PAGE檔案局規(guī)章制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局的規(guī)范化管理，確保檔案工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)章制度匯編。（二）適用范圍本匯編適用于檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映歷史事實(shí)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露、不損壞、不丟失。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面活動(dòng)的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案。2.本局在履行職能過(guò)程中形成的各類文件、材料、記錄等檔案。3.涉及本地區(qū)重大事件、重要人物、重點(diǎn)項(xiàng)目等的相關(guān)檔案。4.具有保存價(jià)值的歷史檔案、民間檔案及其他特殊載體檔案。（二）收集渠道1.主動(dòng)接收各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及社會(huì)組織移交的應(yīng)歸檔檔案。2.通過(guò)征集、購(gòu)買、捐贈(zèng)等方式獲取具有重要價(jià)值的檔案。3.對(duì)散存于社會(huì)的珍貴檔案進(jìn)行調(diào)查、登記，積極爭(zhēng)取收集。（三）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，定期向檔案部門移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、日期等信息，并確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。3.檔案部門對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、檢查，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回并要求補(bǔ)充完善。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類。3.問(wèn)題分類法：按照檔案所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，去除金屬物，按一定順序裝訂。2.分類：根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分到相應(yīng)的類別中。3.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括題名、責(zé)任者、日期、編號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.定期對(duì)檔案裝具進(jìn)行檢查、維護(hù)，及時(shí)更換損壞的裝具。（三）檔案保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況。3.對(duì)重要檔案和易損檔案進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)或異地存放等方式。4.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢查。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.為機(jī)關(guān)內(nèi)部工作提供檔案查閱、參考。2.為社會(huì)各界提供檔案咨詢、查閱、復(fù)制等服務(wù)。3.開展檔案展覽、編研等活動(dòng)，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案利用者應(yīng)及時(shí)將利用檔案的情況反饋給檔案部門，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或利用過(guò)程中有任何意見(jiàn)和建議，應(yīng)及時(shí)告知。2.檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案利用工作。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行鑒定并提出處理意見(jiàn)。（三）鑒定程序1.檔案部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限或是否需要銷毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。七、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案，包括已過(guò)保管期限、重復(fù)文件、無(wú)查考利用價(jià)值的文件等。（二）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、日期等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。2.加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（四）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2.嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)電子檔案的形成、積累、整理、歸檔等過(guò)程進(jìn)行管理。九、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案部門的全面工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，為檔案工作的開展提供支持和保障。4.負(fù)責(zé)檔案人員的培訓(xùn)、考核和管理，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。3.按照檔案利用制度，為利用者提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。4.參與檔案鑒定和銷毀工作，