PAGE大專生班級檔案制度一、總則（一）目的為了加強大專生班級管理，規(guī)范班級檔案工作，確保班級各項信息的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[學校名稱]所有大專班級。（三）基本原則1.真實性原則：班級檔案應如實反映班級各項工作和學生的實際情況。2.完整性原則：涵蓋班級管理的各個方面，確保檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行檔案的整理、歸檔和保管。4.保密性原則：對涉及學生個人隱私和班級敏感信息的檔案嚴格保密。二、檔案內容及分類（一）學生基本信息檔案1.個人簡歷：包括學生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.入學資料：錄取通知書、學籍檔案、體檢報告等。3.學習成績：各學期的課程成績、補考記錄、重修情況等。（二）班級組織建設檔案1.班級干部信息：班長、團支書、學習委員等班級干部的任職情況、聯(lián)系方式。2.班級規(guī)章制度：班級制定的考勤制度、獎懲制度、班級公約等。3.班級會議記錄：班會、團支部會議、班委會議等的記錄。（三）學生綜合素質檔案1.思想表現(xiàn)：學生的政治態(tài)度、道德品質、社會實踐等方面的表現(xiàn)記錄。2.社會實踐活動：參與志愿服務、社團活動、實習實訓等的相關材料。3.獲獎情況：學生獲得的校內、校外各級各類獎項的證書復印件。（四）班級活動檔案1.文體活動：運動會、文藝匯演、體育比賽等活動的策劃方案、活動照片、總結報告。2.主題班會：開展的各類主題班會的資料，如班會主題、活動過程、學生反饋等。3.班級特色活動：班級自行組織的具有特色的活動記錄。（五）學生資助檔案1.資助申請材料：學生申請助學金、獎學金等的相關表格、證明材料。2.資助評審記錄：班級資助評審小組的評審過程記錄、評審結果公示等。三、檔案管理職責（一）班主任職責1.負責班級檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施：制定班級檔案工作計劃，明確檔案管理的目標和任務。2.指導班級學生干部做好檔案資料的收集、整理和初步審核工作：定期檢查檔案工作進展情況，及時給予指導和糾正。3.對班級檔案的真實性、完整性和規(guī)范性負責：確保檔案內容準確反映班級工作實際和學生情況。（二）班級學生干部職責1.協(xié)助班主任開展檔案工作：按照分工負責相關檔案資料的收集、整理和保管。2.做好檔案資料的日常記錄和更新工作：及時將班級發(fā)生的重要事件、學生的表現(xiàn)等信息記錄到檔案中。3.確保檔案資料的安全和保密：妥善保管檔案，防止丟失、損壞和泄露。（三）學校檔案管理部門職責1.對班級檔案工作進行指導和監(jiān)督：定期組織培訓，提高班級檔案管理人員的業(yè)務水平。2.負責班級檔案的集中保管和統(tǒng)一管理：按照學校檔案管理規(guī)定，對班級檔案進行分類、編號、存儲。3.制定班級檔案的借閱、查閱制度：規(guī)范檔案的使用流程，確保檔案的合理利用。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.及時收集：各項檔案資料應在事件發(fā)生或完成后及時收集，確保信息的時效性。2.全面收集：涵蓋班級管理的各個方面，不得遺漏重要信息。3.真實準確：收集的資料應真實可靠，不得弄虛作假。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，將收集到的資料進行分類，便于查找和管理。2.編號標識：對每一份檔案資料進行編號，建立索引目錄，方便快速定位。3.裝訂成冊：對于紙質檔案，應進行整齊裝訂，確保檔案的完整性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.定期歸檔：班主任應每月組織一次檔案歸檔工作，將整理好的檔案資料移交學校檔案管理部門。2.交接手續(xù)：雙方在檔案交接清單上簽字確認，明確檔案的數(shù)量、內容和交接時間。（二）保管方式1.紙質檔案：存放在專門的檔案柜中，按照類別和年度順序排列，確保通風、防潮、防蟲。2.電子檔案：存儲在學校指定的服務器或存儲設備上，進行備份，并建立電子檔案目錄。（三）保管期限1.永久保存：涉及學生個人重要信息、學校歷史資料等檔案應永久保存。2.定期保存：其他檔案根據(jù)其重要性和時效性確定保存期限，一般為[X]年。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.班主任：有權查閱班級所有檔案資料，以便及時了解班級情況，開展班級管理工作。2.學校相關部門：因工作需要，經學校領導批準后，可以查閱相關班級檔案。3.學生本人：在符合規(guī)定的情況下，學生可以查閱本人的部分檔案資料，如學習成績、綜合素質評價等。（二）借閱流程1.填寫申請表：借閱人需填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱和數(shù)量。2.審批：申請表經班主任或學校檔案管理部門負責人審批同意后，方可借閱。3.借閱登記：借閱人在檔案借閱登記簿上簽字，注明借閱時間和歸還時間。4.歸還：借閱人應按時歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱注意事項1.查閱和借閱檔案時，應保持檔案的整潔和完好，不得涂改、損壞或丟失。2.未經批準，不得擅自將檔案帶出學校或轉借他人。3.查閱和借閱檔案的人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.明確保密范圍：確定涉及學生個人隱私、班級敏感信息等需要保密的檔案內容。2.限制接觸人員：嚴格控制檔案的查閱和借閱范圍，只有經過授權的人員才能接觸相關檔案。3.簽訂保密協(xié)議：對參與檔案管理工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）安全管理1.防火防盜：檔案保管場所應配備必要的消防設備，安裝防盜門窗和監(jiān)控系統(tǒng)。2.防潮防蟲：采取防潮、防蟲措施，定期對檔案進行檢查和維護。3.數(shù)據(jù)備份：對電子檔案進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：檔案保存期滿，且無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。2.檔案內容無效或已失去意義：如因政策調整、事件結束等原因，檔案內容不再具有實際用途。（二）銷毀程序1.提出申請：由班主任或學校檔案管理部門提出檔案銷毀申請，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量和原因。2.審核批準：申請經學校領導審核批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.