PAGE印章及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章及檔案的管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保印章使用和檔案管理合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確印章保管人和檔案管理人員，實行專人負責。3.安全保密原則：采取有效措施，保障印章和檔案的安全，防止泄露和丟失。4.高效便捷原則：在確保安全的前提下，提高印章使用和檔案查詢利用效率。二、印章管理（一）印章種類公司印章包括但不限于公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、部門章等。（二）印章的刻制1.新設立公司或部門需要刻制印章時，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，經公司領導審批后，統(tǒng)一由行政部門負責辦理刻制手續(xù)。2.印章刻制必須選擇具有合法資質的印章制作單位，確保印章質量和安全性。（三）印章的領取1.印章刻制完成后，行政部門應及時通知申請部門領取。領取時，雙方需在《印章領取登記表》上簽字確認，注明領取時間、印章名稱、規(guī)格等信息。2.領取人應妥善保管印章，不得委托他人代領。如因特殊情況需要代領，必須經過申請部門負責人書面授權，并在《印章領取登記表》上注明代領人姓名及授權情況。（四）印章的保管1.各類印章應指定專人保管，保管人必須具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章使用規(guī)定。2.公章、法定代表人章由公司辦公室專人保管；合同專用章由合同管理部門專人保管；財務專用章由財務部門專人保管；部門章由各部門指定專人保管。3.印章保管人應將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置必要的防盜、防火、防潮等設施。4.印章保管人不得擅自將印章交與他人使用，如因工作需要臨時借用，必須經過嚴格的審批程序，并在借用期間全程監(jiān)督使用情況。（五）印章的使用1.使用印章必須填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用事由、使用部門、使用時間、使用人等信息，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。2.審批流程：一般性事務使用印章，由部門負責人審批；涉及重要合同、協(xié)議、文件等使用印章，需經公司領導審批；涉及財務支出、對外投資等重大事項使用印章，需經公司領導班子集體研究決定。3.印章保管人在審核《印章使用申請表》無誤后，方可使用印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄使用情況，包括使用時間、使用事由、使用人等信息。4.印章使用應在公司內部進行，不得攜帶印章外出使用。如因特殊情況需要外出使用，必須經過公司領導特別批準，并采取必要的安全措施，確保印章安全。5.使用印章時，應確保印章與文件內容相符，不得在空白紙張或未填寫完整的文件上加蓋印章。（六）印章的停用與銷毀1.因公司機構調整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由保管部門填寫《印章停用申請表》，經公司領導審批后，辦理停用手續(xù)。停用的印章應及時上繳公司辦公室統(tǒng)一保管。2.對于需要銷毀的印章，由公司辦公室會同相關部門進行鑒定，填寫《印章銷毀申請表》，經公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。三、檔案管理（一）檔案定義與分類1.檔案是指公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案分類：行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等；人事檔案：包括員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄、績效考核等；財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等；業(yè)務檔案：包括合同協(xié)議、項目文檔、市場調研報告、客戶資料等；其他檔案：包括各類證照、榮譽證書、固定資產檔案等。（二）檔案的收集與整理1.文件形成部門或個人應及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，并按照檔案分類標準進行初步整理。2.檔案管理人員應定期對收集到的文件材料進行檢查和核對，確保文件的完整性和準確性。對于不符合要求的文件，應及時與相關部門或個人溝通，進行補充或修正。3.檔案整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理過程中，應按照檔案編號規(guī)則進行編號，并編制相應的目錄。（三）檔案的歸檔1.經過整理的文件材料應及時歸檔，歸檔時間一般為次年上半年。檔案管理人員應按照檔案類別建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的歸檔時間、名稱、編號、保管期限等信息。2.歸檔的檔案應編制檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案盒內的文件應按照編號順序排列整齊，并附上相應的目錄清單。3.對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行整理和存儲，并建立電子檔案索引，便于查詢和利用。（四）檔案的保管1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設施，如檔案架、保險柜、溫濕度控制設備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。3.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫濕度應符合國家規(guī)定的標準。嚴禁在檔案庫房內吸煙、存放易燃、易爆物品。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容。非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。（五）檔案的查閱與借閱1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱檔案名稱、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經公司領導審批。3.檔案管理人員應按照審批后的《檔案查閱申請表》提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案安全。查閱人員不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或帶出公司。如因特殊情況需要帶出公司，必須經過公司領導特別批準，并采取必要的安全措施，確保檔案安全。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完好無損。（六）檔案的鑒定與銷毀1.公司應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關部門組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對于失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。嚴禁將檔案作為廢紙出售或隨意丟棄。四、監(jiān)督與檢查（一）公司辦公室負責對印章及檔案管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。（二）監(jiān)督檢查內容包括印章保管、使用情況