PAGE招標(biāo)辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招標(biāo)辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在招標(biāo)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招標(biāo)辦在招標(biāo)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標(biāo)辦檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)辦檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理招標(biāo)辦的各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全。6.組織開展檔案的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在招標(biāo)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，確保檔案的規(guī)范和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé),嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、保管、查詢、借閱等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.招標(biāo)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、審批文件、核準(zhǔn)文件等。2.招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。3.招標(biāo)活動(dòng)中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的往來函件、傳真、電子郵件等。5.合同文本、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。6.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。7.其他與招標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求及時(shí)間1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在招標(biāo)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄，并進(jìn)行初步整理。2.項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，各部門應(yīng)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)在收到移交檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案的審核、分類、編號(hào)、裝訂等工作，并進(jìn)行歸檔。（三）歸檔程序1.檔案形成部門將收集整理好的檔案移交檔案管理部門時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回檔案形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過的檔案，按照檔案分類方案進(jìn)行分類，編制檔案編號(hào)，并進(jìn)行裝訂。4.將裝訂好的檔案放入檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息，建立檔案存儲(chǔ)索引。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法招標(biāo)辦檔案按照招標(biāo)項(xiàng)目的類別、階段和文件性質(zhì)進(jìn)行分類，具體分類如下：1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、核準(zhǔn)等文件。2.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、答疑文件等。3.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)單位的投標(biāo)文件、資格證明文件等。4.評(píng)標(biāo)文件：包括評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)委意見等。5.中標(biāo)文件：包括中標(biāo)通知書、中標(biāo)合同等。6.合同執(zhí)行文件：包括合同變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。7.其他文件：包括與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的往來函件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+項(xiàng)目類別+流水號(hào)”的形式，具體規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如“20XX”。2.項(xiàng)目類別：根據(jù)檔案分類方案，用兩位字母表示，如“XQ（項(xiàng)目前期文件）”、“ZB（招標(biāo)文件）”等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”、“[具體流水號(hào)]”等。例如：2023年第5個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)文件，編號(hào)為“2023ZB0005”。五、檔案的保管（一）保管期限招標(biāo)辦檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體如下：1.永久保管：涉及重大招標(biāo)項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、審批文件、中標(biāo)合同等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)招標(biāo)活動(dòng)有一定參考價(jià)值，保管期限為[X]年的檔案，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等，應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.短期保管：只在短期內(nèi)有利用價(jià)值，保管期限為[X]年的檔案，如與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的往來函件、會(huì)議記錄等，應(yīng)短期保管。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.做好檔案庫房的安全防范工作，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，確保檔案庫房的安全。六、檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢的檔案名稱、編號(hào)、查詢目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《檔案查詢申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢，并提供相關(guān)檔案資料。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。4.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查詢登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案名稱。編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借閱期限，將檔案提供給借閱人，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：對(duì)招標(biāo)活動(dòng)具有重大影響、涉及重要權(quán)益、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和法律意義的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：對(duì)招標(biāo)活動(dòng)有一定參考價(jià)值，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍需保存的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.短期保管的檔案：只在短期內(nèi)有利用價(jià)值，保管期滿后可銷毀的檔案，應(yīng)短期保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案銷毀清單，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立招標(biāo)辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理