PAGE檔案三合一制度審核流程一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，規(guī)范檔案三合一制度審核流程，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本流程。（二）適用范圍本流程適用于公司各部門在檔案形成、整理、歸檔及審核過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家檔案管理法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項業(yè)務活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管。4.安全保密原則：加強檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護公司利益。二、檔案三合一制度概述（一）制度內(nèi)容檔案三合一制度是指將檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限表有機結合，形成一個統(tǒng)一的整體。通過明確各類檔案的分類標準、歸檔范圍及保管期限，為檔案管理提供清晰的指導。（二）分類方案1.分類依據(jù)：根據(jù)公司業(yè)務職能、工作流程及檔案形成特點，確定以年度、機構（問題）、保管期限為分類標準。2.具體分類年度分類：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的檔案分別存放。機構（問題）分類：在年度分類基礎上，按公司內(nèi)部機構或問題進行二級分類。如行政、財務、業(yè)務等機構，或按業(yè)務流程中的不同問題進行劃分。保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、定期（如30年、10年等）保管。（三）歸檔范圍明確公司各類業(yè)務活動中應歸檔的文件材料范圍，包括但不限于以下方面：1.行政管理類：公司紅頭文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.財務類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。3.業(yè)務類：合同協(xié)議、項目文件、市場調(diào)研資料、客戶信息等。4.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。（四）保管期限表根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度和歷史價值，制定詳細的保管期限表，明確各類檔案的保管期限。例如：1.永久保管檔案：公司設立、變更、注銷文件，重要的合同協(xié)議，涉及公司重大權益的文件等。2.30年保管檔案：一般的業(yè)務合同、重要會議記錄、財務總賬等。3.10年保管檔案：一般性的文件材料、短期業(yè)務資料等。三、審核流程（一）檔案形成部門自查1.文件收集：各部門在業(yè)務活動中及時收集相關文件材料，確保文件的齊全完整。2.初步整理：按照檔案三合一制度的要求，對收集的文件進行初步分類、排序和編目，檢查文件的準確性和規(guī)范性。3.自查報告：部門負責人組織對本部門形成的檔案進行自查，填寫自查報告，內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、分類情況、保管期限確定是否準確等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檔案管理部門初審1.接收檔案：檔案管理部門接收各部門提交的檔案，核對檔案數(shù)量、移交清單等信息。2.形式審查：對檔案的裝訂、編目、格式等形式要件進行審查，檢查是否符合檔案管理要求。3.內(nèi)容審查：重點審查檔案的分類是否準確、歸檔范圍是否完整、保管期限確定是否合理，對存在疑問的檔案及時與形成部門溝通核實。4.初審意見反饋：檔案管理部門根據(jù)初審情況，向形成部門反饋初審意見，提出整改要求和期限。（三）公司審核小組審核1.審核小組組成：由公司分管領導牽頭，檔案管理部門、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成審核小組。2.集中審核：審核小組對經(jīng)過初審的檔案進行集中審核，重點對檔案三合一制度的執(zhí)行情況進行全面檢查，對重要檔案和存在爭議的檔案進行集體研究討論。3.審核報告出具：審核小組形成審核報告，明確檔案審核的總體情況、存在問題及整改建議，報公司領導審批。（四）公司領導審批1.審批流程：公司領導根據(jù)審核報告，對檔案三合一制度審核結果進行審批。2.結果執(zhí)行：如審批通過，檔案管理部門按照審核確定的分類、歸檔范圍和保管期限進行整理歸檔；如審批不通過，形成部門需根據(jù)領導意見進一步整改，重新提交審核。四、審核要點（一）分類準確性1.檢查檔案分類是否符合檔案三合一制度確定的分類方案，各級分類標準是否一致。2.對于跨年度、跨機構（問題）的檔案，分類是否合理清晰，便于查找利用。（二）歸檔范圍完整性1.對照歸檔范圍要求，逐一檢查各部門提交的檔案，確保應歸檔的文件材料無遺漏。2.關注業(yè)務活動中的特殊文件材料，是否按規(guī)定納入歸檔范圍。（三）保管期限合理性1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和利用需求，審核保管期限確定是否恰當。2.對于保管期限存在疑問的檔案，參考相關規(guī)定和公司實際情況進行綜合判斷。（四）檔案質(zhì)量規(guī)范性1.檢查檔案的裝訂是否牢固、整齊，編目是否準確、清晰。2.文件格式是否符合要求，簽字蓋章等手續(xù)是否齊全。五、審核記錄與檔案留存（一）審核記錄要求1.在檔案審核過程中，各環(huán)節(jié)應做好詳細的審核記錄，包括審核時間、審核人員、審核內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。2.審核記錄應采用紙質(zhì)或電子文檔形式保存，確保記錄的真實性和完整性。（二）檔案留存規(guī)定1.經(jīng)過審核的檔案，連同審核記錄一并歸檔保存。2.審核記錄作為檔案管理的重要資料，應與檔案原件長期保存，以備后續(xù)查閱和審計。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.檔案管理部門定期組織檔案三合一制度培訓，針對不同崗位人員制定培訓內(nèi)容和計劃。2.培訓內(nèi)容包括檔案三合一制度的概念、分類方案、歸檔范圍、保管期限表及審核流程等。（二）培訓方式1.采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種培訓方式，提高培訓效果。2.鼓勵員工自主學習檔案管理知識，提供相關學習資料和在線學習平臺。（三）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳檔案三合一制度的重要性和審核流程。2.定期發(fā)布檔案管理工作動態(tài)和相關案例，增強員工對檔案管理的重視程度。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案三合一制度審核監(jiān)督機制，定期對檔案審核工作進行檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括審核流程執(zhí)行情況、審核記錄完整性、檔案質(zhì)量等方面。（二）考核辦法1.將檔案三合一制度審核工作納入部門和員工績效考核體系。2.對檔案審核工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰獎勵，對審核工作不力、存在問題較多的部門