PAGE項(xiàng)目活動(dòng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目活動(dòng)檔案管理，確保項(xiàng)目活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)展、總結(jié)、評(píng)估以及后續(xù)查閱利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目活動(dòng)檔案的管理，包括但不限于項(xiàng)目策劃、執(zhí)行、驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等。（三）定義1.項(xiàng)目活動(dòng)檔案：指公司在開(kāi)展各類(lèi)項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各類(lèi)記錄、項(xiàng)目成果文件、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。2.檔案管理部門(mén)：指公司設(shè)立的負(fù)責(zé)項(xiàng)目活動(dòng)檔案管理工作的部門(mén)，具體職責(zé)包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目活動(dòng)檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則：檔案管理工作貫穿項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，同步進(jìn)行檔案的收集、整理和歸檔工作。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：項(xiàng)目活動(dòng)檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于項(xiàng)目活動(dòng)參與人員及相關(guān)部門(mén)查閱利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和完善項(xiàng)目活動(dòng)檔案管理制度，并負(fù)責(zé)制度的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督檢查。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目活動(dòng)檔案的收集工作，指導(dǎo)項(xiàng)目活動(dòng)承辦部門(mén)按照檔案管理要求進(jìn)行文件材料的整理和歸檔，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管與維護(hù)：負(fù)責(zé)項(xiàng)目活動(dòng)檔案的保管工作，建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，提出檔案鑒定意見(jiàn)。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，并做好銷(xiāo)毀記錄。5.檔案統(tǒng)計(jì)與查詢(xún)：負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目活動(dòng)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。為公司各部門(mén)及相關(guān)人員提供檔案查詢(xún)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)項(xiàng)目活動(dòng)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）項(xiàng)目活動(dòng)承辦部門(mén)職責(zé)1.指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作：項(xiàng)目活動(dòng)承辦部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)項(xiàng)目活動(dòng)檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案工作與項(xiàng)目活動(dòng)同步進(jìn)行。2.收集和整理文件材料：按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)在項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括項(xiàng)目策劃書(shū)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)工作：積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，按照檔案管理部門(mén)的要求提供相關(guān)檔案資料，協(xié)助檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。（三）項(xiàng)目活動(dòng)參與人員職責(zé)1.及時(shí)歸檔文件材料：項(xiàng)目活動(dòng)參與人員應(yīng)在項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中及時(shí)將各自形成的文件材料整理歸檔，確保文件材料的完整和準(zhǔn)確。2.保證檔案質(zhì)量：在項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料應(yīng)符合檔案管理要求，字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件等。2.項(xiàng)目策劃階段：包括項(xiàng)目策劃書(shū)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算書(shū)、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等。3.項(xiàng)目執(zhí)行階段：包括項(xiàng)目會(huì)議記錄、項(xiàng)目工作匯報(bào)、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目質(zhì)量控制記錄、項(xiàng)目安全管理記錄、項(xiàng)目物資采購(gòu)記錄、項(xiàng)目合同協(xié)議等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：包括項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目成果文件、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。5.其他與項(xiàng)目活動(dòng)相關(guān)的文件材料：如項(xiàng)目活動(dòng)照片、視頻、音頻資料等。（二）收集要求1.及時(shí)性：項(xiàng)目活動(dòng)承辦部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將項(xiàng)目活動(dòng)檔案移交檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要項(xiàng)目活動(dòng)檔案，應(yīng)及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)齊全完整反映項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，不得遺漏重要文件。對(duì)于項(xiàng)目活動(dòng)中形成的草稿、修改稿、定稿等不同版本的文件，均應(yīng)收集歸檔。3.準(zhǔn)確性：文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章齊全。對(duì)于涉及項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要數(shù)據(jù)的文件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其準(zhǔn)確性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照項(xiàng)目活動(dòng)的階段、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目策劃文件、項(xiàng)目執(zhí)行文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如項(xiàng)目執(zhí)行文件可分為項(xiàng)目進(jìn)度管理文件、項(xiàng)目質(zhì)量管理文件、項(xiàng)目安全管理文件等。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢(xún)。編號(hào)可采用“項(xiàng)目名稱(chēng)+年份+流水號(hào)”的方式，如“[項(xiàng)目名稱(chēng)]2023001”。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂厚度不宜過(guò)厚，以方便查閱和保管。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案一同存放，便于查閱。四、檔案保管與維護(hù)（一）保管期限1.永久保管：對(duì)于反映公司重大項(xiàng)目活動(dòng)、具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括公司重要項(xiàng)目活動(dòng)的一般性文件材料、公司發(fā)展過(guò)程中的重要?dú)v史記錄等。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括公司一般性項(xiàng)目活動(dòng)的文件材料、臨時(shí)性工作的文件材料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、檔案架等保管設(shè)施，按照檔案的類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）檔案維護(hù)1.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、補(bǔ)充缺失檔案等。2.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。制定檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。3.數(shù)字化維護(hù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，檢查電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否完好，數(shù)據(jù)是否可讀取。對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.歷史聯(lián)系原則：從檔案的形成過(guò)程和歷史聯(lián)系出發(fā)，分析檔案之間的內(nèi)在關(guān)系，確定檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免孤立地鑒定檔案。3.效益原則：根據(jù)檔案的利用價(jià)值和利用頻率，合理確定檔案的保管期限，避免過(guò)度保存檔案，提高檔案管理的效益。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目活動(dòng)承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員直接對(duì)檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價(jià)值確定其保管期限。2.分析比較法：通過(guò)對(duì)同類(lèi)項(xiàng)目活動(dòng)檔案的分析比較，了解檔案的共性和差異，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：對(duì)檔案的利用效益進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)利用效益確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：檔案鑒定小組對(duì)已鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.審批：銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案數(shù)量等。4.監(jiān)銷(xiāo)：檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)，確保銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和合法性。六、檔案統(tǒng)計(jì)與查詢(xún)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況：統(tǒng)計(jì)檔案的接收時(shí)間、來(lái)源、數(shù)量等。2.檔案整理情況：統(tǒng)計(jì)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作的完成情況。3.檔案保管情況：統(tǒng)計(jì)檔案的保管期限、存放位置、保管狀況等。4.檔案利用情況：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用目的等。（二）統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，采用手工記錄或電子表格等方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（三）查詢(xún)服務(wù)1.查詢(xún)方式：公司內(nèi)部人員可通過(guò)檔案管理部門(mén)提供的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案查詢(xún)，也可到檔案管理部門(mén)查閱紙質(zhì)檔案。2.查詢(xún)手續(xù)：查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)填寫(xiě)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)目的、查詢(xún)內(nèi)容等。檔案管理部門(mén)對(duì)查詢(xún)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理查詢(xún)手續(xù)。3.借閱規(guī)定：如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案，按時(shí)歸還檔案。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的項(xiàng)目活動(dòng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司的決策和發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案圖像，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、編目管理、檢索查詢(xún)、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶(hù)認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.需求調(diào)研：對(duì)公司檔案管理現(xiàn)狀和需求進(jìn)行調(diào)研，確定檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、內(nèi)容和功能要求。2.系統(tǒng)選型或開(kāi)發(fā)：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，選擇合適的檔案信息管理系統(tǒng)或進(jìn)行自主開(kāi)發(fā)。3.數(shù)據(jù)采集與錄入：組織開(kāi)展檔案數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)。4.系統(tǒng)測(cè)試與上線(xiàn)：對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)