PAGE檔案管理進出存管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理進出存過程中的相關活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則：檔案應全面、系統地記錄公司各項工作的過程和結果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務檔案等。2.財務檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務檔案等。3.業(yè)務檔案：包括市場營銷檔案、項目檔案、合同檔案、客戶檔案、產品檔案等。4.技術檔案：包括研發(fā)項目檔案、技術圖紙、技術標準、工藝文件、設備檔案等。5.其他檔案：包括聲像檔案、電子檔案、榮譽檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統性、穩(wěn)定性原則，確保檔案編號能夠準確反映檔案的類別、年度、順序等信息。2.編號方法：采用“分類號+年度+流水號”的形式進行編號。例如，行政檔案的編號為“XZ+年份+流水號”，財務檔案的編號為“CW+年份+流水號”等。3.檔案編號由綜合管理部門統一編制，各部門應按照規(guī)定的編號方法對本部門形成的檔案進行編號，并及時將編號信息反饋給綜合管理部門。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應納入檔案收集范圍。2.公司與外部單位簽訂的合同、協議、合作項目文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、報告、成果等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案收集人員應熟悉檔案收集范圍和要求，按照規(guī)定的時間和程序進行收集。3.對重要文件、資料等應進行原件收集，如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案應保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）收集時間1.定期收集：各部門應在每月末或每季度末將本部門形成的檔案整理后移交綜合管理部門。2.不定期收集：對于公司重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時收集。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案對收集的檔案進行分類。2.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應進行修補。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限、檔號等信息。（三）整理要求1.整理工作應在檔案收集后及時進行，確保檔案整理的質量。2.整理人員應嚴格按照整理方法和要求進行操作，保證檔案整理的規(guī)范性。3.整理過程中應認真核對檔案內容，發(fā)現問題及時處理。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序排列存放，便于查找和利用。2.對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤等，定期進行檢查和維護。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的安全。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門應根據借閱申請表的內容，對借閱檔案進行登記，并提供相應的檔案。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內容。如需復印、摘錄檔案，應經綜合管理部門同意。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現問題應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、各部門檔案管理人員及相關專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內容、來源、時間等因素，確定檔案的價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其價值大小。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、檔號、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經公司領導審批后，由綜合管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應妥善保管，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，為公司決策提供支持。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編目、存儲。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關信息錄入檔案信息管理系統，建立檔案數據庫。3.檔案檢索與利用：通過檔案信息管理系統，實現檔案的快速檢索和在線查閱利用。4.系統維護與安全管理：定期對檔案信息管理系統進行維護，確保系統的正常運行，加強系統安全管理，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案數字化工作應按照國家有關標準和規(guī)范進行，確保數字化檔案的質量。2.檔案信息錄入應準確、完整，保證檔案數據庫的真實性和可靠性。3.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統的操作技能，提高工作效率。4.加強檔案信息安全管理，設置用戶權限，對系統進行定期備份，防止數據丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負責對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作的開展情況。3.檔案信息化管理工作的推進情況。4.檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心。（三）監(jiān)督檢查方式及頻