PAGE事業(yè)單位檔案科移交制度一、總則（一）目的為了加強事業(yè)單位檔案管理，確保檔案移交工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，保障檔案的完整與安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位各部門在檔案形成、整理、保管及移交過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案移交必須確保檔案內(nèi)容真實、準確反映本單位各項工作活動。2.完整性原則：應(yīng)保證移交檔案的齊全、完整，涵蓋本單位工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本單位制定的檔案管理制度進行移交操作。4.及時性原則：各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案整理并向檔案科移交，以保證檔案管理工作的連續(xù)性。二、檔案移交的主體與職責（一）檔案形成部門1.負責本部門各類檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案材料齊全、完整、準確。2.按照檔案科規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案向檔案科移交，并填寫檔案移交清單。3.協(xié)助檔案科做好檔案移交過程中的核對、清點等工作，解答檔案科關(guān)于本部門檔案的相關(guān)疑問。（二）檔案科1.制定檔案移交的具體流程和標準，指導(dǎo)各部門檔案整理工作。2.接收各部門移交的檔案，對移交檔案進行審核、清點、登記，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.負責檔案的存儲、保管和利用，建立健全檔案管理臺賬，定期對檔案進行清查盤點。4.對檔案移交過程中出現(xiàn)的問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提出處理意見。三、檔案移交的范圍與內(nèi)容（一）文書檔案1.上級機關(guān)來文，包括各類通知、決定、命令、批復(fù)等。2.本單位形成的文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、規(guī)章制度等。3.與外單位往來的文件，如函件、合同、協(xié)議等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。2.人事檔案，涵蓋員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)材料。3.項目檔案，如項目立項文件、可行性研究報告、項目實施過程中的各類文件、驗收報告等。4.科研檔案，包括科研項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。（三）聲像檔案1.照片檔案，反映本單位重要活動、會議場景、領(lǐng)導(dǎo)視察等的照片。2.錄音檔案，記錄重要會議、講座、訪談等的音頻資料。3.錄像檔案，如單位宣傳片、工作記錄片等視頻資料。（四）實物檔案1.本單位獲得的各類獎杯、獎牌、證書等。2.具有紀念意義的禮品、紀念品等。四、檔案移交的時間要求（一）年度檔案移交各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢并移交至檔案科。（二）專項檔案移交對于重大項目、重要活動等專項工作形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)移交檔案科。（三）特殊情況處理如遇特殊情況無法按時移交檔案，需提前向檔案科提交書面申請，說明原因及預(yù)計移交時間，經(jīng)檔案科批準后方可延期移交。五、檔案移交的流程（一）檔案整理1.各部門檔案管理人員按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對本部門檔案進行分類、編號、編目。2.對每份檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（二）檔案審核1.檔案科接收各部門移交的檔案后，按照檔案移交標準進行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性等方面。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給檔案形成部門，要求其限期整改。（三）檔案清點與登記1.檔案形成部門與檔案科共同對移交檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、目錄與實物是否一致。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認。3.檔案科根據(jù)移交清單對接收的檔案進行詳細登記，建立檔案管理臺賬。（四）檔案存儲1.將審核合格的檔案按照檔案保管期限、類別等進行分類存放。2.采用科學(xué)的存儲方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，聲像檔案、實物檔案應(yīng)妥善保管在相應(yīng)的存儲設(shè)備或場所。3.建立檔案存儲位置索引，便于查找和利用。六、檔案移交的交接手續(xù)（一）交接雙方責任1.檔案形成部門在檔案移交過程中，應(yīng)確保移交檔案的質(zhì)量和安全，對檔案的真實性、完整性負責。2.檔案科接收檔案后，負責對檔案進行妥善保管和利用，對檔案的保管狀況負責。（二）交接文件簽署1.檔案移交時，雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認，清單應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.交接過程中如有問題或爭議，應(yīng)及時協(xié)商解決，并在交接記錄中注明。（三）交接記錄保存檔案移交清單及相關(guān)交接記錄應(yīng)作為重要檔案資料保存，保存期限與所移交檔案的保管期限相同。七、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案科定期對各部門檔案移交工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、移交時間、交接手續(xù)等方面。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。2.根據(jù)監(jiān)督檢查意見，及時改進檔案移交工作中的不足之處。（三）責任追究1.對于違反檔案移交制度，造成檔案丟失、損壞、泄密等后果的部門和個人，依法依規(guī)追究責任。2.對在檔案移交工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。八、檔案移交后的利用與保密（一）檔案利用1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照檔案利用制度辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案科，由檔案管理人員進行核對、清點。（二）檔案保密1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案進行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)增強保密意識，不得泄露檔案內(nèi)容。3.利用檔