PAGE交易中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交易中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交易中心各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。交易中心檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映交易中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集、整理與交易中心業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善交易中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理交易中心各類檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。制定檔案數(shù)字化方案，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全。7.參與檔案的銷毀鑒定工作，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案整理歸檔，定期向綜合檔案室移交。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案信息和資料。5.對(duì)本部門檔案的安全負(fù)責(zé)，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.交易中心在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄、信函、圖紙、聲像等各種形式和載體的資料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與交易中心業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.交易中心內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.交易中心參與的各類項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目申報(bào)材料、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.交易中心與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同、往來信函等檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，不得遺漏重要檔案資料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、項(xiàng)目管理類等。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。5.裝盒。將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，并具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，確保檔案的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，按照分類編號(hào)順序排列存放。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)建立索引目錄，便于檢索和利用。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保管，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)建立相應(yīng)的文字說明，以便更好地了解檔案內(nèi)容。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括交易中心的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括交易中心的一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括交易中心的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和交易中心的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價(jià)值得到充分體現(xiàn)。（四）檔案的定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檢查周期一般為每年一次，對(duì)于重要檔案或易損檔案應(yīng)適當(dāng)增加檢查次數(shù)。3.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。4.對(duì)檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案保管水平。五、檔案的利用（一）利用范圍1.交易中心內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)交易中心批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱。檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱。對(duì)于確需借出檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由綜合檔案室工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“與原件核對(duì)無誤”章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、偽造檔案，不得在檔案上批注、勾劃、污損等。3.檔案利用者如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室工作人員審核后，按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.檔案利用完畢后，檔案利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)交易中心檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定依據(jù)1.國家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.交易中心檔案管理制度和檔案保管期限表。3.檔案的實(shí)際保存價(jià)值和利用情況。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間背景等因素，判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法。結(jié)合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的鑒定結(jié)果。3.征求意見法。征求檔案形成部門、利用部門等相關(guān)部門的意見，對(duì)檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)交易中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由綜合檔案室組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和交易中心領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的重要依據(jù)，通過對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。（二）移交工作1.交易中心檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和交易中心的實(shí)際情況，定期向有關(guān)部門移交。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題