PAGE公司稅務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司稅務(wù)檔案管理，規(guī)范稅務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保稅務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的稅務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱稅務(wù)檔案，是指公司在稅務(wù)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、憑證、報(bào)表等，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。（四）管理原則稅務(wù)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、規(guī)范操作、安全保密的原則。二、管理職責(zé)（一）稅務(wù)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善稅務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查所屬各單位的稅務(wù)檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司總部的稅務(wù)檔案。4.組織開展稅務(wù)檔案的鑒定、銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)稅務(wù)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析和利用，為公司稅務(wù)管理決策提供支持。（二）所屬各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位稅務(wù)檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的稅務(wù)檔案，并定期向公司稅務(wù)管理部門移交。3.配合公司稅務(wù)管理部門開展稅務(wù)檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本單位稅務(wù)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析和利用，為本單位稅務(wù)管理決策提供支持。（三）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督稅務(wù)檔案的整理、裝訂、編目等工作，確保稅務(wù)檔案的質(zhì)量。2.提供稅務(wù)檔案保管所需的場地、設(shè)備等條件，確保稅務(wù)檔案的安全保管。3.協(xié)助稅務(wù)管理部門開展稅務(wù)檔案的鑒定、銷毀等工作。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，做好本部門產(chǎn)生的稅務(wù)檔案的收集、整理和移交工作，并配合稅務(wù)管理部門做好稅務(wù)檔案管理的相關(guān)工作。三、稅務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)登記資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.納稅申報(bào)資料，包括納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.稅款繳納資料，包括完稅憑證、繳款書、銀行對賬單等。4.發(fā)票管理資料，包括發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具記錄、發(fā)票作廢清單等。5.稅務(wù)審批備案資料，包括減免稅申請審批表、稅收優(yōu)惠備案表等。6.稅務(wù)檢查資料，包括稅務(wù)檢查通知書、稅務(wù)檢查報(bào)告、稅務(wù)處理決定書等。7.其他稅務(wù)相關(guān)資料，如稅務(wù)咨詢報(bào)告、稅務(wù)籌劃方案等。1.稅務(wù)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)稅務(wù)檔案的收集工作，確保稅務(wù)檔案的及時(shí)、完整收集。2.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)將相關(guān)稅務(wù)資料移交稅務(wù)管理部門，稅務(wù)管理部門應(yīng)定期對收集到的稅務(wù)資料進(jìn)行整理。3.稅務(wù)資料的整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，一般分為綜合類、申報(bào)類、繳納類（一）收集要求、發(fā)票類、審批備案類、檢查類等類別。4.每份稅務(wù)資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，注明資料名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息。5.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照順序排列，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。6.對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、稅務(wù)檔案的保管（一）保管期限稅務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（二）保管方式1.稅務(wù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立備份機(jī)制，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。4.檔案管理部門應(yīng)建立稅務(wù)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄稅務(wù)檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）保管環(huán)境1.稅務(wù)檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，確保稅務(wù)檔案的安全。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（四）保管要求1.稅務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對稅務(wù)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對于超過保管期限的稅務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.稅務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的保密制度，不得擅自泄露稅務(wù)檔案的內(nèi)容。五、稅務(wù)檔案的利用（一）利用范圍稅務(wù)檔案的利用主要包括為公司內(nèi)部稅務(wù)管理、稅務(wù)籌劃、稅務(wù)審計(jì)、稅務(wù)檢查等工作提供參考依據(jù)，以及為外部稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等提供相關(guān)資料。（二）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到稅務(wù)管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)持單位介紹信和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司稅務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并做好記錄。3.稅務(wù)檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案外借申請表》，經(jīng)公司稅務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理外借手續(xù)，并限期歸還。4.利用稅務(wù)檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆封、抽換等，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)稅務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用記錄稅務(wù)管理部門應(yīng)建立稅務(wù)檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄稅務(wù)檔案的查閱、外借等情況，包括查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、外借人、外借時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。六、稅務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.稅務(wù)管理部門應(yīng)定期對保管期滿的稅務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由稅務(wù)管理部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定稅務(wù)檔案的存毀價(jià)值，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價(jià)值的稅務(wù)檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價(jià)值的稅務(wù)檔案，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案銷毀申請表》。（二）銷毀1.《稅務(wù)檔案銷毀申請表》經(jīng)公司稅務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.稅務(wù)檔案的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督