PAGE檔案查檔規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案查檔管理，確保檔案信息的安全、準確、及時提供利用，維護公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的活動，以及外部單位或個人按照法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定申請查閱公司檔案的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案查檔活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，維護公司商業(yè)秘密和客戶隱私。3.高效服務(wù)原則：在確保檔案安全和保密的前提下，提高查檔效率，及時滿足公司內(nèi)部和外部的查檔需求。4.規(guī)范有序原則：對檔案查檔流程、手續(xù)、權(quán)限等進行明確規(guī)范，確保查檔工作有序進行。二、檔案查檔范圍（一）公司內(nèi)部查檔范圍1.員工因工作需要查閱與其工作相關(guān)的檔案資料，如人事檔案、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表等。2.部門之間因協(xié)作開展工作，需要查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案以獲取信息支持。3.公司管理層因決策、審計、監(jiān)督等工作需要查閱各類檔案。（二）外部查檔范圍1.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依照法定程序和要求，因辦案、執(zhí)法等需要查閱公司檔案。2.與公司有業(yè)務(wù)往來的合作單位，在符合相關(guān)規(guī)定和合同約定的情況下，查閱與其合作項目相關(guān)的檔案。3.其他經(jīng)公司批準的外部單位或個人，因特定事由需要查閱公司檔案。三、查檔流程（一）內(nèi)部查檔流程1.申請員工填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。部門負責(zé)人根據(jù)工作實際情況，對申請進行審核，并簽署意見。如同意查閱，注明查閱范圍和期限；如不同意，說明理由并反饋給申請人。2.登記申請人持經(jīng)部門負責(zé)人審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門進行登記。檔案管理人員對申請表進行審核，確認申請信息完整、審批手續(xù)齊全后，按照規(guī)定為申請人辦理登記手續(xù)，記錄查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.查閱檔案管理人員根據(jù)申請，在指定地點為申請人提供檔案查閱服務(wù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定，不允許申請人擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。申請人應(yīng)在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱，并在查閱完畢后及時將檔案歸還檔案管理人員。如需延長查閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.歸還申請人查閱完畢后，將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認檔案無損壞、缺失、涂改等情況后，在《檔案查閱申請表》上注明歸還時間，并將申請表存檔。（二）外部查檔流程1.申請外部單位或個人向公司提交《檔案查閱申請函》，詳細說明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱用途、查閱時間等信息，并附上相關(guān)證明文件（如司法機關(guān)的立案通知書、行政機關(guān)的執(zhí)法證件等）。公司辦公室對申請函及相關(guān)證明文件進行初審，審核申請是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。如初審?fù)ㄟ^，將申請函及相關(guān)材料轉(zhuǎn)交給檔案管理部門；如初審不通過，及時通知申請人并說明理由。2.審批檔案管理部門收到申請函及相關(guān)材料后，組織相關(guān)部門和人員進行會審。會審內(nèi)容包括查閱目的的合法性、查閱范圍的合理性、查閱用途的必要性等。根據(jù)會審結(jié)果，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過的，出具《檔案查閱批準書》；審批不通過的，通知申請人并說明原因。3.登記申請人持《檔案查閱批準書》到檔案管理部門進行登記。檔案管理人員按照外部查檔登記要求，詳細記錄查閱人單位名稱、查閱人姓名、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并要求查閱人簽字確認。4.查閱檔案管理人員按照《檔案查閱批準書》規(guī)定的查閱范圍和要求，在指定地點為申請人提供檔案查閱服務(wù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范，不允許申請人擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.歸還申請人查閱完畢后，將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行仔細核對，確認檔案無損壞、缺失、涂改等情況后，在《檔案查閱申請表》上注明歸還時間，并由查閱人簽字確認。同時，將查閱過程中形成的相關(guān)記錄和材料整理歸檔。四、查檔權(quán)限與審批（一）內(nèi)部查檔權(quán)限與審批1.普通員工查閱與其工作直接相關(guān)的一般性檔案，由所在部門負責(zé)人審批。2.涉及重要業(yè)務(wù)、機密信息或跨部門的檔案查閱，需經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司管理層查閱檔案，可根據(jù)實際需要直接進行，但需在檔案管理部門進行登記備案。（二）外部查檔權(quán)限與審批1.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱公司檔案，按照其法定程序進行，公司應(yīng)予以配合，無需額外審批，但需做好登記記錄。2.與公司有業(yè)務(wù)往來的合作單位查閱與其合作項目相關(guān)的檔案，查閱范圍和用途在合作協(xié)議約定范圍內(nèi)的，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。超出合作協(xié)議約定范圍的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.其他外部單位或個人查閱公司檔案，由公司辦公室初審，檔案管理部門組織會審，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案查閱要求（一）查閱人員要求1.查閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的工作身份或合法資格，如員工應(yīng)為本公司在職人員，外部單位或個人應(yīng)持有有效的證明文件。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查檔管理制度，愛護檔案資料，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標注、污損檔案。3.查閱人員在查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得在檔案查閱場所大聲喧嘩、吸煙等，以免影響其他查閱人員和檔案管理人員工作。（二）查閱場所要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為查閱人員提供安全、安靜、整潔的查閱環(huán)境。2.檔案查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、復(fù)印機等，方便查閱人員使用。3.檔案查閱室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對查閱過程進行全程監(jiān)控，確保檔案安全和查閱行為規(guī)范。（三）查閱時間要求1.內(nèi)部查檔應(yīng)在正常工作時間內(nèi)進行，如需在非工作時間查閱，應(yīng)提前與檔案管理部門協(xié)商，并經(jīng)批準后方可安排。2.外部查檔應(yīng)根據(jù)公司工作安排和檔案管理部門的實際情況確定查閱時間，查閱時間應(yīng)合理安排，避免影響公司正常工作秩序。六、檔案復(fù)制與摘抄規(guī)定（一）復(fù)制規(guī)定1.內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案名稱、復(fù)制用途、復(fù)制數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.外部單位或個人申請復(fù)制公司檔案，應(yīng)按照外部查檔流程進行審批，經(jīng)批準后，在檔案管理部門的監(jiān)督下進行復(fù)制。復(fù)制數(shù)量、用途等應(yīng)嚴格按照批準書的規(guī)定執(zhí)行。3.檔案管理人員應(yīng)使用專用的檔案復(fù)制設(shè)備進行復(fù)制，確保復(fù)制件清晰、完整、與原件一致。復(fù)制過程中應(yīng)做好記錄，包括復(fù)制時間、復(fù)制人、復(fù)制檔案名稱及數(shù)量等。4.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的“檔案復(fù)制專用章”，以證明其真實性和有效性。（二）摘抄規(guī)定1.內(nèi)部人員如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案摘抄申請表》，注明摘抄檔案名稱、摘抄內(nèi)容范圍、摘抄用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理摘抄手續(xù)。2.摘抄應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，摘抄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，不得擅自修改或增減。摘抄完畢后，摘抄人應(yīng)在摘抄件上簽字確認。3.外部單位或個人一般不允許摘抄公司檔案，如因特殊情況確需摘抄，應(yīng)按照外部查檔流程進行嚴格審批，經(jīng)批準后，在檔案管理部門的監(jiān)督下進行摘抄。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案存儲環(huán)境的安全管理，確保檔案庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.定期對檔案存儲設(shè)備和設(shè)施進行檢查、維護和更新，確保其正常運行，保障檔案安全。3.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注查閱人員的行為，防止因查閱人員疏忽或不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案損壞或丟失。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.查閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非查閱目的或泄露給第三方。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲等。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案查檔工作進行審計監(jiān)督，檢查查檔流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案安全與保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應(yīng)建立自查制度，定期對檔案查檔工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2.對于司法機關(guān)、行政機關(guān)等提出的意見和建議應(yīng)認真對待，并按照要求進行整改落實，確保檔案查檔工作合法合規(guī)。九、違規(guī)處理（一）內(nèi)部違規(guī)處理1.查閱人員如有違反檔案查檔管理制度的行為，如擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標注、污損檔案，擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容，未按規(guī)定時間歸還檔案等，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因查閱人員違規(guī)行為給公司造成損失或不良影響的，公司將依法追究其責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理人員如有違反檔案管理規(guī)定和保密制度的行為，如泄露檔案信息、擅自提供檔案查閱等，公司將視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）外部違規(guī)處理1.外部單位或個人