PAGE辦公室每日檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室各部門及全體員工在日常工作中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）辦公室檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案支持和服務(wù)。4.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。5.負責檔案管理人員的培訓和考核工作。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受辦公室檔案管理部門的指導和監(jiān)督。2.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案資料移交辦公室檔案管理部門歸檔。3.各部門在日常工作中應(yīng)妥善保管本部門的檔案資料，確保檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.負責檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.負責檔案信息的開發(fā)利用工作，積極為公司各項工作提供檔案資料和信息服務(wù)。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計資料等。3.公司人事檔案、員工培訓檔案、績效考核檔案等。4.公司財務(wù)檔案、會計憑證、賬簿、報表等。5.公司固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備臺賬、維修記錄等。6.公司對外宣傳資料、廣告策劃、新聞報道等。7.公司其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的檔案資料進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的資料。3.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交辦公室檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.辦公室檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的檔案資料進行審核，審核合格后及時進行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范、裝訂整齊。3.歸檔的檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行劃分，分別存放。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進行備份。備份應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施，確保檔案的安全。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確、完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檔案的清點和檢查情況應(yīng)進行記錄，并存檔備查。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到辦公室檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司辦公室主任批準后，到辦公室檔案管理部門查閱。查閱涉及公司機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并在檔案管理人員的陪同下查閱。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到辦公室檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向檔案管理人員說明情況。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細記錄。2.查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由辦公室檔案管理部門負責人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的價值和保管期限。2.分析比較法：對同類檔案進行分析比較，根據(jù)檔案的重要程度、利用頻率等因素，確定檔案的價值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字確認。3.《檔案銷毀清冊》報公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并存檔備查。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和資源共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.檔案信息系統(tǒng)維護：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)