PAGE涉密工作檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在加強(qiáng)公司涉密工作檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，防止公司機(jī)密信息泄露，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等各類涉密工作檔案的管理，包括但不限于文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等形式的檔案。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展涉密工作檔案的管理活動(dòng)。2.保密原則：采取有效措施，確保涉密工作檔案在收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷毀等全過程中的保密性。3.規(guī)范操作原則：建立健全規(guī)范的檔案管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反涉密工作檔案管理制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善涉密工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)涉密工作檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)涉密工作檔案的查閱、借閱、使用等進(jìn)行審核和登記，并監(jiān)督使用過程。4.負(fù)責(zé)定期對(duì)涉密工作檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)組織對(duì)到期或已失去保存價(jià)值的涉密工作檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門的涉密工作檔案管理情況進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉密工作檔案的形成、積累和整理，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的涉密工作檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作，確保檔案的規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門涉密工作檔案的查閱、借閱、使用等提出申請(qǐng)，并配合檔案管理部門進(jìn)行審核和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門涉密工作檔案的安全保密工作進(jìn)行管理，采取必要的防范措施，防止檔案丟失、損壞和泄露。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守涉密工作檔案管理制度，不得擅自查閱、借閱、使用、復(fù)制、傳播、銷毀涉密工作檔案。2.在查閱、借閱、使用涉密工作檔案時(shí)，必須履行審批手續(xù)，并按照規(guī)定的范圍和方式使用檔案。3.妥善保管涉密工作檔案，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所，不得在非涉密計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)設(shè)備上存儲(chǔ)涉密工作檔案。4.使用完畢后，及時(shí)將涉密工作檔案歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.發(fā)現(xiàn)涉密工作檔案丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門，并采取必要的措施進(jìn)行補(bǔ)救。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.國(guó)家秘密類檔案：按照國(guó)家保密行政管理部門確定的密級(jí)和保密期限進(jìn)行分類管理，分為絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)。2.商業(yè)秘密類檔案：根據(jù)公司商業(yè)秘密的范圍和特點(diǎn)，分為技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)秘密、財(cái)務(wù)秘密等類別。3.工作秘密類檔案：按照工作內(nèi)容和性質(zhì)，分為業(yè)務(wù)工作秘密、管理工作秘密等類別。（二）編號(hào)1.對(duì)涉密工作檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[年份][類別代碼][流水號(hào)]，其中年份為檔案形成年份，類別代碼為檔案分類代碼，流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)。3.例如：2023GM001，表示2023年形成的商業(yè)秘密類檔案中的第1份。四、檔案的收集與整理（一）收集1.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的涉密工作檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、草稿、附件等，確保檔案的完整性。3.對(duì)電子文件形式的涉密工作檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集，并確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性。（二）整理1.檔案管理部門對(duì)收集的涉密工作檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，包括分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。2.按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類，確保同一類別的檔案集中存放。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面、目錄等位置標(biāo)注編號(hào)。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。5.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)1.涉密工作檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子文件形式的涉密工作檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（二）保管1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)狀況符合要求。3.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。5.對(duì)檔案的存儲(chǔ)位置、保管期限等信息應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和管理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱涉密工作檔案的，應(yīng)填寫《涉密工作檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。3.查閱涉密工作檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制的，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)。（二）借閱1.因工作需要借閱涉密工作檔案的，應(yīng)填寫《涉密工作檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、范圍、時(shí)間、歸還日期等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或擴(kuò)大使用范圍。如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的使用與傳遞（一）使用1.涉密工作檔案的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行，不得超出審批范圍使用檔案。2.使用涉密工作檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。如需在非涉密計(jì)算機(jī)上處理涉密工作檔案的，應(yīng)使用專門的保密軟件進(jìn)行加密處理。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將涉密工作檔案歸還檔案管理部門，并清理使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，不得擅自留存。（二）傳遞1.涉密工作檔案的傳遞應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送取等安全方式進(jìn)行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。2.傳遞涉密工作檔案時(shí)，應(yīng)填寫《涉密工作檔案?jìng)鬟f登記表》，注明傳遞日期、檔案名稱、數(shù)量、傳遞方式、接收單位等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案在傳遞過程中丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取必要的措施進(jìn)行補(bǔ)救。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)涉密工作檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和是否已失去保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案專業(yè)人員等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限和是否已失去保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的涉密工作檔案，應(yīng)填寫《涉密工作檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀涉密工作檔案時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，應(yīng)妥善保存。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《涉密工作檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立健全涉密工作檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的涉密工作檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門涉密工作檔案管理情況的自查自糾，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國(guó)家有關(guān)部門和行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。十、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本制度行為的認(rèn)定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱、使用、復(fù)制、傳播、銷毀涉密工作檔案的。2.擅自將檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所，或在非涉密計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)設(shè)備上存儲(chǔ)涉密工作檔案的。3.未履行檔案管理職責(zé)，導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露的。4.違反檔案管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案管理工作正常開展的。5.其他違反本制度行為的。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)違反本制度的個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警