PAGE檔案室管理安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室的各類檔案資料管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全防范意識(shí)，建立健全安全預(yù)防機(jī)制，提前消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案室管理工作。二、檔案室安全管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室安全管理制度，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告檔案安全問題。4.做好檔案室的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等安全防護(hù)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理，并定期移交至檔案室。2.配合檔案室管理人員做好檔案的查閱、利用等工作。3.對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案資料安全負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（三）公司/組織領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)檔案室安全管理工作，定期檢查檔案室安全情況。2.協(xié)調(diào)解決檔案室安全管理工作中存在的問題，提供必要的資源支持。3.對(duì)檔案室安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督考核，確保各項(xiàng)安全管理制度有效執(zhí)行。三、檔案室安全防護(hù)措施（一）檔案庫房安全防護(hù)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫房門窗應(yīng)堅(jiān)固耐用，安裝防盜門窗、防火門等設(shè)施，并配備門鎖、門栓等防盜裝置。3.庫房內(nèi)地面應(yīng)平整、光潔，便于清潔和排水，采用防潮、防火、防蟲、防鼠的建筑材料。4.庫房內(nèi)應(yīng)有足夠的照明設(shè)備，確保光線充足且不影響檔案資料的安全。照明燈具應(yīng)采用防爆、防火、防潮型燈具，并安裝防護(hù)罩。5.庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲(chǔ)設(shè)備安全防護(hù)1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜、檔案架等存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)牢固、穩(wěn)定，便于檔案的存放和查找。2.檔案柜、檔案架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其結(jié)構(gòu)安全，無損壞、變形等情況。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）消防安全防護(hù)1.檔案庫房應(yīng)按照規(guī)定配備足夠數(shù)量的滅火器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，如需進(jìn)行電氣焊等動(dòng)火作業(yè)，必須辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。3.應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)，并確保其正常運(yùn)行。4.定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（四）防盜安全防護(hù)1.檔案室應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，如紅外探測(cè)器、門禁系統(tǒng)等，并與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)警中心聯(lián)網(wǎng)。2.檔案室門窗應(yīng)安裝防盜網(wǎng)、防盜門等防護(hù)設(shè)施，確保安全可靠。3.加強(qiáng)檔案室周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取措施。（五）其他安全防護(hù)1.檔案室應(yīng)配備防蟲、防鼠藥品和器材，定期進(jìn)行投放和檢查，防止檔案資料受到蟲害和鼠害。2.對(duì)檔案室的空氣進(jìn)行凈化處理，防止灰塵、有害氣體等對(duì)檔案資料造成損害。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的通風(fēng)設(shè)備，保持空氣流通，防止檔案資料受潮發(fā)霉。四、檔案收集與整理安全管理（一）檔案收集安全管理1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.在檔案收集過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的完整性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造檔案。3.對(duì)重要檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份資料應(yīng)與原件分開存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）檔案整理安全管理1.檔案室管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的整理，確保檔案資料的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.在檔案整理過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的原始面貌，不得隨意裁剪、折疊、裝訂檔案。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性和完整性。五、檔案保管安全管理（一）檔案存放管理1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。3.檔案存放應(yīng)遵循便于保管、便于利用的原則，避免檔案資料的積壓和浪費(fèi)。（二）檔案保管期限管理1.嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。2.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案資料的時(shí)效性和安全性。3.檔案保管期限的變更應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并做好記錄。（三）檔案清查盤點(diǎn)管理1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案資料的賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次。2.在清查盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.對(duì)清查盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成清查盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案查閱與利用安全管理（一）查閱權(quán)限管理1.嚴(yán)格限定檔案查閱人員的范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱檔案。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。（二）查閱過程管理1.查閱人員應(yīng)在檔案室管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋管理1.查閱人員在查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案室，并反饋查閱利用情況。2.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)查閱利用情況進(jìn)行跟蹤和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進(jìn)。七、檔案數(shù)字化安全管理（一）數(shù)字化設(shè)備安全管理1.檔案數(shù)字化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。2.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)軟件，防止病毒、黑客等攻擊。3.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)設(shè)置專人管理，操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備操作流程和安全注意事項(xiàng)。（二）數(shù)字化數(shù)據(jù)安全管理1.檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.嚴(yán)格控制數(shù)字化數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理數(shù)字化數(shù)據(jù)。（三）數(shù)字化工作環(huán)境安全管理1.檔案數(shù)字化工作場所應(yīng)保持清潔、整齊，避免灰塵、雜物等對(duì)數(shù)字化設(shè)備和數(shù)據(jù)造成損害。2.數(shù)字化工作場所應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)確保其正常運(yùn)行。3.數(shù)字化工作場所應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)安全管理，對(duì)工作場所的安全情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施。八、檔案銷毀安全管理（一）銷毀審批管理1.對(duì)超過保管期限或已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀申請(qǐng)表應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀過程管理1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案資料無法恢復(fù)。3.在檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。（三）銷毀記錄管理1.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致。2.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀申請(qǐng)表、審批文件、銷毀過程記錄等資料，以備查閱。九、應(yīng)急處置與責(zé)任追究（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案室安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。3.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高員工的應(yīng)急處置能力。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，最大限度地減少損失。2.及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。3.對(duì)事故原因進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取措施加以改進(jìn)，防止類似事故再次發(fā)生。（三）責(zé)任追究