PAGE涉密檔案室保密制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密檔案室的保密管理，確保國家秘密、公司商業(yè)秘密等重要信息的安全，防止信息泄露，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及涉密檔案管理的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，依法開展涉密檔案管理工作。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識，采取有效措施，預(yù)防涉密檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.突出重點(diǎn)原則：對涉及重要國家秘密、公司核心商業(yè)秘密的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。4.嚴(yán)格責(zé)任原則：明確各部門、崗位及人員在涉密檔案管理中的保密責(zé)任，對違反制度的行為依法依規(guī)追究責(zé)任。二、保密組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）保密委員會公司成立保密委員會，由公司高層管理人員擔(dān)任主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。保密委員會負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)公司的保密工作，審議和決策重大保密事項(xiàng)，監(jiān)督保密制度的執(zhí)行情況。（二）保密工作辦公室保密委員會下設(shè)保密工作辦公室，掛靠在[具體部門]，負(fù)責(zé)日常保密工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善保密規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.開展保密宣傳教育活動(dòng)，提高員工保密意識。3.對涉密人員進(jìn)行資格審查和管理。4.監(jiān)督檢查涉密檔案室的安全保密措施落實(shí)情況。5.組織開展保密檢查和隱患排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改問題。6.受理和調(diào)查處理保密違規(guī)事件，提出處理意見。（三）涉密檔案室管理部門[具體部門]作為涉密檔案室的管理部門，負(fù)責(zé)涉密檔案的日常管理工作，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)涉密檔案室的建設(shè)、維護(hù)和管理。2.制定涉密檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等具體管理制度和操作規(guī)程。3.配備必要的保密設(shè)施設(shè)備，確保涉密檔案的安全存儲。4.對涉密檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。5.定期對涉密檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。（四）涉密檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，履行保密義務(wù)。2.負(fù)責(zé)涉密檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。3.對進(jìn)入涉密檔案室的人員進(jìn)行登記和檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。4.按照規(guī)定的程序和要求辦理涉密檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好記錄。5.定期對涉密檔案室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。6.保守工作中知悉的國家秘密和公司商業(yè)秘密，不得泄露給無關(guān)人員。三、涉密檔案的范圍及密級劃分（一）涉密檔案的范圍1.涉及國家秘密的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。2.公司尚未公開的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶信息、技術(shù)秘密、產(chǎn)品配方等商業(yè)秘密。3.其他經(jīng)公司認(rèn)定為需要保密的檔案資料。（二）密級劃分根據(jù)涉密檔案的重要性和敏感性，將其劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級。1.絕密級：是最重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。公司絕密級檔案主要包括涉及國家核心機(jī)密的技術(shù)資料、重大決策文件等。2.機(jī)密級：是重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。公司機(jī)密級檔案主要包括重要的商業(yè)秘密、關(guān)鍵技術(shù)資料、重要會議紀(jì)要等。3.秘密級：是一般的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定的損害。公司秘密級檔案主要包括一般性的業(yè)務(wù)資料、內(nèi)部管理文件等。四、涉密檔案的管理（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的涉密文件、資料等收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.整理過程中要確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修正。3.對涉密檔案進(jìn)行編號、編目，建立檔案索引，便于查找和管理。（二）檔案歸檔1.涉密檔案應(yīng)定期歸檔，歸檔時(shí)間不得超過規(guī)定期限。2.歸檔時(shí)要填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接清楚。3.對歸檔的涉密檔案進(jìn)行妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并按照密級分類存放。（三）檔案保管1.涉密檔案室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.檔案存放應(yīng)符合安全要求，按照密級和類別有序排列，便于查找和管理。絕密級檔案應(yīng)單獨(dú)存放于專門的保險(xiǎn)柜中。3.定期對涉密檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.對檔案保管環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保溫濕度等條件符合要求，防止檔案因環(huán)境因素受損。（四）檔案借閱1.嚴(yán)格控制涉密檔案的借閱范圍，僅限因工作需要且經(jīng)過審批的人員借閱。2.借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、密級、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和保密工作辦公室審批后方可借閱。3.絕密級檔案原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司保密委員會主任批準(zhǔn)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。5.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、拍照等。如因工作需要必須復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。6.檔案歸還時(shí)，管理人員要認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案使用1.在使用涉密檔案過程中，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得超出規(guī)定的使用范圍。2.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，不得在辦公場所隨意存放。3.如需在辦公場所以外使用涉密檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案安全。（六）檔案銷毀1.對已失去保存價(jià)值的涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和保密工作辦公室審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀涉密檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。五、保密設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備配備1.根據(jù)涉密檔案室的安全保密需要，配備必要的保密設(shè)施設(shè)備，如保密柜、監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.保密設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，確保其性能可靠、安全有效。（二）設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.定期對保密設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行維修或更換，確保設(shè)施設(shè)備的安全性和可靠性。3.建立保密設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案，記錄維護(hù)時(shí)間、內(nèi)容、維修情況等信息。（三）設(shè)施設(shè)備使用1.嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用保密設(shè)施設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)和設(shè)置。2.對涉及保密設(shè)施設(shè)備的操作進(jìn)行記錄，以備查考。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將保密設(shè)施設(shè)備帶出涉密檔案室。六、涉密人員管理（一）涉密人員資格審查1.對涉及涉密檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，確保其具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和保密意識。2.審查內(nèi)容包括個(gè)人背景、工作經(jīng)歷、社會關(guān)系等，發(fā)現(xiàn)有不符合保密要求的人員，不得從事涉密工作。（二）涉密人員培訓(xùn)1.定期組織涉密人員參加保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密技能等。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，提高涉密人員的保密意識和業(yè)務(wù)能力。3.對新入職的涉密人員進(jìn)行上崗前保密培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。（三）涉密人員考核1.建立涉密人員考核機(jī)制，定期對涉密人員的保密工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括遵守保密制度情況、履行保密職責(zé)情況、保密技能掌握情況等。3.對考核合格的涉密人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對考核不合格的人員進(jìn)行批評教育、離崗培訓(xùn)或調(diào)整崗位等處理。（四）涉密人員保密承諾1.涉密人員應(yīng)簽訂保密承諾書，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.保密承諾書應(yīng)包括遵守保密制度、保守秘密、不泄露公司機(jī)密等內(nèi)容。3.涉密人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密承諾，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、保密監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.保密工作辦公室定期對涉密檔案室的保密制度執(zhí)行情況、檔案管理情況、保密設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，保密設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，涉密人員是否遵守保密制度等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）不定期抽查1.保密工作辦公室不定期對涉密檔案室及相關(guān)部門進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查保密制度的落實(shí)情況和保密措施的執(zhí)行情況。2.抽查可采取實(shí)地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。3.對抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)工作需要，適時(shí)開展專項(xiàng)保密檢查，如針對某項(xiàng)重要涉密項(xiàng)目、重要活動(dòng)等進(jìn)行檢查。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟。3.對專項(xiàng)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，提出改進(jìn)措施和建議，完善保密管理工作。八、保密違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.泄露國家秘密或公司商業(yè)秘密的行為。2.違反涉密檔案管理規(guī)定，如擅自借閱、復(fù)制、摘抄檔案，未按規(guī)定保管檔案等行為。3.違反保密設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定，如擅自更改設(shè)備參數(shù)、將設(shè)備帶出涉密檔案室等行為。4.違反涉密人員管理規(guī)定，如未簽訂保密承諾書、未參加保密培訓(xùn)等行為。5.其他違反保密制度的行為。