PAGE檔案室資料員管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高檔案資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負責對各類檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案資料應如實反映公司各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案資料進行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，提供便捷的查閱、借閱服務。二、檔案室職責（一）檔案管理1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.接收、收集、整理、分類、編目、裝訂公司各類檔案資料，建立健全檔案資料數據庫。3.對檔案資料進行科學保管，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失、霉變等。4.定期對檔案資料進行清查、核對，確保檔案資料賬實相符。（二）查閱與借閱服務1.按照規(guī)定為公司內部各部門及員工提供檔案資料查閱、借閱服務。2.建立檔案查閱、借閱登記制度，詳細記錄查閱、借閱時間、內容、人員等信息。3.對查閱、借閱檔案資料的人員進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保管期限。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案資料，按照規(guī)定程序進行銷毀。3.建立檔案銷毀登記制度，詳細記錄銷毀檔案資料的名稱、數量、時間、批準人等信息。（四）檔案信息化建設1.推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作效率和水平。2.負責檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。3.組織開展檔案數字化工作，將重要檔案資料進行數字化處理，實現檔案資料的在線查閱和利用。三、檔案資料分類與編號（一）分類原則根據公司檔案資料的形成領域、內容特點、管理要求等，采用年度機構保管期限分類法進行分類。（二）分類方案1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、資質證書、榮譽證書等。2.黨群工作類：包括黨組織文件、黨員檔案、工會文件、共青團文件等。3.經營管理類：包括市場調研報告、營銷策劃方案、合同協(xié)議、財務報表、審計報告等。4.生產技術類：包括產品研發(fā)資料、生產工藝文件、質量檢驗報告、設備檔案等。5.人力資源類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同等檔案資料。6.其他類：包括公司大事記、新聞報道、對外宣傳資料等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+機構代碼+類別代碼+順序號”的結構。2.年度：采用公元紀年，取年份后兩位數字表示，如“23”表示2023年。3.機構代碼：按照公司內部機構設置，為每個機構分配一個兩位代碼，如“01”表示公司總部。4.類別代碼：根據檔案分類方案，為每個類別分配一個兩位代碼，如“01”表示行政管理類。5.順序號：按照檔案資料形成的先后順序，為每一份檔案資料分配一個四位順序號，如“0001”。例如，公司總部2023年形成的第一份行政管理類檔案資料的編號為“2301010001”。四、檔案資料收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、報告、成果等。4.其他與公司業(yè)務相關的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案資料，應按照檔案分類方案進行初步分類。（三）整理要求1.檔案資料應按照分類方案進行進一步整理，同一類別的檔案資料應按照時間順序排列。2.每份檔案資料應編寫頁碼，并在首頁加蓋檔案章，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.對破損、褪色的檔案資料，應進行修復或復制，確保檔案資料的質量。4.整理好的檔案資料應裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案編號、名稱、類別、保管期限等信息。五、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案資料移交檔案室歸檔，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案室應及時對接收的檔案資料進行審核，對不符合要求的檔案資料，應退回原部門重新整理。3.歸檔后的檔案資料應按照編號順序上架存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件，公司章程，年度財務報告，重大合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案資料主要包括公司一般性文件、規(guī)章制度、業(yè)務檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案資料主要包括公司臨時性文件、一般性業(yè)務資料等，保管期限為1年至10年。（三）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防磁等安全保管條件。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等。3.定期對檔案室進行檢查和維護，確保檔案資料的安全。六、檔案資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部各部門及員工因工作需要查閱檔案資料的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人簽字批準后，到檔案室查閱。2.查閱檔案資料時，應在檔案室指定的地點進行，不得將檔案資料帶出檔案室。3.查閱檔案資料時，應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、抽換、污損等。4.查閱結束后，應及時將檔案資料歸還檔案室，并在檔案查閱登記冊上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內部各部門及員工因工作需要借閱檔案資料的，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人簽字批準后，報檔案室負責人審批。2.借閱檔案資料的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案資料時，應出具本人有效身份證件，并在檔案借閱登記冊上簽字確認。4.借閱人應對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案資料內容。5.借閱人歸還檔案資料時，檔案室應認真檢查檔案資料的完整性和安全性，如發(fā)現檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（三）特殊情況查閱與借閱1.因公司外部單位或個人需要查閱、借閱公司檔案資料的，應按照國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經公司領導批準。2.涉及公司機密的檔案資料，原則上不得查閱、借閱，確因工作需要查閱、借閱的，應經公司保密委員會批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行管理。七、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人擔任組長，各部門負責人及相關業(yè)務人員為成員。（二）鑒定內容1.檔案資料的真實性、完整性、準確性。2.檔案資料的保存價值。3.檔案資料的保管期限是否合理。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案資料進行鑒定，根據鑒定結果填寫檔案鑒定意見書。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案資料，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司領導批準。3.對涉及公司機密的檔案資料，應按照公司保密規(guī)定進行處理，不得擅自銷毀。（四）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案資料，應在檔案室指定的地點進行銷毀。2.銷毀檔案資料時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在檔案銷毀登記冊上詳細記錄銷毀檔案資料的名稱、數量、時間、批準人等信息。3.監(jiān)銷人應在檔案銷毀登記表上簽字確認，確保檔案資料銷毀徹底。八、檔案資料統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應建立檔案資料統(tǒng)計制度，定期對檔案資料的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，報送公司領導及相關部門。（二）移交工作1.公司因機構調整、業(yè)務劃轉等原因，需要將檔案資料移交