PAGE制定本單位檔案工作制度[公司/組織名稱]檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性原則各部門和員工應(yīng)如實(shí)反映工作活動(dòng)情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成和歸檔各類文件材料，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率，滿足單位各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，審定本單位檔案工作規(guī)章制度。2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題，將檔案工作納入單位整體發(fā)展規(guī)劃，保障檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。3.定期對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)檔案管理部門做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）綜合管理部門（檔案管理部門）綜合管理部門為本單位檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案工作的具體組織實(shí)施。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律法規(guī)和本單位檔案工作制度，制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.建立健全檔案管理制度，完善檔案管理設(shè)施，做好檔案的安全保管和保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，按照規(guī)定及時(shí)銷毀已失去保存價(jià)值的檔案。5.編制檔案檢索工具，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。6.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案行政管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。其職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。三檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括指示、通知、決定、批復(fù)等。2.本單位形成的各類文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)文件等。3.下級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.本單位組織的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、照片、音像資料等。6.本單位人員在各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等活動(dòng)中形成的文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，保持其內(nèi)在聯(lián)系。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，確保其可讀性和可利用性。5.照片、音像資料等應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行分類整理歸檔。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年由各部門兼職檔案員整理后移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于一些特殊項(xiàng)目或緊急工作形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后及時(shí)歸檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法本單位檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行整理。1.年度分類將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類按照單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或工作職能，將檔案分為不同的類別。如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類等等。3.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、定期（長(zhǎng)期、短期）三種保管期限。永久保管：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：主要是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為30年。短期保管：主要是反映本單位局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（三）編號(hào)與編目1.檔案管理部門對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于查找。2.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于檢索和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對(duì)不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并在裝具上標(biāo)明檔案類別、保管期限等信息。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，確保檔案按時(shí)歸還入庫(kù)。5.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷其保存價(jià)值。1.對(duì)反映本單位主要職能活動(dòng)、歷史面貌且具有重要憑證作用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值，但隨著時(shí)間推移重要性逐漸降低的檔案，可列為長(zhǎng)期保管。3.對(duì)僅在短期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，可列為短期保管。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定銷毀清冊(cè)》。2.《檔案鑒定銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和日期。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案鑒定銷毀清冊(cè)》上注明“已銷毀”字樣，并將清冊(cè)永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍本單位員工因工作需要，可查閱利用本單位檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)利用者有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告單位主管領(lǐng)導(dǎo)。利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本單位檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本單位現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保檔案數(shù)字化副本與原件一致。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人