PAGE規(guī)范防疫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司防疫檔案管理，確保防疫工作相關(guān)資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效支持防疫決策與工作開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)在防疫期間各類防疫工作檔案的管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映防疫工作實際情況。2.完整性原則：涵蓋防疫工作各個環(huán)節(jié)的資料，確保無遺漏。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，便于查詢與使用。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全與保密。二、防疫檔案的分類與內(nèi)容（一）防疫工作方案與預(yù)案類1.公司總體防疫工作方案明確防疫工作目標、任務(wù)、組織架構(gòu)與職責分工。規(guī)定防疫工作的總體流程與措施，如人員排查、場所防控、物資保障等。2.專項防疫預(yù)案針對疫情防控中的特定情況，如疫情應(yīng)急處置、重點區(qū)域管控、大規(guī)模核酸檢測等制定的預(yù)案。包括應(yīng)急響應(yīng)機制、處置流程、各部門協(xié)同措施等內(nèi)容。（二）人員信息檔案類1.員工健康檔案記錄員工每日健康狀況，如體溫、是否有發(fā)熱咳嗽等癥狀。員工疫苗接種情況，包括接種時間、疫苗種類等信息。員工核酸檢測記錄，檢測時間、結(jié)果等。2.外來人員信息檔案對來訪客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等外來人員的基本信息登記。外來人員的健康狀況記錄，如行程軌跡、核酸檢測結(jié)果等。（三）防疫物資管理檔案類1.物資采購檔案采購申請審批記錄，包括采購物資的種類、數(shù)量、用途等。采購合同、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.物資出入庫檔案物資入庫記錄，包括入庫時間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等。物資出庫記錄，領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、物資用途等。3.物資庫存盤點檔案定期庫存盤點記錄，盤點時間、實際庫存數(shù)量、賬實差異等。（四）場所防控檔案類1.辦公場所防控檔案辦公區(qū)域清潔消毒記錄，消毒時間、消毒人員、消毒方式等。通風換氣記錄，通風時間、頻次等。來訪人員登記與體溫檢測記錄。2.生產(chǎn)場所防控檔案生產(chǎn)車間清潔消毒記錄。生產(chǎn)設(shè)備維護與消毒記錄。員工在生產(chǎn)場所的防控措施落實情況記錄。3.公共區(qū)域防控檔案公司食堂、會議室、電梯等公共區(qū)域的清潔消毒記錄。公共區(qū)域人員限流、佩戴口罩等防控措施執(zhí)行情況記錄。（五）疫情應(yīng)急處置檔案類1.疫情報告記錄發(fā)現(xiàn)疫情后的報告時間、報告人、報告內(nèi)容等。2.密切接觸者排查與管理檔案密切接觸者名單、排查過程記錄。對密切接觸者的隔離措施落實情況記錄，如隔離地點、隔離時間等。3.疫情防控措施調(diào)整記錄根據(jù)疫情發(fā)展對公司防疫措施進行調(diào)整的決策過程記錄。調(diào)整后的具體措施及執(zhí)行情況記錄。（六）宣傳教育檔案類1.防疫知識培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)人員名單等。培訓(xùn)效果評估記錄，如員工對防疫知識的掌握程度測試結(jié)果等。2.防疫宣傳資料檔案制作的防疫宣傳海報、手冊、視頻等資料的內(nèi)容記錄。宣傳資料的發(fā)放記錄，發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量等。三、防疫檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門指定專人負責防疫檔案的收集工作，確保各類防疫資料及時、準確收集。2.防疫工作開展過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報表等應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交至檔案管理部門。3.對于外來文件，如政府部門發(fā)布的防疫政策文件等，應(yīng)及時收集并進行登記。（二）整理方法1.按照防疫檔案的分類標準，對收集到的資料進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，確保編號的唯一性與系統(tǒng)性。3.去除資料中的無關(guān)信息，對內(nèi)容進行規(guī)范整理，如文件應(yīng)去除空白頁、重復(fù)頁等。4.對破損或褪色的資料進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性與可讀性。四、防疫檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理后的防疫檔案資料由檔案管理人員進行審核，審核通過后進行歸檔。2.按照檔案類別建立檔案目錄，將檔案資料裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標注檔案類別、編號、年度等信息。3.將檔案盒或文件夾存放在檔案柜中，按照一定的順序排列，便于查找。（二）保管期限1.防疫工作方案與預(yù)案類檔案長期保管。2.人員信息檔案類、防疫物資管理檔案類、場所防控檔案類、疫情應(yīng)急處置檔案類等檔案保管期限為自疫情結(jié)束后[X]年。3.宣傳教育檔案類檔案保管期限為自疫情結(jié)束后[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)保持干燥、通風、清潔，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案柜應(yīng)定期進行檢查與維護，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、防疫檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱防疫檔案的，應(yīng)填寫《防疫檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人協(xié)助查閱，并對查閱過程進行記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管場所，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱防疫檔案的，應(yīng)填寫《防疫檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案。5.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員責任。六、防疫檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對防疫檔案內(nèi)容予以保密。2.未經(jīng)公司批準，不得向任何單位或個人提供防疫檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）銷毀規(guī)定1.對于保管期滿且無保存價值的防疫檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請。2.申請應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并附銷毀清單。3.銷毀申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等。5.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、防疫檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立防疫檔案管理監(jiān)督小組，定期對防疫檔案管理工作進行檢查與監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將防疫檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門檔案管理工作進行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的組織落實情況、檔案資料的完整性與準確性