PAGE專利檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專利檔案的管理，有效保護(hù)和利用專利信息資源，促進(jìn)公司技術(shù)創(chuàng)新和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在專利創(chuàng)造、申請(qǐng)、維護(hù)、運(yùn)用等過程中形成的各類專利檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則專利檔案由公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范專利檔案的管理流程。3.保密原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的專利檔案，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司專利檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)專利檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等日常管理工作。3.定期對(duì)專利檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)各部門專利檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門專利創(chuàng)造、申請(qǐng)、維護(hù)等過程中形成的專利文件材料的收集、整理，并及時(shí)移交知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門歸檔。2.配合知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門做好專利檔案的檢索、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守公司專利檔案管理制度，確保本部門專利檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)專利檔案的具體管理工作，包括檔案的分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.建立健全專利檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行登記，及時(shí)催還到期檔案。4.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。三、專利檔案的收集與整理（一）收集范圍1.專利申請(qǐng)階段的文件材料，包括專利申請(qǐng)書、說明書、權(quán)利要求書、附圖、摘要等。2.專利審批過程中的各類文件，如受理通知書、審查意見通知書、補(bǔ)正通知書、授權(quán)通知書等。3.專利維護(hù)階段的相關(guān)材料，如年費(fèi)繳納憑證、專利變更證明、專利無效宣告請(qǐng)求書及相關(guān)文件等。4.專利技術(shù)研發(fā)過程中的原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。5.專利評(píng)估、轉(zhuǎn)讓、許可等運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如評(píng)估報(bào)告、轉(zhuǎn)讓合同、許可協(xié)議等。6.與專利相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來信函、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)專利文件材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整。2.收集的專利文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照專利類型（發(fā)明專利、實(shí)用新型專利、外觀設(shè)計(jì)專利）、技術(shù)領(lǐng)域、申請(qǐng)時(shí)間等進(jìn)行分類。2.編號(hào)為每一份專利檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)專利類型、年份、流水號(hào)等信息，便于管理和查詢。3.編目編制專利檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索。4.裝訂對(duì)于紙質(zhì)專利文件材料，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范裝訂，確保整齊、牢固。四、專利檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的專利文件材料，應(yīng)定期移交知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理人員按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔，并填寫檔案歸檔登記表。（二）保管期限1.發(fā)明專利檔案保管期限為自專利授權(quán)之日起[X]年。2.實(shí)用新型專利檔案保管期限為自專利授權(quán)之日起[X]年。3.外觀設(shè)計(jì)專利檔案保管期限為自專利授權(quán)之日起[X]年。4.涉及公司核心技術(shù)和重大利益的專利檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，方便檢索。3.特殊載體檔案對(duì)于涉及聲像、實(shí)物等特殊載體的專利檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，并建立相應(yīng)的目錄清單。（四）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記，并由檔案管理人員陪同。五、專利檔案的檢索與利用（一）檢索途徑1.建立專利檔案檢索系統(tǒng)，通過檔案編號(hào)、專利名稱、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、技術(shù)領(lǐng)域等多種途徑進(jìn)行檢索。2.編制專利檔案檢索指南，指導(dǎo)檢索人員正確使用檢索系統(tǒng)。（二）利用方式1.內(nèi)部利用公司內(nèi)部各部門因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作需要，可向知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門提出專利檔案查閱申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，并注明查閱目的、范圍等內(nèi)容。知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門審核通過后，安排專人提供查閱服務(wù)。2.外部利用因合作、交流等原因需要向外部單位提供專利檔案的，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議。未經(jīng)公司授權(quán)，不得將專利檔案提供給無關(guān)第三方。（三）利用記錄對(duì)專利檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案內(nèi)容等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、專利檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的專利檔案，實(shí)行專人專管制度。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格限制知悉范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取加密、屏蔽等措施，防止信息泄露。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。（二）安全管理1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害以及人為破壞等突發(fā)事件。2.定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行，保障檔案數(shù)據(jù)安全。七、專利檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已過保管期限的專利檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立專利檔案鑒定小組，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、技術(shù)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)專利檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解專利技術(shù)的現(xiàn)狀、應(yīng)用情況及對(duì)公司的重要性。2.征求相關(guān)部門和人員的意見，評(píng)估專利檔案的利用價(jià)值。3.參考國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定，綜合判斷檔案是否仍需留存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無留存價(jià)值的專利檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。