PAGE辦公室物資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室物資檔案管理，確保物資檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物資管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室各類物資檔案的管理，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、家具、低值易耗品等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：辦公室物資檔案由專門(mén)部門(mén)或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物資的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)物資檔案的安全，防止信息泄露和丟失。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，為公司物資管理提供有力支持。二、物資檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品類：包括筆、紙、文件夾、訂書(shū)機(jī)等日常辦公消耗品。2.設(shè)備類：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備。3.家具類：辦公桌、辦公椅、文件柜等辦公家具。4.低值易耗品類：價(jià)值較低、使用周期較短的物資，如掃帚、拖把、垃圾桶等。（二）編號(hào)規(guī)則1.物資檔案編號(hào)采用“類別代碼+順序號(hào)”的形式。2.類別代碼：辦公用品類用“GB”表示，設(shè)備類用“SB”表示，家具類用“JJ”表示，低值易耗品類用“DZ”表示。3.順序號(hào)：按照物資入庫(kù)時(shí)間先后順序依次編排，從001開(kāi)始。例如，一臺(tái)2023年5月入庫(kù)的電腦，編號(hào)為“SB001”；一個(gè)2023年6月入庫(kù)的文件柜，編號(hào)為“JJ002”。三、物資檔案的建立（一）檔案內(nèi)容1.物資基本信息：包括物資名稱（全稱）、規(guī)格型號(hào)、品牌、產(chǎn)地、購(gòu)置日期、購(gòu)置價(jià)格、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式等。2.采購(gòu)合同：如有采購(gòu)合同，應(yīng)附上合同復(fù)印件，包括合同編號(hào)、簽訂日期、雙方簽字蓋章頁(yè)等關(guān)鍵信息。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：記錄物資驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）及整改情況等。4.使用說(shuō)明：對(duì)于一些復(fù)雜設(shè)備或特殊物資，應(yīng)附上使用說(shuō)明書(shū)，確保使用人員正確操作。5.維修保養(yǎng)記錄：記錄物資的維修保養(yǎng)情況，包括維修日期、維修原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、保養(yǎng)周期及保養(yǎng)內(nèi)容等。6.報(bào)廢處理記錄：如物資報(bào)廢，應(yīng)記錄報(bào)廢日期、報(bào)廢原因、報(bào)廢審批情況及處理方式等。（二）檔案建立流程1.物資采購(gòu)：采購(gòu)部門(mén)在物資采購(gòu)?fù)瓿珊?，?yīng)及時(shí)將物資基本信息錄入系統(tǒng)，并將相關(guān)采購(gòu)合同、發(fā)票等資料提交給檔案管理部門(mén)。2.驗(yàn)收環(huán)節(jié)：驗(yàn)收人員在完成物資驗(yàn)收后，應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告提交給檔案管理部門(mén)。3.檔案整理：檔案管理部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)和驗(yàn)收人員提交的資料后，應(yīng)按照物資檔案內(nèi)容要求進(jìn)行整理、分類和編號(hào)，建立物資檔案。4.檔案存儲(chǔ)：將建立好的物資檔案存儲(chǔ)在專用的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，確保檔案的安全和完整。四、物資檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案柜分類存放，按照物資類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案：建立電子檔案庫(kù)，按照物資類別和編號(hào)建立文件夾，將相關(guān)電子文檔存儲(chǔ)在相應(yīng)文件夾中。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案：檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案：電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，要采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被病毒感染、篡改或丟失。（三）保管期限1.一般物資檔案：保管期限為自物資購(gòu)置之日起[X]年。2.重要設(shè)備檔案：如大型辦公設(shè)備、關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備等，保管期限為自設(shè)備購(gòu)置之日起[X]年或設(shè)備報(bào)廢后[X]年，以較長(zhǎng)者為準(zhǔn)。五、物資檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物資檔案，應(yīng)填寫(xiě)《物資檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容及查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過(guò)程規(guī)范、有序。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱物資檔案，應(yīng)填寫(xiě)《物資檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，借閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在借閱期限內(nèi)歸還。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，則應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。六、物資檔案的更新與維護(hù)（一）信息更新1.當(dāng)物資的基本信息發(fā)生變更時(shí)，如規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置價(jià)格、供應(yīng)商等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更信息通知檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到變更信息后，應(yīng)及時(shí)對(duì)物資檔案進(jìn)行更新，并確保更新后的檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）維修保養(yǎng)記錄更新1.設(shè)備或物資維修保養(yǎng)后，維修人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)維修保養(yǎng)記錄，并將記錄提交給檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)將維修保養(yǎng)記錄及時(shí)更新到物資檔案中，以便全面了解物資的使用和維護(hù)情況。（三）定期盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。盤(pán)點(diǎn)周期為每年[X]次。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案編號(hào)、檔案內(nèi)容等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和整改。七、物資檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.物資已達(dá)到保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.物資已報(bào)廢，且相關(guān)報(bào)廢手續(xù)齊全。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理部門(mén)提出物資檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《物資檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀物資的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因及銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同實(shí)施，確保銷(xiāo)毀過(guò)程合規(guī)、徹底。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫(xiě)《物資檔案銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式及參與人員等信息。5.銷(xiāo)毀完成后，《物資檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《物資檔案銷(xiāo)毀記錄》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案保存，保存期限為[X]年。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)辦公室物資檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案建立、保管、查閱、借閱、更新與維護(hù)、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于審計(jì)部門(mén)提出的問(wèn)題和整改意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。（二）考核機(jī)制1.建立辦公室物資檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)檔案管理部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性等方面。2.考核結(jié)果與部門(mén)及個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)于檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)