PAGE檔案管理制度保管在哪里一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等一系列工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項活動和工作情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備檔案管理人員若干名。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等日常管理工作。3.對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范開展。4.定期對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。5.負責檔案管理設施設備的維護和管理，確保檔案的安全保存。6.開展檔案信息化建設，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的章程、制度、會議記錄、工作計劃、總結、報告、通知、通報、決定、決議、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍進行分類，如市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術研發(fā)、物資采購、銷售服務等方面形成的檔案。3.項目管理類：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的文件資料、項目驗收報告等。4.客戶資料類：客戶基本信息、客戶往來函件、客戶合同、客戶投訴處理記錄等。5.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案類：以電子形式存儲的各類文件資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。編號方法如下例所示：1.行政管理類：采用“XZ年份流水號”的形式，其中“XZ”表示行政管理類，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該類檔案的順序號。2.業(yè)務管理類：根據(jù)不同業(yè)務類別分別編號，如“SC年份流水號”表示生產(chǎn)管理類檔案，其中“SC”表示生產(chǎn)管理，年份和流水號含義同行政管理類。3.項目管理類：采用“XM項目編號年份流水號”的形式，其中“XM”表示項目管理類，項目編號為公司統(tǒng)一的項目編號，年份和流水號含義同前。4.客戶資料類：“KH客戶編號年份流水號”，“KH”表示客戶資料類，客戶編號為公司對客戶的唯一編號，年份和流水號含義同前。5.聲像檔案類：“SX年份流水號”，“SX”表示聲像檔案類，年份和流水號含義同前。6.電子檔案類：“DZ年份流水號”，“DZ”表示電子檔案類，年份和流水號含義同前。各部門應按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的檔案進行編號，并及時提交給檔案管理部門。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保本部門在工作中形成的各類檔案及時、完整地收集起來。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種形式的資料。3.對于重要會議、活動、項目等形成的檔案，相關部門應在活動結束后[X]個工作日內(nèi)將檔案資料收集齊全，并移交檔案管理部門。4.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應及時進行整理。整理工作包括分類、編號、編目、裝訂等。2.按照檔案分類標準，對檔案進行分類，確保同一類檔案集中存放。3.對每份檔案進行編號，編號應清晰、準確，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。5.對于紙質(zhì)檔案，應進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。2.檔案管理部門應按照檔案分類和編號順序，將檔案存放在相應的檔案柜或存儲設備中。3.對于電子檔案，應建立電子檔案庫，按照電子檔案的分類和編號進行存儲，并做好備份。備份存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全。（二）檔案保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。檔案應分類存放，不同類別的檔案之間應留有一定的間隔。3.定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。4.對聲像檔案，應采取特殊的保管措施，如使用專門的存儲設備、定期進行播放檢查等，確保聲像檔案的質(zhì)量。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。未經(jīng)批準，任何人不得進入檔案庫房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人應經(jīng)公司/組織主管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復印或拍照。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應對檔案查閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、批準人等信息。查閱登記記錄應妥善保存，以備查詢。（三）檔案利用1.檔案利用應遵循合理、合法、安全的原則，確保檔案的正常使用和不被濫用。2.如需復印、拍照或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.利用檔案過程中，不得對檔案進行涂改、損壞或丟失。如因特殊原因需要暫時借用檔案，應辦理借用手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，對檔案進行綜合評估，確定保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，鑒定小組應提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀意見經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督