PAGE檔案管理制度文件編號一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作活動，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。（四）檔案管理職責1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓和考核。定期對檔案進行清理和歸檔，確保檔案的安全和完整。負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案。配備兼職檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理工作。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等五大類。1.文書檔案：包括公司/組織在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀要等。2.科技檔案：包括公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各種技術(shù)文件材料，如項目可行性研究報告、設計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準等。3.會計檔案：包括公司/組織在財務管理活動中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務報告等。4.人事檔案：包括公司/組織員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學歷學位、培訓情況、考核評價等檔案材料。5.業(yè)務檔案：包括公司/組織在業(yè)務經(jīng)營活動中形成的各種業(yè)務文件材料，如合同協(xié)議、客戶資料、市場調(diào)研報告等。（二）檔案編號為了便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)，具體編號方法如下：1.全宗號：公司/組織檔案的全宗號為[公司/組織名稱的縮寫或代碼]。2.目錄號：根據(jù)檔案分類，對每一類檔案編制目錄號。文書檔案目錄號為1，科技檔案目錄號為2，會計檔案目錄號為3，人事檔案目錄號為4，業(yè)務檔案目錄號為5。3.案卷號：對每一類檔案中的案卷進行編號。案卷號按照檔案形成的時間順序，從001開始依次編號。4.件號：對每一案卷中的文件材料進行編號。件號按照文件材料在案卷中的排列順序，從001開始依次編號。例如，一份文書檔案的編號為：[全宗號]1[案卷號][件號]，假設全宗號為[公司/組織名稱的縮寫或代碼]，案卷號為005，件號為003，則該文書檔案的編號為：[公司/組織名稱的縮寫或代碼]1005003。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保本部門在工作活動中形成的各種文件材料及時、完整地收集起來。2.檔案收集的范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體的文件材料。3.檔案收集的時間要求：各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。對于重要的、緊急的文件材料，應及時收集并移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等工作。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.紙質(zhì)檔案的整理：按照檔案分類，將文件材料進行分類，然后按照編號順序進行排列，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，最后進行裝訂。4.電子檔案的整理：按照檔案分類，將電子文件進行分類，然后按照編號順序進行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于電子檔案的檢索和利用。5.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案的整理：按照檔案分類，將照片、錄音、錄像等特殊載體檔案進行分類，并編制目錄，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，然后進行整理和保管。四、檔案的保管與保護（一）檔案保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案應按照分類和編號順序進行存放，便于檔案的查找和利用。4.對重要的、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、定期檢查等。（二）檔案保護1.檔案管理部門應建立健全檔案保護制度，加強對檔案的保護工作。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應及時進行修復和復制，延長檔案的使用壽命。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識，防止檔案安全事故的發(fā)生。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員等組成。3.檔案鑒定應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合分析和判斷，確定檔案的保管期限。4.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年；短期保管的檔案是指對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。（二）檔案銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀工作應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全和規(guī)范。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、利用檔案管理部門保管的檔案。2.查閱、利用檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱、利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)部門負責人審核、檔案管理部門負責人批準后，方可查閱、利用檔案。3.檔案管理部門應根據(jù)檔案查閱申請表，提供相應的檔案，并做好查閱、利用記錄。4.查閱、利用檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。5.查閱、利用檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案借閱1.外部單位借閱：外單位因工作需要查閱、利用公司/組織檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后，方可借閱檔案。2.借閱手續(xù)：檔案借閱申請表經(jīng)批準后，檔案管理部門應與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，然后提供相應的檔案，并做好借閱記錄。3.借閱期限：檔案借閱期限一般不超過[具體期限]天，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱單位應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，并確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱單位應承擔相應的賠償責任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。3.檔案統(tǒng)計應采用科學的統(tǒng)計方法，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、可靠。4.檔案管理部門應定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映公司/組織檔案管理工作的情況。（二）檔案移交1.各部門應按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。2.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)雙方簽字確認后，辦理