PAGE扶貧資料檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧資料檔案的科學(xué)管理，確保扶貧資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及扶貧工作資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等各項(xiàng)活動。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：扶貧資料檔案由專門的檔案室集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及扶貧對象隱私、敏感信息等予以保密。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為扶貧工作決策和實(shí)施提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧資料檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理扶貧資料檔案，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀處理。6.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司/組織內(nèi)人員的檔案管理意識和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧工作資料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.認(rèn)真做好檔案的日常管理工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和流程。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與扶貧工作相關(guān)的政策文件、規(guī)劃、通知等。2.本公司/組織制定的扶貧工作計劃、方案、措施等。3.扶貧項(xiàng)目申報、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，如項(xiàng)目申請書、可行性研究報告、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目進(jìn)展報告、驗(yàn)收報告等。4.扶貧對象的基本信息資料，包括貧困戶登記表、幫扶手冊、脫貧臺賬等。5.扶貧資金使用管理資料，如資金預(yù)算、撥款憑證、報賬資料、審計報告等。6.扶貧工作中的會議記錄、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等。7.扶貧工作中的影像資料、圖片、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)扶貧資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。4.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將收集的扶貧資料移交檔案室，不得積壓或擅自留存。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.政策法規(guī)類：按照政策法規(guī)制定部門、時間等進(jìn)行分類。2.項(xiàng)目管理類：按照扶貧項(xiàng)目類型、實(shí)施年度等進(jìn)行分類。3.扶貧對象類：按照貧困戶所在地區(qū)、貧困程度等進(jìn)行分類。4.資金管理類：按照資金來源、用途、年度等進(jìn)行分類。5.工作記錄類：按照會議記錄、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等類別進(jìn)行分類。6.其他類：如影像資料、榮譽(yù)證書等單獨(dú)分類。（二）整理方法1.對收集的資料進(jìn)行核對、篩選，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類，同類資料按照時間順序或重要程度排列。3.對每份文件進(jìn)行編號，編制目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。4.對文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。5.建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，方便電子檔案的管理和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核通過的檔案按照分類順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、起止日期等信息。3.將檔案盒存放在檔案架上，按照編號順序排列，便于查找和管理。4.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別數(shù)量等信息。（二）歸檔期限1.當(dāng)年形成的扶貧資料檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.在扶貧項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)資料應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個月內(nèi)完成歸檔。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，配備必要的消防器材和防蟲藥品。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（二）保管措施1.對檔案進(jìn)行定期檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.建立檔案借閱登記制度，對借出的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案按時歸還。3.對電子檔案進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過批準(zhǔn)并登記。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧資料檔案。2.上級部門、相關(guān)單位因工作需要查閱扶貧資料檔案。3.涉及扶貧工作的司法機(jī)關(guān)、審計部門等因辦案需要查閱扶貧資料檔案。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室根據(jù)申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)查閱，并提供必要的協(xié)助。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私的扶貧資料檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。八、檔案利用（一）利用方式1.為扶貧工作決策提供參考依據(jù)，通過查閱檔案了解扶貧工作歷史情況和現(xiàn)狀。2.為扶貧項(xiàng)目實(shí)施提供支持，查閱相關(guān)項(xiàng)目檔案確保項(xiàng)目實(shí)施符合要求。3.為扶貧工作監(jiān)督檢查提供資料，通過檔案查證工作落實(shí)情況。4.為對外宣傳和交流提供素材，展示扶貧工作成果和經(jīng)驗(yàn)。（二）利用管理1.建立檔案利用效果跟蹤制度，對檔案利用后的效果進(jìn)行評估和反饋。2.根據(jù)檔案利用情況，及時調(diào)整檔案管理策略和方法，提高檔案利用效率。3.對檔案利用過程中形成的新資料，按照檔案管理規(guī)定及時進(jìn)行收集、整理和歸檔。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合扶貧工作實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.堅持全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和憑證價值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公