PAGE小區(qū)物業(yè)檔案員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小區(qū)物業(yè)檔案管理工作，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)物業(yè)管理公司檔案員的管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用及銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由檔案員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，為物業(yè)管理工作提供有力支持。二、檔案員職責(zé)（一）檔案管理工作1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理、歸檔各類物業(yè)檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立清晰的檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）檔案保管工作1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保障檔案的安全。3.對電子檔案進(jìn)行備份管理，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱利用工作1.建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱手續(xù)，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.為物業(yè)管理工作提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，確保工作的順利開展。3.對涉及機(jī)密或重要的檔案資料，嚴(yán)格控制查閱范圍，確保檔案信息安全。（四）檔案信息化管理工作1.推進(jìn)物業(yè)檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)手段對檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理效率和水平。2.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)錄入、更新檔案信息。3.利用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索、統(tǒng)計(jì)分析等工作，為物業(yè)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（五）檔案培訓(xùn)與宣傳工作1.組織開展檔案管理知識培訓(xùn)，提高物業(yè)員工的檔案意識和檔案管理技能。2.向業(yè)主宣傳檔案管理的重要性，引導(dǎo)業(yè)主積極配合檔案管理工作，共同維護(hù)小區(qū)檔案的完整。三、檔案收集（一）收集范圍1.物業(yè)管理服務(wù)合同、協(xié)議及相關(guān)文件。2.小區(qū)規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、竣工資料等。3.業(yè)主信息檔案，包括業(yè)主基本資料、房屋產(chǎn)權(quán)信息、聯(lián)系方式等。4.物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)、更新記錄，如維修工單、設(shè)備維護(hù)記錄等。5.小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理資料，如清潔記錄、綠化養(yǎng)護(hù)計(jì)劃等。6.安全保衛(wèi)工作資料，如巡邏記錄、門禁系統(tǒng)記錄、監(jiān)控視頻等。7.財(cái)務(wù)管理資料，如物業(yè)費(fèi)收繳記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。8.與業(yè)主溝通協(xié)調(diào)的相關(guān)記錄，如投訴處理記錄、業(yè)主意見反饋等。9.其他與物業(yè)管理相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地移交檔案員。2.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。4.檔案員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照物業(yè)管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容，將檔案分為綜合管理類、房屋管理類、設(shè)備設(shè)施管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、安全保衛(wèi)管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)主服務(wù)類等類別。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如綜合管理類可分為公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等；房屋管理類可分為房屋檔案、裝修管理檔案等。（二）整理方法1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無效的文件。2.按照檔案編號規(guī)則為每份檔案編制唯一的編號，確保檔案編號的系統(tǒng)性和連貫性。3.填寫檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱和檢索。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和裱糊，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案歸檔（一）歸檔原則1.遵循檔案形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查找和利用。（二）歸檔流程1.檔案員對整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.將審核通過的檔案按照歸檔要求裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息。3.將檔案存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，建立檔案存放索引，便于快速查找。六、檔案保管（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。（二）檔案存放1.根據(jù)檔案類別和編號，將檔案有序存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、使用專門的保護(hù)設(shè)備等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）檔案清查1.檔案員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。七、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.物業(yè)管理公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案員處查閱。2.涉及小區(qū)業(yè)主信息的檔案，業(yè)主本人或其授權(quán)代理人查閱時(shí)，應(yīng)提供有效身份證明，經(jīng)檔案員核實(shí)后，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前與物業(yè)管理公司聯(lián)系，說明查閱目的和范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱原因等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)同意查閱。3.查閱人持審批后的《檔案查閱申請表》到檔案員處辦理查閱手續(xù)，檔案員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，檔案員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）查閱限制1.涉及物業(yè)管理公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和復(fù)制。2.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件一致，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。八、檔案利用（一）為物業(yè)管理工作提供支持1.檔案員應(yīng)根據(jù)物業(yè)管理工作的需要，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，為物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)、管理等工作提供依據(jù)。2.通過對檔案資料的分析和研究，為物業(yè)管理決策提供數(shù)據(jù)支持和參考意見。（二）為業(yè)主服務(wù)1.向業(yè)主提供房屋產(chǎn)權(quán)信息、維修記錄等檔案資料的查詢服務(wù)，解答業(yè)主的疑問，維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益。2.根據(jù)業(yè)主的需求，提供與物業(yè)管理相關(guān)的檔案資料復(fù)印件或證明材料，方便業(yè)主辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無法修復(fù)且無保存必要的檔案。3.經(jīng)鑒定確屬不應(yīng)歸檔或重復(fù)、無效的檔案。（二）銷毀程序1.檔案員定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀檔案的清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案員組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全等方面。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求檔案員限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核