照會計檔案管理的要求，分類裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等進行分類編號，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，并配以文字說明。6.電子檔案：按照電子文件管理的規(guī)范，進行分類存儲，建立電子檔案目錄和索引，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器材、溫濕度計、吸塵器等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案存儲1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，保證檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案利用的合法性和安全性。2.遵循方便利用、服務工作的原則，為檔案利用者提供優(yōu)質、高效的服務。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可根據(jù)需要查閱本單位已歸檔的檔案，查閱時應填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理人員同意后，在指定地點查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)單位負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理人員審核后，按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、檔案內容等信息，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關規(guī)定和檔案保管期限，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的價值得到準確評估，及時剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內容、來源、保管期限等因素，對檔案進行全面審查和分析，確定檔案的保存價值。2.對保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值，如涉及重要歷史事件、重要人物、重要業(yè)務等方面的檔案，應適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應報單位負責人批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.各單位檔案管理機構應按照檔案管理部門的要求，及時報送本單位檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、完整。（二）移交工作1.單位撤銷、合并或改變隸屬關系時，應按照國家有關規(guī)定，做好檔案的移交工作。2.檔案移交應編制檔案移交清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)雙方核對無誤后，辦理交接手續(xù)。交接雙方應在檔案移交清冊上簽字蓋章。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立全區(qū)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化傳輸和智能化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務流程的信息化管理，具備檔案檢索、借閱審批、權限管理、數(shù)據(jù)備份等功能。3.檔案網(wǎng)站建設：建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案工作動態(tài)、檔案信息資源、檔案利用指南等內容，為社會公眾提供檔案信息服務。（三）安全保障1.加強檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制