PAGE公益救援隊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公益救援隊檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在救援工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公益救援隊全體成員及與救援工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公益救援隊在開展救援活動、組織建設(shè)、培訓(xùn)演練、物資管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公益救援隊檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映救援工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密，對涉及國家機(jī)密、救援行動秘密等重要檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)公益救援隊各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案資料的及時、完整和規(guī)范。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平，逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在救援工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案利用的需求信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為救援工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密事件的發(fā)生。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.救援行動類包括救援任務(wù)下達(dá)文件、救援方案、現(xiàn)場記錄、救援報告、傷亡情況統(tǒng)計、救援總結(jié)等。2.組織建設(shè)類如救援隊章程、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置文件、隊員名單、隊員培訓(xùn)記錄、表彰獎勵文件等。3.培訓(xùn)演練類培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、演練方案、演練總結(jié)等。4.物資管理類物資采購計劃、采購合同、物資入庫單、物資發(fā)放記錄、物資盤點(diǎn)表等。5.財務(wù)管理類財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表、經(jīng)費(fèi)收支憑證、捐贈資金管理文件等。6.對外合作類合作協(xié)議、合作項目文件、交流活動記錄等。7.其他類與公益救援隊工作相關(guān)的重要會議記錄、來信來訪記錄、媒體報道等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，將檔案分為救援行動、組織建設(shè)、培訓(xùn)演練、物資管理、財務(wù)管理、對外合作、其他等七大類。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號為便于管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號采用“年度類別流水號”的形式，如：2023救援行動001，表示2023年形成的救援行動類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和使用。4.裝訂與裝盒對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。裝訂后將檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢后移交檔案管理部門歸檔。對于重大救援行動、重要文件等應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫檔案移交清單一式兩份，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止編號等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行再次審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案移交清單一份退還移交部門留存。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及救援隊重大決策、重要?dú)v史事件、長期保存有重要價值的文件材料等。2.長期保管的檔案保存期限為10年至50年的檔案，如一般救援行動記錄、組織建設(shè)文件等。3.短期保管的檔案保存期限為1年至10年的檔案，如臨時性文件、一般性物資管理記錄等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有一定利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報救援隊負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為公益救援隊內(nèi)部工作提供參考，如制定救援計劃、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、查詢隊員信息等。2.為對外宣傳、交流合作提供資料支持，展示救援隊的工作成果和形象。3.為法律糾紛、事故調(diào)查等提供證據(jù)材料。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供查閱。查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制對于需要復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、救援行動秘密等重要檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.對可能影響救援隊形象、聲譽(yù)或涉及知識產(chǎn)權(quán)等問題的檔案，利用時應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公益救援隊檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的電子檔案按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行存儲，并錄入相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。3.對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便利用者查找所需檔案。3.借閱管理在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱時間、借閱人、歸還時間等信息，實現(xiàn)對檔案借閱情況的實時監(jiān)控。4.統(tǒng)計分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.建立檔案信息